Επιτρέψτε μου να ξεκινήσω παραδέχομαι κάτι ενοχλητικό. Όταν άκουσα να αναφερθώ στην ομάδα ανώτερων στελεχών της εταιρείας μου πριν από δύο χρόνια, άκουσα "άπαχο" και "standup", σκέφτηκα ότι θα ξεκινήσαμε μια νέα πρωτοβουλία Ανθρώπινου Δυναμικού σχετικά με την υγεία και τη στάση των εργαζομένων.
Ήμουν σούπερ λάθος γι 'αυτό. (Οι συνάδελφοί μου θα με μετακομίσουν αδιάκοπα γι 'αυτό όταν βλέπουν αυτό το άρθρο.)
Αυτό που η εταιρεία μου υλοποίησε ήταν μια νέα ρουτίνα καθημερινών 15λεπτων συναντήσεων που ονομάζονται "standups", όπου τα μέλη της ομάδας δίνουν σύντομες ενημερώσεις σχετικά με τις ακόλουθες ερωτήσεις:
- Τι ολοκληρώσατε χθες;
- Τι συμβαίνει σήμερα;
- Είναι κάτι που σας εμποδίζει να ολοκληρώσετε κάτι;
Κάθε μέλος της ομάδας στέκεται κατά τη διάρκεια αυτής της συνάντησης, διότι πιστεύεται ότι η στάση του σώματος θα είναι καλύτερη εστίαση από το να καθίσει. Θεωρητικά, οι standups είναι τέλειοι για την παραγωγικότητα επειδή κόβουν το λίπος των μακρών συναντήσεων όπου κανείς δεν δίνει προσοχή και όλοι απομακρύνονται από την πραγματική δουλειά. Και δεν δίνει μόνο αναφορές κατάστασης. Οι ομάδες εντοπίζουν τις προτεραιότητες και τις προκλήσεις στην αρχή της ημέρας, ώστε να μπορούν να σχεδιάσουν να αφαιρέσουν τυχόν αναστολείς και να βεβαιωθούν ότι η διαδρομή για το υπόλοιπο της ημέρας είναι σαφής.
Είναι λογικό οι μικρές εταιρείες που επηρεάζονται από τη σκέψη "Lean Startup" (tl, dr: κάνουν περισσότερα με λιγότερα) να πειραματίζονται με standups. Όταν είστε μικροί και ευκίνητοι, απλά δεν έχετε χρόνο για πολλά έξοδα. Στην εταιρεία μου, το Bureau Blank, έχουμε έξι βασικές ομάδες - στρατηγική, σχεδιασμό, web, υπηρεσίες πελατών, επιχειρήσεις και ανάπτυξη επιχειρήσεων - και σε κάθε δεδομένη στιγμή, εργαζόμαστε για μέχρι 20 έργα για 10 ή περισσότερους πελάτες. Η ομάδα μας είναι επίσης μόλις 10 άτομα, επομένως κάθε φορά φοράμε πολλαπλά καπέλα. Μια εταιρεία όπως η δική μας χρειάζεται κάτι για να κρατήσει ο καθένας οργανωμένος και ενημερωμένος.
Όταν δουλεύουν
Λοιπόν, λειτουργούν; Έχω δει ότι οι standups είναι πραγματικά χρήσιμες όταν …
Οι προθεσμίες πλησιάζουν
Έχετε ακούσει ποτέ αυτό το ρητό: «Όταν κάνετε ένα σχέδιο, ο Θεός γελάει;» Λοιπόν, ο Θεός πρέπει να πάρει ένα λάκτισμα από τους διαχειριστές του έργου που προσπαθούν να ελέγξουν το χρόνο με εκτιμήσεις και προθεσμίες. Όταν αυτές οι στιγμές έρχονται αναπόφευκτα όταν δύο κρίσιμες προθεσμίες συγκρούονται την ίδια ημέρα, οι standups είναι χρήσιμες επειδή οι ομάδες εξετάζουν το ημερολόγιο μαζί καθώς δίνουν τις ενημερώσεις τους. Είστε σε θέση να δείτε τα ορόσημα που έρχονται πριν φτάσουν, και μπορείτε να κάνετε σχέδια για να προσαρμόσετε τις προτεραιότητες ή το φόρτο εργασίας ανάλογα.
Αγαπάτε τις λίστες
Δεδομένου ότι έχουμε κρατήσει standups, έχουμε επίσης τη χρήση συστημάτων διαχείρισης έργων όπως Basecamp και JIRA. Τα συστήματα αυτά επιτρέπουν σε όλους να δουν κάθε κουτί (κυριολεκτικά) που πρέπει να ελεγχθεί πριν από την παράδοση ενός ιστοτόπου ή λογότυπου σε έναν πελάτη. Κατά τη διάρκεια των standups, τα μέλη της ομάδας μπορούν γρήγορα να επισημάνουν τα καθήκοντα στα οποία εργάζονται, και η συνάντηση τελειώνει σε μια στιγμή.
Θέλετε να μάθετε περισσότερα για το τι κάνει μια άλλη ομάδα
Ένα από τα πλεονεκτήματα μιας μικρής εταιρείας είναι ότι οι ευκαιρίες μάθησης είναι πάντα παρούσες. Η στάση κάθε ομάδας καταγράφεται στο σύστημα διαχείρισης έργων μας, έτσι ώστε να μπορώ πάντα να δούμε πώς συμμετέχουν μέλη ενός άλλου τμήματος σε ένα έργο στο οποίο εργάζομαι.
