Στην εταιρεία μου, έχουμε μια ειδική ομάδα ατόμων γνωστή ως "ομάδα κλιμάκωσης και δράσης". Είναι αφοσιωμένοι στην επίλυση των πιο κρίσιμων προβλημάτων του οργανισμού μας και πρόσφατα έπρεπε να τους υποβάλω επείγοντα.
Ποιο ήταν το θέμα, ρωτάς; Εν κατακλείδι, η δουλειά μου είναι να συγκεντρώνομαι αναφορές αποτελεσμάτων για τους πελάτες μας, δείχνοντας την επικράτηση των κινδύνων για την υγεία και των συμπεριφορών στον πληθυσμό (δηλαδή υψηλή αρτηριακή πίεση, προ-διαβήτη, καθιστική συμπεριφορά). Μία αναφορά που τραβούσα απέκλειε περισσότερο από το 75% των ανθρώπων που θα έπρεπε να είναι σε αυτήν.
Όπως μπορείτε να φανταστείτε, αυτό δεν ήταν ιδανικό. Θέλω να πω, αν παραγγείλατε μια πίτσα και το κιβώτιο είχε μόνο δύο φέτες όταν παραδόθηκε, απλά θα σηκώσετε τους ώμους και θα λέγατε "Ω καλά, καλύτερα από τίποτα!"
Ακριβώς όπως είναι ευθύνη του εστιατορίου να σας παράσχει ολόκληρη την πίτσα που παραγγείλατε, είναι δουλειά μου να παρέχω στους πελάτες την πιο λεπτομερή και ακριβή αναφορά ώστε να ενημερώσω καλύτερα το μέλλον για το πρόγραμμά τους και την υγεία των συμμετεχόντων.
Η ομάδα κλιμάκωσης εργάστηκε επιμελώς για να αντιμετωπίσει το πρόβλημα και με ενημέρωσε ολόκληρο τον τρόπο - είμαι ευτυχής να αναφέρω ότι το πρόβλημα είναι σταθερό. Και κατά μήκος της πορείας, λόγω της διαφάνειας της ομάδας, έμαθα λίγο περισσότερο σχετικά με τις τεχνικές επίλυσης προβλημάτων.
Έτσι, την επόμενη φορά που θα αντιμετωπίσετε ένα εμπόδιο, αντί να πανικοβάλλεστε, δοκιμάστε να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα για να το αντιμετωπίσετε.
1. Προσδιορίστε το πρόβλημα
Ξέρω. Με κοιτάς και στρίβεις τα μάτια σου. Προσδιορίστε το πρόβλημα; Ξέρω ήδη τι είναι, ανόητος. Αλλά- πραγματικά;
Όταν ορίζετε τι είναι λάθος, θα πρέπει να το σπάσετε και να είστε όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένοι. Αντί να λέει απλώς "Αυτή η αναφορά είναι λάθος", έπρεπε να δώσω στην ομάδα τις ακόλουθες πληροφορίες:
- Γιατί είναι λάθος η αναφορά; "Δεν έχει αρκετούς ανθρώπους σε αυτό."
- Πώς γνωρίζετε ότι η αναφορά είναι λάθος; "Ξέρω ότι το X ποσό συμμετείχε, αλλά τα αποτελέσματα μόνο του 25% δείχνουν."
- Πότε χρειάζεστε μια ανάλυση; "Πρέπει να είμαι σε θέση να δείξω στον πελάτη τα ακριβή δεδομένα από.
Όπως λέει ο Michael Cooper, ένας εκτελεστικός επιχειρηματικός προπονητής, "Ένα καλά καθορισμένο πρόβλημα συχνά περιέχει τη δική του λύση μέσα σε αυτό, και αυτή η λύση είναι συνήθως αρκετά προφανής και απλή." Σύμφωνα με τον Cooper, η σωστή εξήγηση ενός ζητήματος είναι "απλή και οποιαδήποτε δυσκολία ανακύπτει επειδή απαιτεί υπομονή, επανάληψη και διεξοδική εξέταση. Είναι το πιο σημαντικό στοιχείο της κριτικής σκέψης. "
2. Πάρτε στο κάτω μέρος της
Ένα τεράστιο μέρος της επίλυσης ενός προβλήματος είναι η εύρεση της αιτίας. Γιατί συνέβη αυτό;
Ας επιστρέψουμε γρήγορα στο σενάριο πίτσας. Το πρόβλημα εντοπίστηκε: Η πίτσα σας φτάνει και λείπει έξι από οκτώ φέτες. Αλλά, γιατί είναι το κουτί σχεδόν κενό;
Υπάρχει μια πολύ μεγάλη διαφορά ανάμεσα στο "Ωχ, κατά λάθος άρπαξα το λάθος κουτί έξω από το αυτοκίνητο" και "Συγγνώμη, έφαγα το μεγαλύτερο μέρος της πίτσας σας στο δίσκο εδώ."
Στο Σενάριο Α, το πρόβλημα μπορεί να καθοριστεί από το άτομο παράδοσης που επιστρέφει στο αυτοκίνητό του και αρπάζει το σωστό κουτί. Στο Σενάριο Β, κάποιος πρέπει να σας κάνει μια ολόκληρη νέα πίτσα ή να σας επιστρέψει όλα τα χρήματά σας. Ή και οι δύο, στην πραγματικότητα. (Επίσης, ο τύπος της πίτσας μπορεί να χρειαστεί την περιγραφή εργασίας του να του διαβάζει ξανά.)
