Υπάρχουν πολλοί ταλαντούχοι διοικητικοί βοηθοί έξω εκεί. Έχω συναντήσει πολλούς ανθρώπους, τόσο άνδρες όσο και γυναίκες, που έχουν κάνει καριέρες ως βοηθοί εκτελεστικών στελεχών, διευθυντές γραφείων ή διοικητικοί συντονιστές, καλλιεργώντας τα ταλέντα τους για τον προγραμματισμό των εκδηλώσεων, τη διαχείριση των έργων και τον πελάτη-θυρωρό σε μια καλοπληρωμένη σταδιοδρομία. Αυτός ο τύπος εργασίας είναι σημαντικός και διατηρεί τις επιχειρήσεις σε λειτουργία.
Εγώ, όμως, δεν είμαι διοικητικός βοηθός - ούτε είμαι ιδιαίτερα ταλαντούχος σε αυτά τα διοικητικά καθήκοντα. Είμαι υπέροχος με τους πελάτες, αλλά όταν πρόκειται για το συντονισμό των ταξιδιών και των μετακινήσεων πολλών ανθρώπων, δεν είμαι η κοπέλα σας. Είμαι φιλικός, αλλά η φωνή μου, παρόμοια σε γκρίζα με εκείνη ενός 10χρονου, δεν προσφέρεται για επαγγελματική συμπεριφορά τηλεφώνου. Δεν γνωρίζω φυσικά πόσα κιλά σαλάτας πατάτας να παραγγείλω για ένα γεύμα 20 ατόμων. Στην πραγματικότητα, δεν έχω προγραμματίσει ποτέ ένα μεγάλο πάρτι - η μητέρα μου σχεδίασε ολόκληρο το γάμο μου.
Παρόλα αυτά, έχει συχνά υποτεθεί ότι θα αναλάμβανα διοικητικά καθήκοντα κατά τη δουλειά - σημειώσεις, παραγγελία γεύματος, δημιουργία αντιγράφων - επειδή είμαι η μόνη γυναίκα που συμμετέχει σε ένα έργο. Πολλές επαγγελματικές γυναίκες έχουν μοιράζονται παρόμοιες εμπειρίες μαζί μου. Στην πραγματικότητα, ένας πρώην συνάδελφος στον κλάδο των εκδόσεων και των μέσων μαζικής ενημέρωσης μου είπε πρόσφατα ότι οι άνδρες συνάδελφοί του θεωρούσαν δεδομένο ότι έστειλε ημερολογιακές προσκλήσεις, βιβλίο σε αίθουσες συνεδριάσεων και σημειώνοντας διατμηματικό σχέδιο. Είναι ανώτερος σκηνοθέτης και έχει πάνω από 15 χρόνια εμπειρίας, σε επίπεδο ίσο ή μεγαλύτερο από αυτό των συναδέλφων της.
Αυτό που είναι ακόμη πιο ανησυχητικό είναι η υπόθεση ότι οι γυναίκες είναι κατά κάποιο τρόπο πιο εξοπλισμένες για να κάνουν αυτά τα πράγματα από ό, τι οι άντρες τους ομολόγους τους. Παρόλο που σημειώσαμε τόσο μεγάλη πρόοδο, μερικοί (αν και φυσικά όχι όλοι) από τους μεγαλύτερους άνδρες συναδέλφους μας δεν φαίνεται να τινάζουν την πεποίθηση ότι τα κορίτσια μας είναι καλύτερα να σημειώνουν και να στέλνουν προσκλήσεις.
Διστάζω να γράψω ένα "πώς" για το χειρισμό αυτής της κατάστασης επειδή η ευθύνη για την αντιστροφή των πολιτιστικών παραδόσεων δεν πρέπει να εμπίπτει μόνο σε ένα φύλο. Αλλά, αν είστε σαν εμένα, έχετε δουλειά να κάνετε (πραγματική δουλειά, το έργο που πληρώνετε για να κάνετε) και πρέπει να τσιμπήσετε αυτό το πρόβλημα στο μπουμπούκι όπως συμβαίνει. Έτσι, αναγνωρίζοντας ότι πρόκειται για βραχυπρόθεσμες διορθώσεις για ένα πρόβλημα που θα χρειαστεί να διορθωθούν περισσότερες από δυο εργάσιμες ημέρες, εδώ είναι αυτό που έχει εργαστεί για μένα.
1. Ρωτήστε τον εαυτό σας: Είναι αυτό ένα "All Hands on Deck" στιγμή, ή είναι αυτό ακατάλληλο;
Δεν με πειράζει να μπαίνουμε σε μια κατάσταση "όλα τα χέρια στο κατάστρωμα". Για παράδειγμα, εργάζομαι επί του παρόντος για μια μικρή εκκίνηση και, ως αποτέλεσμα του μεγέθους και του προϋπολογισμού της εταιρείας, ανέλαβαν ευθύνες που σχετίζονται με τις λειτουργίες, τη χρηματοδότηση και το ανθρώπινο δυναμικό, οι οποίες κανονικά δεν θα απαιτούνταν από κάποιον που το μάρκετινγκ. Δεν θεωρώ αυτές τις πρόσθετες ευθύνες ακατάλληλες, αλλά μάλλον την τοποθέτηση της γης στον κόσμο εκκίνησης.
Εάν, αντιθέτως, διαπιστώσετε ότι τα μέλη της ομάδας σας σας ζητούν επανειλημμένα (αντί άλλων εξίσου ικανών επαγγελματιών και ιδιαίτερα των ανδρών συναδέλφων σας) να φροντίζουν διοικητικά καθήκοντα που δεν σχετίζονται με τη θέση σας όπως την παραγγελία ή να πάρετε το μεσημεριανό γεύμα - να μετακινηθείτε στο # 2.
