Το ημερολόγιο Google σας έχει υπερκρατηθεί με τόνους μικροπρογραμμάτων; Παίρνει το Trello ώρες της ημέρας σας; Έχετε φτιάξει τόσους πολλούς καταλόγους που δεν μπορείτε να τους κρατήσετε πια;
Δεν έχω καμία αμφιβολία ότι ρυθμίζετε το πρόγραμμά σας με τις καλύτερες προθέσεις, αλλά αν αισθάνεστε ότι οι προσπάθειές σας να παραμείνετε οργανωμένες δεν πληρώνουν μακριά, πιθανόν να χρησιμοποιείτε το λάθος είδος εργαλείου σχεδιασμού.
Τα περισσότερα από τα σημερινά δημοφιλή εργαλεία προγραμματισμού εξυπηρετούν έναν από τους τρεις στόχους. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε το σωστό για την εργασία που προσπαθείτε να ολοκληρώσετε.
1. Η βασική λίστα υποχρεώσεων
Ξέρεις τι είναι μια λίστα υποχρεώσεων. Αυτό το είδος χρονοδιαγράμματος είναι καλό για μεμονωμένα μέλη της ομάδας ή για μη γραμμικά έργα όπου η σειρά των εργασιών που ολοκληρώνονται δεν είναι πολύ σημαντική.
Εργαλεία όπως το Wunderlist και το Any.do είναι εκπληκτικά για όσους αναζητούν κάτι πιο βασικό επειδή έχουν καθαρό περιβάλλον εργασίας και είναι προσβάσιμα σε πολλαπλές συσκευές. Δημιουργήστε και αποθηκεύστε τις λίστες σας στις εφαρμογές ιστού ή τις διαχειριστείτε εν κινήσει από το τηλέφωνό σας.
Χρησιμοποιήστε το όταν η προτεραιότητά σας ολοκληρώνει άσχετους στόχους
Οι λίστες υποχρεώσεων είναι απλές και απλές, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε γρήγορα να τις σχεδιάσετε και να τις τροποποιήσετε χωρίς να απορρίψετε οποιοδήποτε άλλο μέρος της ημέρας σας. Εάν τα καθημερινά σας καθήκοντα δεν εξαρτώνται ο ένας από τον άλλο, αυτό θα σας βοηθήσει να θυμηθείτε τι πρέπει να κάνετε χωρίς να αφιερώσετε υπερβολικό χρόνο για να οργανώσετε.
Έτσι, εάν κοιτάζετε μπροστά στο Σαββατοκύριακο και θέλετε να αγοράσετε παντοπωλεία, πηγαίνετε για ένα τρέξιμο, συναντηθείτε με φίλους και στείλτε μερικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. το καλύτερο στοίχημά σας είναι να καταγράψετε όλα αυτά τα μη σχετιζόμενα αντικείμενα στον εύχρηστο κατάλογό σας.
2. Το Πρόγραμμα Kanban
Τα εργαλεία Kanban εστιάζουν στο να σας βοηθήσουν να οργανώσετε τις εργασίες σας σε κουβάδες. Στην ιδανική περίπτωση, καθώς μια εργασία μετακινείται από ένα κουβά στο επόμενο, πλησιάζει περισσότερο στην ολοκλήρωσή της. Για παράδειγμα, αυτοί οι κάδοι θα μπορούσαν να είναι στάδια μιας διαδικασίας ή υποτάξεις μέσα σε ένα μεγαλύτερο έργο που πρέπει να ολοκληρώσετε.
Το πρόγραμμα Kanban είναι αυτό που βλέπετε χρησιμοποιώντας εργαλεία όπως το Trello και το Google Keep. Σας επιτρέπουν να μετακινείτε εύκολα αντικείμενα γύρω, να ορίζετε προθεσμίες και υπενθυμίσεις και να μοιράζεστε το χρονοδιάγραμμά σας με άλλους.
Χρησιμοποιήστε το όταν η προτεραιότητά σας ξεπερνά πολλά δομημένα στάδια
Το σύστημα κουβά θα σας βοηθήσει να απεικονίσετε τα στάδια μιας διαδικασίας και να παρακολουθείτε μεμονωμένα έργα καθώς κινούνται μέσα από αυτά τα στάδια. Όχι μόνο αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τα έργα σας, αλλά μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να εντοπίσετε ανεπάρκειες στη διαδικασία σας.
Αν έχετε μια απομακρυσμένη ομάδα υπαλλήλων που εργάζονται σε διάφορες πτυχές του ίδιου έργου - και οι οποίοι παρακολουθούν την πρόοδο από τα παραδοτέα παρά το χρονοδιάγραμμα - αυτός είναι ο τρόπος που πρέπει να προχωρήσουμε.
3. Το Πρόγραμμα Gantt
Τα προγράμματα Gantt τονίζουν την επικαιρότητα και τις προθεσμίες. Με αυτόν τον τύπο, μπορείτε να προγραμματίσετε πόσο χρόνο πρέπει να λάβει κάθε βήμα μιας διαδικασίας και πώς κάθε βήμα σχετίζεται με τα βήματα που έρχονται πριν και μετά.
Τα άτομα που εργάζονται βάσει προθεσμιών συχνά προτιμούν να χρησιμοποιούν το Ημερολόγιο Google ή το Instagantt από την Asana. Και τα δύο αυτά εργαλεία σας επιτρέπουν να χρωματίσετε τα έργα σας (τα οποία βρίσκω απίστευτα χρήσιμα). Περιλαμβάνουν επίσης λειτουργίες μεταφοράς και απόθεσης έτσι ώστε να μπορείτε να αναδιατάξετε εύκολα τα καθήκοντά σας, αν προκύψει κάτι απρόσμενο.
Χρησιμοποιήστε το όταν η προτεραιότητά σας είναι προθεσμίες
Η εστίαση του προγραμματισμού Gantt στην επικαιρότητα θα σας βοηθήσει να σπάσετε τα υποσύνολα του μεγαλύτερου έργου σας και να διαθέσετε το κατάλληλο χρονικό διάστημα για κάθε ένα από αυτά. Με τη διάλυση του χρόνου που απαιτείται για να ολοκληρωθεί το έργο, θα είστε σε θέση να σχεδιάσετε πιο αποτελεσματικά κάθε βήμα της διαδικασίας και να αποφύγετε αυτό το άγχος που πλησιάζει την προθεσμία.
Εάν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι όλα τα μέλη της ομάδας σας ολοκληρώνουν την υποδιαστολή ενός μεγάλου έργου εγκαίρως, θα θέλετε να το χρησιμοποιήσετε.
Κάντε τον εαυτό σας μια χάρη και πάρτε λίγα λεπτά-σήμερα-για να γράψετε μερικές από τις πιο σημαντικές πτυχές του χρονοδιαγράμματος σας. Μην σκεφτείτε το εργαλείο διαχείρισης εργασιών που χρησιμοποιείτε αυτήν την περίοδο: Απλά καταγράψτε τι είναι σημαντικό για την καθημερινή εργασία σας.
Στη συνέχεια, ρίξτε μια ματιά στη λίστα σας και καθορίστε τι είδους πρόγραμμα θα ήταν καλύτερο για σας. Χρειάζεστε ένα σύστημα που να καλύπτει περισσότερο τις προθεσμίες σας, ή χρειάζεστε μια απλούστερη λίστα που δεν χρειάζεται μια ώρα για να προγραμματίσετε κάθε εβδομάδα;
Απλά μην ξεχάσετε να προγραμματίσετε εγκαίρως για να μου τιτίβετε και να μου πείτε πώς λειτουργεί το νέο σας σύστημα.