Η λύση που αποφασίζετε εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τη ρίζα της αιτίας. Και ενώ μπορεί να είναι λίγο (ή πολύ) κουραστικό να βρεθεί ο ένοχος, θα κάνει την εύρεση της λύσης τόσο ευκολότερη. Σκεφτείτε να προσπαθήσετε να ξεδιπλώσετε ένα κόμπο στα ακουστικά σας - αν κρατάτε το τράβηγμα στο κέντρο, απλά χειροτερεύει και χειροτερεύει. Αλλά ξεκινάτε από το τέλος της γραμμής, μπορείτε να ξετυλίξετε πολύ πιο γρήγορα.
3. Τηλεφωνήστε σε έναν Φίλο
Μου αρέσει πολύ να καταλάβω τα πράγματα μόνοι μου. Η Google είναι ο καλύτερος φίλος μου (γνωρίζω, είστε ζηλότυπος) και μου αρέσει να σκάβω αρχεία και συστήματα σε μια προσπάθεια να βρω την απάντηση. Αλλά, ενώ πιστεύω ότι θα πρέπει να προσπαθήσετε να μαζέψετε τον εαυτό σας όπως εσείς, προτού φέρετε σε άλλους, υπάρχουν όρια. Έρχεται ένα σημείο στο οποίο απλά σπαταλάτε χρόνο και τρέχετε σε κύκλους.
Επειδή μπορώ να χαθείτε σε μια μαύρη τρύπα του σκάψιμου, έχω αναπτύξει έναν κανόνα: Αναζήτηση για 30 λεπτά. Εάν δεν υπάρχει απάντηση μέχρι τότε, καλέστε στα στρατεύματα. Οι συνάδελφοί σας μπορούν να σας προσφέρουν διαφορετικές προοπτικές που ίσως να μην βλέπετε, επειδή βρίσκεστε στα ζιζάνια με το πρόβλημα. Επιπλέον, μπορεί να έχουν ιστορικές γνώσεις που δεν έχετε. Ίσως το ίδιο πράγμα προέκυψε πριν, και ήδη γνωρίζουν τη λύση. Μην χάνετε χρόνο για να επιλύσετε κάτι που έχει ήδη επιλυθεί.
Υπάρχουν μόνο τόσα πολλά που γνωρίζω σχετικά με το πίσω μέρος του συστήματος αναφοράς μας. Στην πραγματικότητα, ξέρω πολύ λίγο. Δεν έχω καν έμπνευση σχετικά με το πού θα μπορούσα να κοιτάξω να βρω τη μαγική απάντηση. Αφού δοκίμασα την έκθεση, έσυρα στους ειδικούς. Χωρίς αυτούς, ακόμα θα κάθισα εδώ με ένα βαρετό.
Τέλος, ακόμη και αν μπορείτε να λύσετε το πρόβλημα μόνοι σας, θα πρέπει να ειδοποιήσετε τους άλλους για κάποιους λόγους:
- Δεν θέλετε κάποιος, ειδικά ο διευθυντής σας, να τυφλώσει από τυχόν επιπτώσεις που μπορεί να έχει.
- Οι συνεργάτες σας μπορούν να μάθουν από την ιστορία σας.
- Άλλοι μπορεί να έχουν καλές ιδέες για το πώς να αποτρέψουν αυτό το πρόβλημα να ξανασυμβεί.
4. Διορθώστε το πρόβλημα
Μόλις προσδιορίσετε τα βήματα που πρέπει να ληφθούν για να ξεκινήσετε την επίλυση του προβλήματος, ζητήστε βοήθεια από τους κατάλληλους ανθρώπους. Ίσως να αποφασίσετε ότι μπορείτε να το κάνετε μόνοι σας. Αλλά αν δεν μπορείτε, μην το πάρετε ως ένα είδος μάρτυρας στο χώρο εργασίας. Για παράδειγμα, εάν η λύση απαιτεί από κάποιον να κάνει κάποια κωδικοποίηση και αυτό είναι εντελώς ξένο σε σας, μην προσπαθήστε να το κάνετε . (Μπορείτε να μάθετε πώς να κωδικοποιήσετε άλλη φορά.)
Βεβαιωθείτε ότι όταν μεταβιβάζετε, παρέχετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες: τυχόν λεπτομέρειες φόντου που δεν έχουν, το επιθυμητό αποτέλεσμα και το συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο. Όλοι πρέπει να βρίσκονται στην ίδια σελίδα.
Τα θέματα εμφανίζονται. Είναι ζωή. Γνωρίζοντας μερικές στρατηγικές επίλυσης προβλημάτων και πώς να τις αντιμετωπίζετε δεν θα κάνει μόνο θαύματα για τα επίπεδα άγχους σας, αλλά και για τη σταδιοδρομία σας. Μετά από όλα, σε μια μελέτη της Burning Glass Technologies, αυτή η ικανότητα απαριθμήθηκε στους κορυφαίους 10 δεξιότυπους που αναζητούν οι εργοδότες στην πλειοψηφία των σταδιοδρομιών.
Έχετε διαφορετική προσέγγιση όταν κάτι πάει στραβά στην εργασία; Επιτρέψτε μου να ξέρω στο Twitter!
