Υπάρχουν τόνοι συμβουλών για το πώς να γίνετε πιο παραγωγικοί - από τους κανόνες που ακολουθούνται για την αύξηση της απόδοσης στις λεπτομέρειες που πρέπει να έχουμε κατά νου για να εξοικονομήσουμε χρόνο εργασίας και πολλά άλλα.
Αλλά ποιες από αυτές τις συμβουλές είναι πραγματικά δοκιμασμένες και αληθινές και ποιοι είναι μόνο θόρυβοι;
Σε ένα μήνα, δοκιμάσαμε τέσσερις συνήθεις συμβουλές παραγωγικότητας (συν ένα διασκεδαστικό τέχνασμα μπόνους), χρησιμοποιώντας το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου DeskTime για να μετρήσω πώς επηρέασαν πραγματικά την παραγωγικότητα μου. Σύμφωνα με αυτό το μικρό πείραμα, μερικές από τις πιο δημοφιλείς συμβουλές έξω εκεί θα μπορούσαν να είναι λίγο υπερτιμημένες - ενώ άλλοι προφανώς έχουν κάποια μαγική δύναμη για να σας βοηθήσουν να κάνετε τα πράγματα.
Εδώ είναι αυτό που έμαθα και πώς μπορείτε να το εφαρμόσετε στη δική σας επαγγελματική ζωή.
Συμβουλή # 1: Διακοπή πολλών εργασιών
Η κύρια ιδέα αυτής της μεθόδου είναι να επικεντρωθεί σε ένα έργο τότε, αποφεύγοντας να κάνουμε πολλά πράγματα ταυτόχρονα. Μελέτες και πειράματα έχουν δείξει ότι το μυαλό μας λειτουργεί καλύτερα όταν επικεντρώνεται σε ένα μόνο καθήκον, όπως σημειώνει ο Daniel Patrick Forrester στο Bloomberg Businessweek . Ωστόσο, σημειώνει επίσης ότι αυτή η προσέγγιση μεμονωμένων καθηκόντων δεν είναι κάτι που έρχεται φυσιολογικά και συχνά πρέπει να εκπαιδεύσουμε τον εαυτό μας για να σταματήσουμε την πολλαπλή εναρμόνιση.
Πώς πήγε?
Την πρώτη μέρα ανακάλυψα το κύριο μειονέκτημα αυτής της μεθόδου: οδηγεί σε μια τάση για τελειομανία. Ως αποτέλεσμα, μπορείτε να σπαταλήσετε πολύ χρόνο σε λεπτομέρειες, οι οποίες μπορούν να εμποδίσουν τη μακροπρόθεσμη παραγωγικότητα σας.
Δύο άλλα μειονεκτήματα αυτής της μεθόδου φιλτράρονται αργότερα εκείνη την εβδομάδα.
Πρώτον, η εστίαση σε ένα μόνο έργο μπορεί να ακούγεται απλή, αλλά δεν είναι. Μπορείτε να κλείσετε όλες τις καρτέλες στο φορητό υπολογιστή σας και να αφήσετε μόνο τη σχετική εργασία ανοιχτή, αλλά δεν μπορείτε να κάνετε το ίδιο πράγμα με το μυαλό σας - όλα τα άλλα πράγματα που πρέπει να γίνουν συνεχίζουν να επιπλέουν στο πίσω μέρος του.
Δεύτερον, αυτή η μέθοδος με την πιο ακραία έννοια σημαίνει έναν πλήρη αποκλεισμό όλων των άλλων καθηκόντων για μια ολόκληρη μέρα, που μπορεί να γίνει βαρετή. Για μένα, το εύλογο multitasking είναι αυτό που προσθέτει κάποια δυναμική στην εργάσιμη μέρα και με βοηθά να μείνω ενδιαφέρον.
Απόδοση: 77%
Προσωπική ικανοποίηση: 2/5
Συμπέρασμα: Εάν δεν μπορείτε να ξεφύγετε από το multitasking, συνεχίστε να κάνετε διάφορες εργασίες ταυτόχρονα. Απλά μην προσπαθήστε και κάνετε πάρα πολύ ταυτόχρονα - οι μελέτες δείχνουν ότι μπορεί να κάνει τον εγκέφαλό σας συρρικνωμένο, και μάλλον δεν θέλετε αυτό να συμβεί.
Συμβουλή # 2: Πάρτε συχνές διακοπές
Η κύρια ιδέα εδώ είναι ότι η λήψη διαλειμμάτων καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας σας βοηθά να επιστρέψετε στη δουλειά χαλαρή και ενεργοποιημένη, και έτσι να κάνετε περισσότερα πράγματα. Οι μελέτες υποδεικνύουν ότι υπάρχουν ποικίλες σχέσεις βέλτιστης εργασίας, αλλά τελικά δεν έχει σημασία αν ακολουθείτε τον κανόνα 52:17 ή κάνετε ένα διάλειμμα κάθε 90 λεπτά, αρκεί να αφήσετε το γραφείο σας δύο φορές μια μέρα.
