Πόσο συχνά διαπιστώνετε ότι δεν μπορείτε να περάσετε από τη λίστα υποχρεώσεων;
Και όχι, συμπεριλαμβανομένης της "Γράψτε στη λίστα" μόνο για να δώσετε στον εαυτό σας κάτι να διαχωρίσει αμέσως δεν θεωρείται ως μια νίκη.
Φυσικά, δεν είναι πάντα το λάθος σας - κάθε τρυπάνι πυρκαγιάς που αναδύεται συνεχίζει να κάνει τη λίστα σας μεγαλύτερη και μεγαλύτερη.
"Είμαστε πολύ απασχολημένοι με τη ζωή μας προσπαθώντας να κρατήσουμε τις μπάλες στον αέρα και τα κεφάλια μας πάνω από το νερό: Υπάρχει καλύτερος τρόπος να γίνει αυτό;" λέει ο Maura Thomas, ιδρυτής του RegainYourTime.com και συγγραφέας του Personal Τα μυστικά παραγωγικότητας .
Βγάζει, υπάρχει - αν πάρετε μια συμβουλή από Dwight D. Eisenhower.
Δημοφιλή από τον Stephen Covey, αλλά με βάση τις αρχές παραγωγικότητας του πρώην προέδρου, το Matrix Eisenhower σάς βοηθά να κατηγοριοποιήσετε το to-dos σας από το επίπεδο σπουδαιότητάς του και τον επείγοντα χαρακτήρα του, ώστε να μπορείτε να αποφασίσετε πού να εστιάσετε την ενέργειά σας.
Με την ταξινόμηση των καθηκόντων σας σε μία από τις τέσσερις σαφώς καθορισμένες κατηγορίες, το Matrix Eisenhower σας αναγκάζει να αξιολογήσετε τι αξίζει πραγματικά ο χρόνος σας - και τι μπορεί να μεταβιβαστεί ή ακόμα και να διαχωριστεί εντελώς.
Παρακάτω παραθέτουμε παραδείγματα των δραστηριοτήτων που εμπίπτουν σε κάθε κατηγορία. Δείτε πώς θα μοιραστείτε τη λίστα των εργασιών σας. ακολουθήστε τις συμβουλές του Thomas για το πώς να αντιμετωπίσετε κάθε τύπο, ώστε να μπορείτε να ολοκληρώσετε περισσότερο σε λιγότερο χρόνο.
Κατηγορία # 1: Σημαντικό και επείγον
Η βοηθός σου δίνει την ειδοποίησή της και η τελευταία μέρα είναι αύριο. Ένα αίτημα πελάτη βιασύνη ρίχνει ένα κλειδί σε ένα έργο που πήγαινε ομαλά. Αυτά τα καθήκοντα θεωρούνται κρίση ή έχουν κρίσιμες προθεσμίες που πρέπει να συναντήσετε.
Πώς να τα αντιμετωπίσετε
Δεδομένου ότι δεν μπορείτε να προβλέψετε πότε θα εμφανιστούν κρίσεις, υποθέστε ότι θα συμβούν και αφήστε χώρο για αυτούς στο χρονοδιάγραμμά σας.
"Οι περισσότεροι άνθρωποι επιβλέπουν τους εαυτούς τους, αλλά αν κάτι πάει στραβά, όλα τα σχέδιά σας πέφτουν σαν ντόμινο", λέει ο Thomas. Η λύση? Μη γεμίζετε περισσότερο από το 60% του παραγωγικού σας χρόνου.
Για παράδειγμα, εάν εργάζεστε από τις 8 π.μ. έως τις 6 μ.μ., αφήστε περίπου τέσσερις ώρες στο ημερολόγιό σας κενό για να επιτρέψετε επείγουσες καταστάσεις. Εάν δεν υπάρχουν επείγουσες καταστάσεις εκείνη την ημέρα, έχετε τύχη και μπορείτε να προχωρήσετε στις εργασίες της επόμενης ημέρας.
Κατηγορία # 2: Σημαντικό αλλά όχι επείγον
Προγραμματισμός γεύματος δικτύωσης με διαχειριστή προσλήψεων. Να πάρει ένα πόδι επάνω στο σχεδιασμό οικογενειακές διακοπές σας. Εμπιστευθείτε μακροπρόθεσμους στόχους για την ομάδα σας. Αυτά τα καθήκοντα επηρεάζουν τους στόχους της μεγάλης εικόνας, αλλά δεν έχουν απαραιτήτως καυτή προθεσμία.
