Ένας συνεργάτης σάς στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας ρωτάει αν είστε διαθέσιμος για μια συνάντηση 2:30 μ.μ. και η πρώτη σας σκέψη είναι: Πώς θα πάω από αυτό;
Δεν έχετε αποκλείσει εκείνη την ώρα στο ημερολόγιό σας, επειδή τεχνικά δεν είστε ήδη δεσμευμένοι σε κάτι άλλο. Ωστόσο, έχετε μια λίστα με τα πράγματα που προγραμματίζονται για το απόγευμα, και όχι, μια έκπληξη συνάντηση δεν είναι σε αυτό.
Προτού αυτομάτως συμφωνήσετε, επειδή δεν νομίζετε ότι έχετε κάποια επιλογή, κρατήστε αυτό το μυαλό: Ενώ είναι αλήθεια ότι οι άνθρωποι θα κρίνουν κάποιον που απορρίπτει κάθε σύσκεψη ή υποστηρίζει μετά από συμφωνία, αυτό δεν συμβαίνει εδώ. Εάν ο συμπαίκτης σας σας ζητήσει να συμμετάσχετε την τελευταία στιγμή - και εξηγείτε γιατί δεν μπορείτε με ένα στοχαστικό τρόπο - οι πιθανότητες είναι αυτός ή αυτή θα καταλάβει.
Με άλλα λόγια, είναι δυνατό να πούμε όχι σε μια συνάντηση της τελευταίας στιγμής και να μοιάζει ακόμα με παίκτη ομάδας. Δείτε πώς:
1. Όταν είστε πολύ απασχολημένοι
Ναι, υπάρχουν στιγμές που οι συναντήσεις αξίζουν και θα βοηθήσουν την ομάδα να επιτύχει τους στόχους της. Ωστόσο, υπάρχουν επίσης περιπτώσεις κατά τις οποίες άλλα έργα έχουν προτεραιότητα και επειδή έχουμε όλοι εκεί, οι περισσότεροι άνθρωποι το έχουν.
Υπόθεση: Έμαθα ότι θα μπορούσα να σταματήσω δίνοντας μια εις βάθος απάντηση σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μοιράζοντας ότι ήμουν κάτω από την προθεσμία - που ήταν η αλήθεια! Οι εμπλεκόμενοι θα μπορούσαν να συσχετίσουν και μου έδωσαν ένα πέρασμα. (Ήθελαν μάλιστα καλή τύχη στο άλλο έργο μου!)
Η ίδια προσέγγιση ισχύει όταν θέλετε να απορρίψετε μια σύσκεψη σε μια μέρα που έχετε πλημμυρίσει. Μην κάνετε οποιαδήποτε δικαιολογία. Να είστε ειλικρινείς και να πείτε: "Δυστυχώς, αφιερώνω κάθε στιγμή που πρέπει να είμαι οφειλόμενη σε δύο ημέρες. Παρακαλώ κρατήστε μου αναρτηθεί αν υπάρχει κάποιος τρόπος που μπορώ να βοηθήσω αργότερα αυτή την εβδομάδα. "
2. Όταν δεν νομίζετε ότι πρέπει να είστε εκεί
Όπως μια CC, οι συνάδελφοι μερικές φορές σκέφτονται ότι ακόμα και όταν δεν είναι απολύτως απαραίτητο, είναι καλό να κάνουμε -και δεν έχουν ιδέα ότι δημιουργεί επιπλέον εργασία στο τέλος σας.
Η καλύτερη προσέγγιση εδώ είναι να αναγνωρίσετε τη χειρονομία τους και να επιβεβαιώσετε ότι δεν θα προσβληθείτε εάν η συνάντηση συνεχίζεται χωρίς εσάς. Ακούγεται έτσι: "Ευχαριστώ πολύ για τη συμπερίληψή μου. Από την ημερήσια διάταξη, φαίνεται ότι η συνάντηση θα επικεντρωθεί στο προϊόν, οπότε δεν νομίζω ότι θα μπορέσω να προσθέσω τίποτα στη συζήτηση ».
Ένα άλλο όφελος αυτής της αντίδρασης είναι ότι, αν κάνετε λάθος και ο διοργανωτής θέλει να συνεισφέρετε, θα είναι σε θέση να σας διορθώσει - και θα ξέρετε εκ των προτέρων, ώστε να μην σας πιαστεί.
3. Όταν προσπαθείτε να παρακολουθήσετε λιγότερες συναντήσεις συνολικά
Οι επιτυχημένοι άνθρωποι αποφεύγουν επιπλέον συναντήσεις. Γνωρίζοντας αυτό, ίσως αποφασίσατε να προσπαθήσετε να περιορίσετε τον αριθμό που παρακολουθείτε κάθε εβδομάδα.
Αλλά όπως και κάθε άλλη αλλαγή που προσπαθείτε να κάνετε, πρέπει να καταλάβετε τους ανθρώπους γύρω σας. Για παράδειγμα, πρέπει να πείτε στους φίλους σας ότι θα συναντήσετε μάλλον για μια βόλτα από ό, τι μπορείτε να φάτε nachos και ποτά επειδή ο νέος στόχος σας είναι να είστε πιο υγιείς.
Επομένως, αν απλά ονομάζετε συναντήσεις ένα χλιαρό χρονικό διάστημα και λέτε όχι, ο συνάδελφός σας μπορεί πολύ καλά να αναβληθεί. (Είναι σαφές ότι νομίζει ότι είναι σημαντικό - γι 'αυτό το χαρακτήρισε στην πρώτη θέση.)
Κρατήστε την εστίαση στο πείραμά σας λέγοντας κάτι σαν: "Προσπαθώ να ορίσω ένα όριο συναντήσεων την ημέρα για να ενισχύσω την παραγωγικότητά μου".
Εάν πρόκειται για συνάντηση one-on-one, ακολουθήστε το ερώτημα εάν θα μπορούσατε να επαναπρογραμματίσετε έναν χρόνο που θα σας εξυπηρετήσει καλύτερα. Και να πείτε ότι εν τω μεταξύ, είστε ευτυχείς να ξεκινήσετε τη συζήτηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (θα εκπλαγείτε πόσα θέματα μπορούν να επιλυθούν με αυτόν τον τρόπο!). Εάν μια μεγάλη ομάδα έχει προσκληθεί, ρωτήστε αν θα ήταν εντάξει για να στείλετε τις σκέψεις σας εκ των προτέρων ή να σχολιάσετε τις σημειώσεις αργότερα, όποια και αν είναι πιο χρήσιμη.
Εάν συμφωνείτε πάντα με την ικανοποίηση των αιτημάτων, η πτώση μπορεί να αισθανθεί λίγο νευρικά-wracking στην αρχή. Έτσι, σκεφτείτε τι επιτύχετε. Όχι μόνο θα μπορούσε να σας εξοικονομήσει από ένα χρονοβόρο σήμερα, αλλά στο μέλλον, θα μπορούσε να ενθαρρύνει τους ανθρώπους να επικοινωνήσουν μαζί σας μόνο με σχετικές προσκλήσεις.
