Η εισροή των smartphones ήταν εκπληκτική για το χώρο εργασίας: με τη δυνατότητα να στείλει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να περιηγηθείτε στο διαδίκτυο και να διαβάσετε κείμενο 24/7, μπορούμε να κάνουμε τις δουλειές μας κυριολεκτικά οποτεδήποτε, οπουδήποτε. Αλλά η σύνδεση με μια οθόνη αφής μπορεί επίσης να λειτουργήσει εναντίον μας - από τη μια πλευρά, είμαστε απείρως προσβάσιμοι και από την άλλη, είναι εύκολο να αγνοήσουμε αυτούς στην πραγματική μας παρουσία.
Έτσι, πώς παραμένετε συνδεδεμένοι και επαγγελματίες ταυτόχρονα; Εδώ είναι οι σύγχρονοι τρόποι για τις πιο κοινές καταστάσεις smartphone.
1. Είναι εντάξει η έξοδος του smartphone μου κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης;
Αυτο εξαρταται. Αν το χρησιμοποιείτε για να τραβήξετε πληροφορίες σχετικές με τη συζήτηση, κρατήστε το έξω - απλά εξηγήστε τι κάνετε. Αν πρόκειται για μια εσωτερική συνάντηση και αναμένετε μια σημαντική κλήση από έναν πελάτη, κρατήστε το τηλέφωνό σας να δονείται και βεβαιωθείτε ότι απομακρύνεστε από τη συνάντηση όταν ανακαλέσετε την κλήση. Ωστόσο, εάν παρακολουθείτε μια συνάντηση με έναν πελάτη ή μια εσωτερική συνάντηση όπου δεν αναμένετε μια κλήση, βάλτε το τηλέφωνό σας μακριά και ελέγξτε το μόνο μετά τη λήξη της συνάντησης.
2.
Η γλώσσα του σώματός σας μιλάει τόσο δυνατά όσο η φωνή σας στους γύρω σας. Εάν εστιάζετε σε οτιδήποτε άλλο εκτός από το άτομο που μιλάει, προβάλλετε μια αντιεπαγγελματική και αποσπασματική εικόνα. Ακόμα κι αν το τηλέφωνό σας δεν κουδουνίζει, κοιτάζοντας προς τα κάτω και ακούγοντας ένα ήσυχο μήνυμα εξακολουθεί να λέει πολύ για το πώς η σημερινή συνάντηση κατατάσσεται στον κατάλογο προτεραιοτήτων σας.
3. Μπορώ να χρησιμοποιήσω το τηλέφωνό μου για να κάνω σημειώσεις χωρίς να είναι προσβλητικό;
Ναι, αλλά να είστε σαφής σχετικά με το σκοπό των ενεργειών σας πριν ξεκινήσετε. Μπορείτε να πείτε: "Θα πάρω μερικές σημειώσεις καθώς μιλάμε για να σιγουρευτούμε ότι θα αποτυπώσω τους κύριους πόντους σας." Συνεχίστε να συμμετάσχετε στη συνάντηση (χωρίς να ρίξετε μια ματιά στο κείμενο που μόλις μπήκε, όσο διακριτική νομίζετε ότι είστε) και φροντίστε να κοιτάξετε επάνω και να κάνετε επαφή με τα μάτια περιστασιακά ώστε όλοι να ξέρουν ότι είστε πραγματικά εκεί μαζί τους.
4. Πώς μπορώ να πω στον διευθυντή μου να βάλει το τηλέφωνο μακριά και να συντονιστείτε;
Δεν υπάρχει εύκολος τρόπος να αποκρύψετε τον προϊστάμενό σας για κακές συνήθειες, αλλά μπορείτε να κάνετε το σημείο σας με ένα λεπτό τρόπο εάν είστε σε μια συνομιλία one-on-one. Προτείνετε την αναδιάταξη αν ο διευθυντής σας είναι θαμμένος σε ένα smartphone ζητώντας: "Φαίνεται πολύ απασχολημένος, πρέπει να αναβάλουμε τη συνάντησή μας;" Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε αυτό το θέμα, κρατώντας τις συναντήσεις όσο πιο γρήγορα και συνοπτικά γίνεται. Αλλά, εάν ο προϊστάμενος σας στέλνει μηνύματα κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης πελάτη, μπορεί να χρειαστεί να επισημάνετε (προσεκτικά) ότι ο πελάτης σας δεν φαίνεται ικανοποιημένος με την απόσπαση της προσοχής.