Εδώ είναι ένα πιθανό σενάριο: Για την ανάπτυξη ιστότοπου, η ομάδα στρατηγικής μου θα διεξάγει έρευνα στον κλάδο των πελατών μας για να αναζητήσει τάσεις και θα παρατηρήσουμε, για παράδειγμα, ότι περισσότεροι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί αγκαλιάζουν ανταποκρινόμενες ιστοσελίδες. Όταν οι προγραμματιστές μας ξεκινήσουν να χτίζουν τον ιστότοπο, μπορώ να αναθεωρήσω το πρόγραμμά τους για να δουν τα βήματα που παίρνουν για να εμφανίσουν τον ιστότοπο σε οθόνες πολλαπλών μεγεθών και να τους ζητήσουν να μοιραστούν πληροφορίες μαζί μου. Αυτό είναι ένα win-win επειδή μπορώ να μάθω κάτι καινούριο καθώς και να δείξω ενδιαφέρον για τους συναδέλφους μου (κάτι που προχωρεί πολύ για το ατομικό και το εταιρικό ηθικό).
Τι να προσέξουμε
Οι Standups μπορούν επίσης να αποκαλύψουν προκλήσεις που πρέπει να προωθήσουν δράση από ομάδες και διαχειριστές. Εδώ πρέπει να προσέξετε:
Εργασίες που δεν είναι ομοιόμορφα κατανεμημένες ή ολοκληρωμένες
Το Standups θα αποκαλύψει γρήγορα πόση δουλειά έχει ο καθένας. Όταν ο καθένας αναφέρει το τι εργάζονται, μπορεί περιστασιακά να έχετε μέλη της ομάδας με καθήκοντα που φαίνονται να εξασθενίζουν "σε εξέλιξη". Μην πανικοβάλλεστε ή πηδήξτε σε συμπεράσματα ότι ο συνεργάτης σας δεν διαχειρίζεται καλά τον χρόνο του. Θυμηθείτε ότι η "απασχολησιμότητα" δεν είναι ο στόχος του standup, η επικοινωνία είναι. Είτε είστε διευθυντής ή συνάδελφός του, εργάζεστε μαζί του για να κατανοήσετε το βάθος της εργασίας. Δείτε αν είναι πάρα πολύ για ένα άτομο να το χειριστεί μόνος του ή αν μπορείς να βοηθήσεις να σπάσεις την εργασία σε μικρότερα βήματα.
Κάποιος φαίνεται να βρίσκεται σε διαφορετική σελίδα
Οι Standups είναι επίσης γνωστοί ως "scrums", ένας όρος που προέρχεται από το σχηματισμό ράγκμπι των ομάδων που συνδέουν μεταξύ τους για να πάρουν τον έλεγχο της μπάλας. Στη δουλειά, όπως και στον αθλητισμό, εάν κάποιο μέλος μιας ομάδας δεν ευθυγραμμίζεται με τους στόχους ή τραβάει το βάρος της, η υπόλοιπη ομάδα υποφέρει γι 'αυτό. Αν πειραματίζετε με standups, παρακολουθήστε τα μέλη της ομάδας που φαίνονται να μην δίνουν προσοχή όταν μιλούν άλλοι ή δίνουν ασαφείς ενημερώσεις για το τι δουλεύουν. Μπορεί να μην είναι ότι έχουν αποσυνδεθεί. Ίσως να μην κατανοούν το πλαίσιο, τους στόχους ή τις ευθύνες του τι δουλεύουν. Καταστήστε χρόνο για μια συνάντηση one-to-one για να αντιμετωπίσετε τις προκλήσεις άμεσα.
Δεν υπάρχει αρκετή δουλειά καθόλου
Οι Standups, όπως λίστες υποχρεώσεων, κατασκευάζονται για άμεση ικανοποίηση. Όταν πετάτε μέσα από εργασίες και προχωράτε στην εργασία σας, αισθάνεται φοβερό! Αλλά αν δεν υπάρχει αρκετή δουλειά για την εταιρεία σας ή την ομάδα σας, ο standup μπορεί να νιώθει σαν να σηκώνει τον ίδιο ελαφρύ αλτήρα στο γυμναστήριο κάθε μέρα. Σίγουρα, κρατάτε τη ρουτίνα, αλλά δεν παίρνετε ισχυρότερες. Για να μην αναφέρω, έχετε βαρεθεί από το μυαλό σας. Εάν ο φόρτος εργασίας της ομάδας σας είναι ελαφρύς, ο standup μπορεί να γίνει ενοχλητικός, προκαλώντας στα μέλη της ομάδας να χάσουν το ενδιαφέρον τους. Μόλις φύγει ένα ενδιαφέρον για ένα μέλος της ομάδας, η παραγωγικότητα και η αφοσίωση στην εταιρεία μπορεί να εξασθενίσει.
Εάν χτυπάτε μια αργή περίοδο εργασίας, σκεφτείτε αν θα πρέπει να τεθούν σε αναμονή οι standups και να προσθέσετε άλλους τύπους δραστηριοτήτων ομαδικής οικοδόμησης στο μείγμα.
Standups, όπως το λογισμικό ή τα μηχανήματα, είναι εργαλεία. Δεν λύουν τα προβλήματα μόνοι τους. Αλλά απαιτούν προσεκτική ανάπτυξη και προσεκτική προσοχή στο ανθρώπινο στοιχείο για να διασφαλιστεί ότι δημιουργείτε ένα περιβάλλον που είναι ανοικτό και φωνητικό, όπου οι ομάδες συνεργάζονται για να κάνουν τη δουλειά.
