Όλοι πάντα αναζητούν έναν τρόπο να διευκολύνουν την εργασία. Και δεν υπάρχει έλλειψη συμβουλών, κόλπα και αμυχές που έχουν σχεδιαστεί για να βοηθήσουν με αυτόν τον στόχο.
Όμως, αυτό που λειτουργεί για μένα με μέρα και μέρα είναι αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών. Η ιδέα πίσω από αυτό είναι ότι θα σώσει την ψυχική σας ενέργεια για έργα που απαιτούν πραγματικά βαθιά σκέψη και εστίαση.
Μάλλον σκέφτεστε, αυτό ακούγεται υπέροχο, αλλά πώς να το κάνω;
Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να δημιουργήσετε ένα φύλλο εξαπατήσεως.
Το ευκολότερο και πιο χρήσιμο φύλλο περιέχει στοιχεία που συνήθως αντιγράφετε και επικολλάτε. Δεν έχει σημασία σε ποια βιομηχανία είστε είτε. Εάν χρησιμοποιείτε υπολογιστή για την εργασία σας, υπάρχουν πιθανώς αρκετά πράγματα που πρέπει να ψάξετε τακτικά για να ολοκληρώσετε μια εργασία.
Για μένα, είναι μερικές διαφορετικές γραμμές κώδικα HTML που χρειάζομαι συχνά για τη μεταφόρτωση άρθρων στο The Muse.
Σε προηγούμενες θέσεις, είχα ένα ζευγάρι φύλλα εξοικονόμησης χρόνου και εστίασης για την προετοιμασία: ένα για τύπους υπολογιστικών φύλλων Excel, ένα άλλο για επικεφαλίδες σημειώσεων και το πιο δημοφιλές, ένα έγγραφο με αριθμούς τηλεφώνου και οδηγίες ηλεκτρονικού υπολογιστή για νέες υπαλλήλους. Αντί να αντιμετωπίζω την ταλαιπωρία της αναζήτησης του τηλεφωνικού αριθμού του γραφείου χρηματοδότησης για άλλη μια φορά, θα μπορούσα απλώς να απευθυνθώ στον αξιόπιστο doc μου, να αντιγράψω και να επικολλήσω ό, τι χρειαζόμουν και να στείλω το email χωρίς να χάσω ατμό.
Λοιπόν, πώς ακριβώς ξεκινάτε;
Βήμα 1: Σημειώστε αυτό που βρίσκετε να ξαναγράφετε ή να ψάχνετε επανειλημμένα
Ίσως στέλνετε πολλά ίδια ή παρόμοια διατυπωμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε μέρα. Εάν γράφετε από το μηδέν κάθε φορά, χάνετε πολύτιμη δύναμη στον εγκεφάλου (και το χρόνο). Όπως μπορείτε να δείτε στο παραπάνω παράδειγμα, οι φίλοι μου με ρωτούν πάντα πώς να βάζω στο The Muse - τώρα έχω μια γρήγορη απάντηση έτοιμη να πάω.
Το "φύλλο εξαπάτησης" σας θα μπορούσε να αποτελείται από μερικά πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι έτοιμα να επαναχρησιμοποιηθούν ανάλογα με το ποιος είναι ο παραλήπτης. (Και αν χρησιμοποιείτε το Gmail, σκεφτείτε σίγουρα τις Κονσέρβες απαντήσεων - είναι ένας αλλαγής παιχνιδιών.)
Βήμα 2: Επιλέξτε έναν τρόπο αποθήκευσης των πληροφοριών σας
Δεν υπάρχει κανένας τρόπος να το κάνετε αυτό - χρησιμοποιήστε το πρόγραμμα που σας κάνει πιο έξυπνο. Αυτό θα μπορούσε να σημαίνει ένα έγγραφο του Word, το έγγραφο Google, την καταχώριση του Notepad ή ακόμα και τα πρόχειρα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι αποθηκευμένα σε έναν σχολιασμένο φάκελο. Ό, τι κι αν επιλέξετε, το σημαντικό είναι ότι μπορείτε εύκολα να το αναφέρετε.
Βήμα 3: Περάστε 20 λεπτά συμπληρώνοντας το έγγραφό σας με αυτά τα στοιχεία από το πρώτο βήμα
Οποιοσδήποτε είναι (emails, τύποι Excel ή ίσως τηλεφωνικοί αριθμοί), αξίζει μια μικρή προσπάθεια να το πληκτρολογήσετε μία φορά σε ένα έγγραφο και στη συνέχεια να το έχετε εύκολα προσβάσιμο για επαναχρησιμοποίηση στο μέλλον. Ξέρω για μένα, ήταν μια τεράστια ανακούφιση (και έσωσε πιθανώς ώρες) για να κοιτάξω ακριβώς τη σημείωση στην επιφάνεια εργασίας μου για να αντιγράψω και να επικολλήσω τους τύπους του Excel που βρήκα τον εαυτό μου ανατρέχοντας αρκετές φορές την ημέρα.
Και μπορείτε ακόμη και να κρατήσετε αυτό το παλιό σχολείο αν προτιμάτε αυτό. Πάρτε το παλιό μου διαχειριστή γραφείου: Έχει στεφάνι της οθόνης με διαφορετικές χρωματιστές σημειώσεις που την βοήθησαν να αναφερθεί γρήγορα στους κωδικούς κατάστασης και τα αρκτικόλεξα που χρειαζόταν καθημερινά.
Οποιοδήποτε σύστημα προτιμάτε - μια σημείωση στο ψηφιακό σημειωματάριό σας, ένα έγγραφο του Word ή ακόμα και μια κολλώδη σημείωση - βρείτε κάτι που λειτουργεί για εσάς. Και ενώ ξέρω ότι μερικές φορές μπορεί να είναι δύσκολο να χτυπήσετε παύση στην τρελή λίστα των εργασιών σας για να εργαστείτε σε κάτι που νιώθει κουραστική αυτή τη στιγμή, αυτό είναι ένα hack εργασίας που θα σας εξοικονομήσει ώρες στη γραμμή. Μπορείτε να το κάνετε στο χρόνο που θα έπρεπε να πάρετε έναν καφέ κάτω από το μπλοκ.
Λοιπόν, τι περιμένετε; Είναι ένα από τα ευκολότερα πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να αυξήσετε την ημερήσια παραγωγικότητα σας.