5. Πώς μπορώ να κάνω διακριτική κλήση ενώ τρώμε με έναν πελάτη;
Λυπούμαστε, δεν μπορεί να γίνει. Ακόμα κι αν το τηλέφωνο είναι ρυθμισμένο να δονείται. Σκεφτείτε το: είναι μια εισερχόμενη κλήση τόσο σημαντική που αξίζει να μεταφέρετε το μήνυμα ότι ο πελάτης σας δεν είναι η κορυφαία προτεραιότητά σας; Εάν περιμένετε μια επείγουσα κλήση (π.χ. από το νοσοκομείο, επειδή ένα μέλος της οικογένειας είναι άρρωστο) ή πληροφορίες που θα ήταν επωφελείς για τη συνάντησή σας, βεβαίως αυτές είναι εξαιρέσεις από τον κανόνα - αλλά θα πρέπει να προετοιμάσετε την εταιρεία δείπνου σας για το δυνατότητες αυτών των διακοπών εκ των προτέρων. Και οποιοσδήποτε άλλος λόγος απλά δεν μπορεί να δικαιολογηθεί.
6. Πώς αντιμετωπίζω ένα τηλεφώνημα από ακατάλληλο μέρος (π.χ. αεροδρόμιο, μεσημεριανό γεύμα, οδήγηση);
Ο τηλεφωνητής υπάρχει για κάποιο λόγο. Δεν υπάρχει τίποτα λάθος να καλέσετε κάποιον πίσω σε πέντε ή 10 λεπτά, όταν είστε ελεύθεροι να ξεσκεπάζετε και να ακούτε και να ακούτε καλύτερα. Αν γνωρίζετε ότι η κλήση είναι πολύ σημαντική, απαντήστε στο τηλέφωνο και ζητήστε να καλέσετε ξανά σε λίγα λεπτά όταν φτάσετε σε ένα πιο ιδανικό μέρος για να μιλήσετε. Ό, τι κι αν κάνετε, αποφύγετε να φωνάζετε ιδιωτικά επιχειρηματικά θέματα σε δημόσιο χώρο.
7. Το αφεντικό μου μου άφησε ένα τηλεφωνητή. Πόσο καιρό πρέπει να επανέλθω σε αυτήν;
Ανάλογα με το περιεχόμενο και το θέμα, έχετε μία εργάσιμη ημέρα - αλλά το κάνετε νωρίτερα, εάν η κλήση είναι επείγουσα.
8. Πώς πρέπει να χειριστώ τα κείμενα και τα μηνύματα μετά την ώρα;
Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται μετά τις ώρες μπορεί να απαντηθεί την επόμενη εργάσιμη ημέρα, εκτός εάν συζητηθεί διαφορετικά με (ή αναμένεται από) τον προϊστάμενό σας. Ένα κείμενο είναι διαφορετικό - η ίδια η φύση της επικοινωνίας υποδηλώνει αμεσότητα - έτσι πρέπει να απαντήσετε το συντομότερο δυνατό. Και αν είστε αυτός που στέλνει το μήνυμα, θα πρέπει πάντα να είστε σαφής για τις προσδοκίες σας για το χρόνο απόκρισης.
9. Όταν είναι αποδεκτός ο γραπτός χαρακτήρας της εργασίας;
Εάν ένας πελάτης ξεκινήσει μια συνομιλία κειμένου μαζί σας, είναι πολύ ωραίο να απαντήσετε. Αλλά ακόμα και στον σημερινό κόσμο τεχνολογίας-καταλαβαίνω, μην υποθέσετε ότι όλοι είναι εξοικειωμένοι με την γραφή. Αν κάνετε κείμενο στην εργασία, κρατήστε το επαγγελματικό. Αποφύγετε τα emoticons ή slangy συντομογραφίες όπως OMG, LOL, και BTW.
10.
Σε περίπτωση αμφιβολίας, ακολουθήστε αυτόν τον απλό κανόνα: οι άνθρωποι που συναντάτε με πρόσωπο με πρόσωπο έχουν προτεραιότητα. Επικεντρωθείτε πάνω τους σε όσους στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή κλήση.