Πώς πήγε?
Όλα πήγαν όπως είχε προγραμματιστεί τη Δευτέρα. σπάζοντας συχνά, τελείωσα ένα αρκετά αξιοπρεπές έργο που βρισκόταν στον κατάλογό μου.
Αλλά τότε ήρθε η δεύτερη μέρα και ένιωσα ότι έπρεπε να αναγκάσω τον εαυτό μου να φύγω από το γραφείο. Επιπλέον, όλο και πιο δύσκολο είναι να επανέλθουμε στην πορεία μετά από αυτά τα υποχρεωτικά διαλείμματα. Αφού έκανα το ίδιο πρόβλημα και στις επόμενες μέρες, κατέληξα να αλλάζω την όλη προσέγγιση: Αντί να αναγκάζω τον εαυτό μου να σπάσει κάθε ώρα, πήρα μια παύση κάθε φορά που τελείωσα ένα έργο ή απλώς ένιωσα κολλημένος. Ως αποτέλεσμα, υπήρξαν στιγμές που έκανα τρία διαλείμματα σε μια ώρα, και φορές έκανα ένα πεντάωρο «μαραθώνιο εργασίας» χωρίς ανάπαυση. Αλλά λειτούργησε. Πραγματοποίησα τα πράγματα ένα προς ένα, χωρίς να αισθάνομαι υπερβολικά, και αυτό ήταν πραγματικά σημαντικό.
Απόδοση: 75%
Προσωπική ικανοποίηση: 4/5
Συμπέρασμα: Πάρτε ένα διάλειμμα όποτε το χρειάζεστε, όχι όταν υποτίθεται ότι.
Συμβουλή # 3: Δημιουργία λίστας υποχρεώσεων με διαχειρίσιμες εργασίες
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι δημιουργίας της λίστας υποχρεώσεων. Η ιδέα αυτής της συγκεκριμένης λίστας είναι η κατανομή κάθε έργου στα ενεργά βήματα που πρέπει να κάνετε για να κάνετε τα έργα σας. Ο γκουρού παραγωγικότητας David Allen προτείνει να ξεκινήσετε κάθε στοιχείο στη λίστα σας με ένα ρήμα για να κάνετε τις προθέσεις σας πιο συγκεκριμένες. Για παράδειγμα, αντί να τοποθετείτε απλώς την αναφορά "πελάτη" στη λίστα σας, αναλύστε τα στοιχεία της δράσης που θα συμπεριληφθούν: συλλογή δεδομένων, ανάλυση δεδομένων, σύνταξη έκθεσης κ.ο.κ.
Στη συνέχεια, πρέπει να διαθέσετε αυτά τα καθήκοντα κατά τρόπο που είναι πραγματικά εφικτός. "Μια καθημερινή λίστα υποχρεώσεων πρέπει να αποτελείται από μικρές εργασίες που δεν χρειάζονται περισσότερο από δύο ώρες για να ολοκληρωθεί", γράφει ο Cody Wheeler για το Lifehack .
Πώς πήγε?
Το καλό πράγμα για αυτή τη μέθοδο είναι ότι σας κάνει να νιώθετε παραγωγικός. Το μήκος της λίστας μου εργασιών ήταν πραγματικά συρρίκνωση, και αισθάνθηκε αρκετά κίνητρα. Εκτός αυτού, η μέθοδος αυτή μου επιτρέπει επίσης να παρατηρήσω τα μικρότερα πράγματα που έκανα ως μέρος ολόκληρου του έργου, όπως η αναζήτηση βιβλιογραφίας για μια θέση στο blog, η οποία συνήθως παίρνει πολύ χρόνο, αλλά δεν δίνει άμεσα αποτελέσματα που ο καθένας μπορεί να δει.
Ωστόσο, αν σπάσει τα καθήκοντα σε εφικτά βήματα είναι ίσως η πιο αποτελεσματική μέθοδος που έχω δοκιμάσει, θα πρέπει να δημιουργήσετε ακόμα τη λίστα σας σοφά? δεν μπορείτε να συμπεριλάβετε όλα τα μικρά πράγματα που σκοπεύετε να κάνετε, ακόμα κι αν είναι απαραίτητα για την ολοκλήρωση του έργου. Θα κάνει απλά τη λίστα σας άσκοπα μακρά.