2. Μην δημιουργείτε προηγούμενο
Σε μία από τις πρώτες θέσεις μου από το μεταπτυχιακό σχολείο, προσφέρθηκα να πάρω το γεύμα για το αφεντικό μου την πρώτη μέρα. Προσπαθούσα να είμαι ωραία, αλλά έθεσα εν αγνοία μου ένα επικίνδυνο προηγούμενο: Στη συνέχεια, μου ζήτησε να πάρω γεύμα όλη την ώρα.
Δεν υπάρχει τίποτα κακό με το να είσαι φιλικός και εξυπηρετικός, αλλά υπάρχουν πολλοί τρόποι να εκφράσεις την προθυμία να πάτε πέρα από την κλήση του καθήκοντος εκτός από το να τρέχεις προσωπικές ερωτήσεις ή να πηδάς όταν κάποιος χρειάζεται κάτι FedExed. Μάθετε από το λάθος μου και σκεφτείτε πολύ και σκληρά προτού να κατεβείτε αυτό το μονοπάτι.
Στην πραγματικότητα, μπορείτε επίσης να ορίσετε το προηγούμενο που δεν θα ακολουθήσετε: Αν είστε σε μια ομάδα έργου που δεν έχει ένα διοικητικό πρόσωπο που έχει ανατεθεί σε αυτήν, πάρτε χρόνο κατά τη διάρκεια της αρχικής συνάντησης προγραμματισμού για να απευθυνθείτε άμεσα στο ερώτημα ποιος θα να φροντίζετε να οργανώνετε συναντήσεις, να εκτυπώνετε έγγραφα και ούτω καθεξής. Προτείνετε από το get-go ότι τα καθήκοντα αυτά χωρίζονται μεταξύ όλων ή ότι τα μέλη της ομάδας εναλλάσσονται.
3. Διδάξτε τους πώς να ψαρεύετε
Ο στόχος του εθελοντισμού για την ολοκλήρωση των διοικητικών καθηκόντων θα πρέπει να είναι να δείξετε την προθυμία σας να συνεργαστείτε και να εργαστείτε, για να μην δείξετε ότι θα κάνετε μόνο εργασία για άλλους ανθρώπους. Με αυτό κατά νου, εάν διαπιστώσετε ότι οι συνάδελφοι σας ζητούν επανειλημμένα να σαρώσετε, να στείλετε φαξ, να αντιγράψετε ή να προγραμματίσουν συναντήσεις, απλά πείτε: "Επιτρέψτε μου να σας δείξω πώς να το κάνετε αυτό, ώστε να μην χρειάζεται να με ζητάτε συνεχώς. Είναι πραγματικά εύκολο. "Και στη συνέχεια τα περπατήστε μέσα από τη διαδικασία.
Αυτό θα αποθαρρύνει το άτομο να ζητήσει ξανά αυτή την χάρη και θα μειώσει το ανόητο συναίσθημα του "Είμαι απλά τόσο ανίσχυρος και κακός με την τεχνολογία, δεν είναι αυτός χαριτωμένος" που συνοδεύει συχνά αυτά τα αιτήματα. Εσείς και εγώ και οι δύο γνωρίζουμε ότι τέτοια καθήκοντα δεν απαιτούν μαγικές δυνάμεις, λίγα μόνο λεπτά του χρόνου. Και μιλώντας για το χρόνο:
4. Σταθείτε για την πολύτιμη ώρα σας
Αν ένας συνάδελφος σας ζητήσει να αντιγράψετε και να συγκεντρώσετε μια στοίβα από 40 σελίδες, σας ζητά να αφιερώσετε χρόνο σε μια εργασία που πολλοί άνθρωποι θα μπορούσαν να κάνουν αντί να εργάζονται για τα πραγματικά έργα σας, τα οποία πιθανώς μόνο εσείς μπορείτε να κάνετε.
Οι γραφικές δραστηριότητες είναι αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να τα φροντίζετε κάθε μέρα. Έχετε μια άλλη δουλειά να κάνετε και να πάρει χρόνο μακριά από αυτό θα μπορούσε να έχει επιζήμια αποτελέσματα. Εάν η απόδοσή σας υποφέρει επειδή δαπανούσατε υπερβολικά μεγάλο μέρος του χρόνου σας σε διοικητικές εργασίες, ο διευθυντής σας θα δει αυτό ως αδυναμία αποτελεσματικής ιεράρχησης. Θα μπορούσατε επίσης να στείλετε ένα μήνυμα που προτιμάτε από την εργασία σας. Θυμηθείτε, αντ 'αυτού, ότι οι τυχόν "προαιρετικές" ευθύνες πρέπει να είναι ευκαιρίες για να επιδείξετε τις δεξιότητές σας, να αναπτύξετε επαγγελματικά ή να δείξετε στον διευθυντή σας ότι σκέφτεστε συνειδητά το μέλλον σας με την εταιρεία.
Δεν μπορώ να υπογραμμίσω αρκετά ότι δεν υπάρχει τίποτα που να υπονομεύει τη διοικητική εργασία. Αλλά αν δεν είστε σε διοικητικό ρόλο, δεν υπάρχει κανένας λόγος που οι συνάδελφοί σας πρέπει να απαιτήσουν ή να υποθέσουν ότι είστε ο προεπιλεγμένος διαχειριστής μόνο και μόνο επειδή είστε η μόνη γυναίκα στην αίθουσα συνεδριάσεων. Σταθείτε για τον εαυτό σας και επιστρέψτε στη δουλειά.