Πώς να τα αντιμετωπίσετε
Τα περισσότερα από αυτά τα στοιχεία θα είναι μεγάλα έργα και όχι καθημερινά to-dos, οπότε σπάστε το καθένα σε προθεσμίες μεγέθους δάγκωμα για να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε, λέει ο Thomas.
Για όσα στοιχεία δεν μπορείτε να καταρρεύσετε, καθορίστε ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα που μπορείτε να εργαστείτε σε αυτά που αισθάνεστε σύντομα σε σας, έτσι ώστε η ίδια η εργασία να αισθάνεται λιγότερο συντριπτική.
Ο Thomas προτείνει επίσης να συμπεριλάβετε μόνο τρεις σημαντικές αλλά όχι επείγουσες εργασίες στην καθημερινή σας λίστα υποχρεώσεων, ώστε να αφήνετε χρόνο για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συναντήσεις και κρίσεις - και όποτε είναι δυνατόν, να εργάζεστε σε αυτές τις ώρες της ημέρας που αισθάνεστε πιο ενεργοποιημένοι.
Κατηγορία # 3: Δεν είναι σημαντικό αλλά επείγον
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τηλεφωνήματα, ερωτήσεις από συναδέλφους - αυτά είναι τα πράγματα που πρέπει να αντιμετωπίσετε αμέσως, ακόμη και αν δεν σας βοηθήσουν με τους μεγαλύτερους στόχους σας.
Πώς να τα αντιμετωπίσετε
"Ο ευκολότερος τρόπος για να ελέγξετε την απόσπαση της προσοχής σας είναι να ελέγξετε την τεχνολογία σας", λέει ο Thomas.
Αρχικά, ελέγξτε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο σε παρτίδες μόνο μερικές φορές την ημέρα - ας πούμε, κάθε τρεις ώρες, ή αφού ολοκληρώσετε μια πιο σημαντική εργασία. Για να βεβαιωθείτε ότι έχετε κολλήσει με αυτό, κλείστε το email σας εντελώς, ώστε να μην μπείτε στον πειρασμό να ελέγξετε τις ειδοποιήσεις.
Το ίδιο ισχύει και για το τηλέφωνό σας: Σιγουρευτείτε τελείως - στη συνέχεια, βάλτε το σε ένα συρτάρι ή με το πρόσωπο στο γραφείο σας, ώστε να μην βλέπετε τις ειδοποιήσεις.
Και εάν λαμβάνετε πάρα πολλές κλήσεις ή ερωτήσεις από τους συναδέλφους εκτός της χρονικής περιόδου που έχετε θέσει κατά μέρος για αυτούς, απλά κλείστε την πόρτα του γραφείου σας, βάλτε τα ακουστικά ή τοποθετήστε ένα σημάδι "μην ενοχλείτε" καρέκλα ή τοίχο τοίχου.
Κατηγορία # 4: Δεν είναι σημαντικό και όχι επείγον
Είτε πρόκειται για την καταγραφή δαπανών, τη σύναψη συμβάσεων ή την κατάθεση εγγράφων, "αυτά είναι τα καθήκοντα που δεν θα έχουν μεγάλο αντίκτυπο στη δουλειά μας όταν τα κάνουμε, αλλά δεν πάνε μακριά", λέει ο Thomas.
Πώς να τα αντιμετωπίσετε
Εκχωρήστε όσο το δυνατόν περισσότερα από αυτά τα καθήκοντα μεταβιβάζοντάς τα σε έναν κατώτερο υπάλληλο ή, για προσωπικές δουλειές, έναν εικονικό βοηθό, προτείνει ο Thomas.
Ακόμη και αν πρέπει να πληρώσετε για εξωτερική βοήθεια, οι ώρες που κερδίζετε για να πετύχετε έναν πιο σημαντικό στόχο - όπως τελικά να σημειώσετε πρόοδο σε αυτή την επόμενη μεγάλη σταδιοδρομία - θα μπορούσαν να σας βοηθήσουν να προχωρήσετε οικονομικά μακροπρόθεσμα.
Σχετικές: 6 άνθρωποι, 6 πράξεις εξισορρόπησης: Η λαμπρή εργασία-ζωή Hack που σώζει την υγεία μου