Απόδοση: 80%
Προσωπική ικανοποίηση: 5/5
Συμπέρασμα: Μειώστε τη λίστα σας σε έξι ή επτά ειδικές, καθημερινές εργασίες. Ενιαίες εργασίες που χρειάζονται λιγότερο από 10 λεπτά για να ολοκληρωθούν δεν πληρούν τις προϋποθέσεις για τη λίστα.
Συμβουλή # 4: Ξεκινήστε με την πιο σημαντική εργασία
Η ιδέα αυτής της μεθόδου είναι να ξεκινήσετε με το πιο σημαντικό καθήκον της ημέρας όταν έχετε πλήρη ψυχική ενέργεια και, στη συνέχεια, να λάβετε πολλά ευκολότερα καθήκοντα καθώς η ημέρα συνεχίζεται και γίνεστε πιο φθαρμένοι. Σε άρθρο για τη Fast Company , η Rachel Gillett προτείνει:
"Προσδιορίστε τα καθήκοντα που είναι σημαντικά και απαιτούν την πλήρη πνευματική σας ικανότητα που αναβάλλετε μέχρι το τέλος της ημέρας όταν τα διανοητικά σας αποθεματικά είναι χαμηλά. Μόλις εντοπίσετε αυτά τα καθήκοντα, αναδιοργανώστε τη ρουτίνα σας έτσι ώστε να μπορείτε να εργαστείτε σε αυτά χωρίς διακοπή για την πρώτη ώρα της ημέρας.
Πώς πήγε?
Για μένα, αυτό δεν πήγε αρκετά όπως περιγράφεται από τον Gillett. Τα πρωινά, χρειάζομαι απλά κάποιο χρόνο για να μπω στη ροή εργασίας. Θα μπορούσα να κάνω κάποια καθημερινά καθήκοντα, αλλά σίγουρα τίποτα που "δεν απαιτούσε τις πνευματικές δυνατότητές μου". Έτσι, αγωνίστηκα με αυτή τη μέθοδο για μια ημέρα και μισό μέχρι να εγκαταλείψω για να τελικά τα πράγματα γίνονται.
Απόδοση: 66%
Προσωπική ικανοποίηση: 1/5
Συμπέρασμα: Βρείτε τις κορυφές παραγωγικότητας (το DeskTime έχει μια κλίμακα παραγωγικότητας για αυτό το σκοπό) και στη συνέχεια προγραμματίστε τις εργασίες προτεραιότητας κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Δεν χρειάζεται να είναι το πρώτο πράγμα το πρωί -όποτε κι αν είναι ο βασικός σας χρόνος.
Συμβουλή μπόνους: 2 μπύρες για δημιουργικότητα
Σε μια μελέτη που πραγματοποιήθηκε από το Πανεπιστήμιο του Σικάγο, οι ερευνητές διαπίστωσαν ότι η ύπαρξη ελαφρώς μεθυσμένου μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα για δημιουργικά καθήκοντα. Ενώ ο καφές έχει αποδειχθεί ότι σας βοηθά να κάνετε απλές εργασίες, μια περιεκτικότητα αλκοόλ αίματος 0, 07 (το ισοδύναμο δύο μπύρες) αποδείχθηκε ότι βοηθά δημιουργικές εργασίες.
Πώς πήγε?
Για εβδομάδες, έβαλα να γράφω ένα άρθρο - απλώς δεν μπόρεσα να μπω στη ροή. Έτσι ένα απόγευμα, κατέφυγα σε αυτό το πείραμα τελευταίας μέτρησης. Πάω την πρώτη μπύρα γεμάτη, έπειτα επέστρεψα στον υπολογιστή μου για να δουλέψω και παρακαλώ να πιείτε το δεύτερο.
Η πρώτη μπύρα έκανε θαύματα. αμέσως τα λόγια ρέουν, οι ιδέες διατυπώνονταν και οι σελίδες γέμισαν γρήγορα. Φαίνεται ότι η μπύρα είχε απενεργοποιήσει την αυτοκριτική μου και άνοιξε την πόρτα για τη δημιουργική μου γραφή.
Ωστόσο, η δεύτερη μπύρα ήταν ένα λάθος. όπως το έκοψα, η ικανότητά μου να συγκεντρωθώ γρήγορα αποσυντεθεί.
Αποδοτικότητα: Λοιπόν, πήρε τη δουλειά, έτσι;
Προσωπική ικανοποίηση: 5/5
Συμπέρασμα: Έχοντας μια μπύρα έκανε σπουδαία πράγματα για να βγάλουν ιδέες σε χαρτί, αλλά μην περιμένετε να μπορέσετε να κάνετε κάτι πραγματικά παραγωγικό μετά. Μία μπύρα θα ήταν εξ ολοκλήρου αρκετή για την ανοχή μου.
