15 Κανόνες online chat με τους συναδέλφους σας - τη μούσα

Αχ, χαλαρά! Το όλο και πιο δημοφιλές εργαλείο (μαζί με το HipChat και το Google Chat) ισχυρίζεται ότι θα αυξήσει τη συνεργασία και θα μειώσει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στα γραφεία. Παρόλο που αυτό μπορεί να είναι αλήθεια, μπορεί επίσης να είναι ένας υπερβολικά αποσπασματικός, ακατάλληλος τρόπος επικοινωνίας και ακούω και διαβάζω ολοένα και περισσότεροι πικρία για το πώς οι ομάδες δεν είναι τόσο αποτελεσματικές όσο θα έπρεπε.

Πιστεύω ότι τα περισσότερα από αυτά τα ζητήματα οφείλονται στο γεγονός ότι δεν έχει ακόμη καθοριστεί και ενσωματωθεί ένα νέο σύνολο κοινωνικών προτύπων για να αξιοποιήσουν στο έπακρο αυτά τα φοβερά νέα εργαλεία επικοινωνίας. Έτσι, με το πνεύμα του ηλεκτρονικού μου ταχυδρομείου, του τηλεφώνου και των κανόνων συνάντησης, εδώ είναι 15 κανόνες ψηφιακής επικοινωνίας για να ζήσετε από:

Η συζήτηση μιας ερώτησης είναι εύκολη-στην πραγματικότητα, είναι πολύ εύκολη. Έτσι, προτού το κάνετε, βεβαιωθείτε ότι δεν είστε απλώς τεμπέλης και αποφεύγετε να βρείτε την απάντηση για τον εαυτό σας. Την επόμενη φορά που θέλετε να ρωτήσετε τον συνάδελφό σας μια "γρήγορη ερώτηση", ρωτήστε τον εαυτό σας αυτές τις δύο ερωτήσεις: Μπορώ να το Google αυτό; Μπορώ να το βρω αυτό στην εσωτερική μονάδα δίσκου ή σε έγγραφα;
Εάν κάποιος είναι εκτός σύνδεσης ή χρησιμοποιεί μια κατάσταση "Μην ενοχλεί", θεωρήστε την ως κλειστή πόρτα γραφείου. Μόνο να στείλετε μήνυμα στους συναδέλφους σας εάν είναι το είδος του προβλήματος που θα μπείτε στο γραφείο τους, επειδή αυτό είναι πραγματικά αυτό που κάνετε. Με αυτό είπε, όταν δεν θέλετε να διαταραχθεί, να το ξεκαθαρίσετε όσο πιο συχνά γίνεται, αποστέλλοντας ή επιτρέποντας DND.
Δεν χρειάζεστε απάντηση σήμερα; Στη συνέχεια, θα πρέπει πάντα να στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντί για μια συνομιλία. Μια κουβέντα σημαίνει "Χρειάζομαι αυτό τώρα". Χρειάζεστε την απάντηση σήμερα, αλλά χρειάζεται και να καλύψει πολλά σημεία; Εάν η απάντηση θα διαρκέσει περισσότερο από πέντε λεπτά για να καταλάβετε, θα πρέπει πάντα να επιλέγετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Αυτό δίνει στον συνάδελφό σας την ευγένεια να αποφασίσει πότε να διακόψει τη δουλειά του για να αντιμετωπίσει το θέμα σας.
Γνωρίζετε ότι όταν λέτε "Πήρε ένα λεπτό;" (ή οποιαδήποτε παραλλαγή της), λέτε πραγματικά "Πάω να αναλάβετε το χρόνο σας τώρα". Επειδή η απάντηση που θα πάρετε σχεδόν πάντα είναι συνήθως "Ναι, τι συμβαίνει; "και η πραγματικότητα είναι ότι το πρόσωπο ήταν πιθανό στη μέση κάτι άλλο. Αντ 'αυτού, δοκιμάστε, "Όταν έχετε ένα λεπτό, θα ήθελα πολύ να σας αναπηδήσω. Καμία βιασύνη!"
Παρόμοια με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τα κείμενα, ο τόνος μπορεί να είναι δύσκολο να μετρηθεί μέσω της συνομιλίας. Έτσι, δώστε πάντα στους ανθρώπους το πλεονέκτημα της αμφιβολίας και αναλάβετε καλές προθέσεις. Σκεφτείτε ότι είναι κουρελιασμένοι ή σαρκαστικοί; Διαβάστε ξανά το μήνυμα στον εαυτό σας με ευχάριστο τόνο και χαμόγελο ως έλεγχος εντέρων. Από την άλλη πλευρά, εάν ανησυχείτε μήπως το μήνυμά σας μπορεί να παρερμηνευθεί, ρίξτε ένα GIF ή ένα emoji για να κάνετε τις προθέσεις σας ξεκάθαρη.
Ακριβώς όπως η απάντηση σε όλη την εταιρεία είναι η χειρότερη , στέλνοντας μια συνομιλία που είναι μόνο σχετική με μια χούφτα των ανθρώπων σε 50 συναδέλφους είναι δυσάρεστη. Έτσι, όταν συζητάτε ποιος να βγάλει, αρχικά βρόχος μικρό.
Αν πρόκειται για μια ανακοίνωση στην οποία θέλετε να μπορεί να γίνει αναφορά από την ομάδα σας, χρησιμοποιήστε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Η εξαίρεση εδώ είναι αν η εταιρία σας χρησιμοποιεί τακτοποιημένες συνομιλίες τακτικά και ο καθένας ξέρει πώς να χρησιμοποιήσει αυτό το χαρακτηριστικό γνώρισμα και πού να ψάξει για βασικές πληροφορίες.
Χρησιμοποιήστε εργαλεία και πρόσθετα για να κάνετε πιο έξυπνη τη συνομιλία. Ζητώντας "Είναι ο καθένας ελεύθερος για ένα ομαδικό γεύμα την Πέμπτη;" ανοίγει ένα floodgate των απαντήσεων και πίσω και πίσω. Ένα απλό plugin δημοσκόπησης όπως το Simple Poll φροντίζει αυτό καλά και μειώνει όλο αυτό το θόρυβο σε ένα μόνο μήνυμα:

