Κάποιες μέρες, δεν υπάρχει τίποτα πιο ενοχλητικό από μια κακή επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ξοδεύετε χρόνο τραβώντας μαζί ένα προσεκτικό μήνυμα και συμβαίνει ένα από τα παρακάτω:
- Το άλλο άτομο πυρπολείται μια γρήγορη απάντηση που σας κάνει να ρωτήσετε αν διαβάζουν ακόμη και τα δικά σας.
- Γράφουν κάτι κρυφά και έτσι δεν έχετε ιδέα τι πιστεύουν.
- Δεν απαντούν καθόλου.
Σε αυτό το σημείο, είστε έτοιμοι να ορκιστείτε από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εντελώς - και το μόνο πράγμα που σας σταματάει είναι να γνωρίζετε ότι είναι τελείως ρεαλιστικό.
Έτσι, εδώ είναι μια καλύτερη χρήση του χρόνου σας: Αναθεώρηση αυτό που γράψατε και δείτε αν μπορεί να προκαλεί αυτή την αλυσίδα των γεγονότων.
Δεν το λέω αυτό για να σας κάνει να αισθάνεστε άσχημα (και πραγματικά θα μπορούσε να είναι ότι παίρνετε μια άχρηστη απάντηση χωρίς δικό σας λάθος).
Ωστόσο, αξίζει να εξετάσετε τι στέλνετε. γιατί αν μπορείτε να εντοπίσετε έναν τρόπο ενίσχυσης των μηνυμάτων σας - θα έχετε ξαφνικά πολύ υψηλότερο ρυθμό να επιστρέψετε αυτό που χρειάζεστε. Και είναι τόσο απλό όσο υποκρινόμαστε ότι είστε ο παραλήπτης και ρωτάτε τις ακόλουθες δύο ερωτήσεις:
1. Γιατί το λαμβάνω αυτό;
Γεγονός: Ο μέσος άνθρωπος ξοδεύει το 1/3 των ηλεκτρονικών μηνυμάτων ελέγχου της εργάσιμης ημέρας. Και έτσι, κάθε μήνυμα δεν πρόκειται να συγκεντρώσει την πλήρη προσοχή τους. (Σκεφτείτε το: Έχετε την τάση να απλώς απομακρύνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απευθύνονται σε όλους;)
Είναι εντάξει να στείλετε μια γενική ενημέρωση ή μια FYI χωρίς να χρειάζεται απάντηση. Ωστόσο, επειδή υπάρχουν τέτοια μηνύματα, όταν στέλνετε και στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα συγκεκριμένο άτομο για έναν συγκεκριμένο λόγο, θέλετε να το κάνετε αυτό καθαρά και γρήγορα.
Οποιοσδήποτε εύκολος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να θέσετε μια σαφή ερώτηση και να την χτυπήσετε στην κορυφή. Εξετάστε τα ακόλουθα δύο παραδείγματα:
Επιλογή 1
Επιλογή 2
Καλύτερος,
Όπως μπορείτε να διαπιστώσετε, η δεύτερη έκδοση διαφέρει μόνο με τη γραμμή εκκίνησης, αλλά καθιστά αμέσως σαφές ότι αυτό είναι κάτι περισσότερο από μια γενική ενημέρωση χωρίς παρακολούθηση. Αποδίδοντας τη σημείωση με το στόχο σας (αντί να κλείνετε απλώς), διευκολύνετε τον συνάδελφό σας να δει ότι θέλετε να ακούσετε από αυτούς πριν προχωρήσετε.
2. Τι πρέπει να κάνω στη συνέχεια;
Η πρόσκρουση του "Θα ήθελα τις σκέψεις σας για τη δεύτερη αλλαγή που έκανα …" επιτυγχάνει και έναν δεύτερο στόχο. Αναφέρει επίσης στον αναγνώστη τι ακριβώς αναζητά: ανατροφοδότηση σε ένα συγκεκριμένο σημείο.
Δεν μπορώ να τονίσω αυτό αρκετά, διότι η επισήμανση του επόμενου βήματος του άλλου ατόμου είναι το κλειδί για την απόκτηση της απάντησης που αναζητάτε (και σας σώζει από την αμήχανη στιγμή που, αντί για αυτό που χρειάζεστε, παίρνετε τόνους ιδεών για κάτι που είχατε ήδη αποφασίσει).
Θα πρέπει να υπάρχει μια γραμμή όπως αυτή σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε:
- Θα ήθελα να σας αγαπώ σκέψεις / Τι σκέφτεστε;
- Χρειάζομαι για να προχωρήσω μπροστά.
- Το στέλνω απλά για αναφορά: Δεν απαιτείται καμία ενέργεια.
- Ήθελα να μοιραστώ, ακριβώς έτσι θα είχατε μια ενημέρωση.
- Θα μπορούσατε να στείλετε πίσω σας;
Τα καλά γραπτά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να σας βοηθήσουν να είστε πιο παραγωγικοί, εξοικονομώντας σας από συναντήσεις και τηλεφωνήματα που έχετε καταφέρει να ολοκληρώσετε σε μερικές σύντομες παραγράφους. Για να γίνουν ακόμα πιο αποτελεσματικοί, θυμηθείτε να έχετε κατά νου τι θα σκεφτεί ο άλλος όταν θα τις λάβει και θα απαντήσει στα βασικά ερωτήματά τους μπροστά.
Εμπνευστείτε για να βρείτε ακόμα περισσότερους τρόπους για να βελτιώσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας; Εδώ είναι τρία άρθρα για να ελέγξετε έξω τώρα:
- 10 τρόποι για να γράψετε καλύτερα ηλεκτρονικά μηνύματα
- Οδηγός εκδότη για να γράφετε εξαιρετικά καλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- Το εκπληκτικό τέχνασμα για τη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνουν απαντήσεις