Πάντα να έχετε ξεχασμένες ή σκληρές συνομιλίες στο πρόσωπο. Ή, εάν αυτό δεν είναι δυνατό, κάντε το μέσω τηλεφώνου ή βίντεο μέσω συζήτησης - που περιλαμβάνει την παροχή εποικοδομητικής ανάδρασης, διαπραγμάτευσης και αναθεώρησης σχεδίων.
Μάθετε πώς να διαβάζετε μεταξύ των γραμμών σε μια συζήτηση. Επειδή η κουβέντα τόσο απλά κάνει να είναι εύκολο να κατεβείτε από το θέμα, αυτό συμβαίνει πολύ. (Και είναι εντάξει! Τα διαλείμματα είναι καλά!) Αλλά αν παρατηρήσετε ότι κυριαρχείτε στη συνομιλία ή παρέχετε το 75% των αντιδράσεων GIF, πιθανώς σημαίνει ότι δεν είναι η καλύτερη στιγμή για το άλλο άτομο.
Μην υποθέτετε ποτέ ότι κάποιος είδε το σημαντικό σας μήνυμα σε μια ομαδική συνομιλία. Εάν είναι κάτι που 100% θέλετε κάποιος (ή ο καθένας) να δει, στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντ 'αυτού.
Εάν συνομιλείτε με μια ομάδα και στη συνέχεια μετατραπεί σε ένα convo ένα προς ένα που ολόκληρο το κανάλι δεν χρειάζεται να είναι ευαισθητοποιημένο (ή δεν πρέπει να είναι), μεταφέρετε τη συζήτηση. Ακόμη και αν δεν είναι εμπιστευτικές, είναι συχνά καλύτερο να απομακρυνθούν αυτές οι συνομιλίες από την ομάδα.
Εκτός από το γεγονός ότι το γραφείο βρίσκεται σε κατάσταση πυρκαγιάς, προσπαθήστε να αφιερώσετε ένα λεπτό για να πείτε "Γεια σας, πώς είσαστε;" σε κάποιον πριν ξεκινήσετε μια συνομιλία. Θα κάνει ό, τι λέτε να πάει πολύ πιο ομαλά.
Αν μια συνομιλία δεν απαιτεί άμεσα την είσοδό σας, μην αισθάνεστε πιεσμένοι να χτυπάτε αν είστε απασχολημένοι. Και, με την ίδια σημείωση, εάν είστε απασχολημένοι, μην αποσπάστε την προσοχή σας ακολουθώντας κάθε συνομιλία.
Τέλος, αυτός ο τελευταίος δεν είναι πραγματικά ένας κανόνας, απλώς μια υπενθύμιση. Ακόμα κι αν ο προϊστάμενός σας δεν συμμετέχει σε τυχαίες, ανόητες ομαδικές συζητήσεις, αυτός ή αυτή θα μπορούσε ακόμα να παρακολουθεί. Και αν αγωνίζεστε να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας εγκαίρως, αυτός ή αυτή δεν θα είναι ενθουσιασμένοι για να δείτε πόσο δραστήριοι είστε. Έτσι, να διασκεδάσετε, να είστε ευγνώμονες που εργάζεστε για μια εταιρεία που αναγνωρίζει ένα καλό GIF, αλλά και να κάνει τη δουλειά σας.