Πάντα βγήκε από μια συνάντηση σκέψης, "Ουάου, δεν πήραμε οπουδήποτε ;"
Η συγκέντρωση μιας ομάδας μαζί μπορεί συχνά να είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος να προχωρήσετε σε μια μεγάλη απόφαση ή ένα σχέδιο. Αλλά λειτουργεί μόνο αν η σύσκεψη έχει ρυθμιστεί σωστά.
Έτσι, όταν είναι η σειρά σας να οδηγήσετε, χρησιμοποιήστε αυτά τα πέντε βήματα για να ρυθμίσετε τη συνάντησή σας για επιτυχία - προτού να μπείτε ακόμη στην πόρτα.
1. Προσκαλέστε τους σωστούς ανθρώπους
Τίποτα δεν μπορεί να αποτρέψει μια συνάντηση σαν να έχει λάθος ανθρώπους στο δωμάτιο. Εάν ο στόχος σας είναι να κάνετε την ομάδα να λάβει απόφαση μέχρι το τέλος της συνάντησης, βεβαιωθείτε ότι όλοι που έχουν σημαντικό μερίδιο ή δικαίωμα αρνησικυρίας σε αυτή την απόφαση βρίσκονται στο τραπέζι. Συζητώντας μια νέα στρατηγική πωλήσεων για ένα προϊόν; Θα χρειαστεί πιθανώς οι ηγέτες πωλήσεων και ο διαχειριστής προϊόντων να είναι εκεί, ή τίποτα δεν θα αποφασιστεί.
Από την άλλη πλευρά, έχοντας πάρα πολλούς "έξτρα" ανθρώπους - ή ανθρώπους που είναι πολύ πιο ηλικιωμένοι ή πιο κατώτεροι από όλους τους άλλους στο δωμάτιο - μπορούν να αποβάλουν τη δυναμική. Εάν δεν χρειάζεστε το κεφάλι του PR που χτυπάει σε μια αλλαγή κατασκευής, τότε μην τον προσκαλέσετε. Αν ο καθένας εκφοβιστεί από τον CFO, αφήστε τον έξω από μια πρώτη συνάντηση brainstorming.
2. Σκεφτείτε να δώσετε την εργασία σας
Θέλετε οι άνθρωποι να ξεκινούν από ένα καθαρό σχιστόλιθο, ή θα ήταν χρήσιμο για όλους να περπατήσουν στη συνάντηση με κάποιες βασικές πληροφορίες; Αν παρουσιάζετε ένα σχέδιο για το οποίο επιθυμείτε είσοδο, στείλτε το έξω τη νύχτα πριν (όχι την προηγούμενη ώρα), έτσι οι πιθανότητες είναι ότι τουλάχιστον κάποιοι από τους συμμετέχοντες θα έχουν χρόνο να το κοιτάξουν και να χωνέψουν.
Και αν θέλετε οι άνθρωποι να φέρουν ιδέες στη συνάντηση - πείτε τους.
3. Ορίστε μια ατζέντα
Εάν διοργανώνετε τη συνάντηση, πρέπει να ορίσετε την ημερήσια διάταξη. Εάν ξεκινήσετε τη συνεδρίαση λέγοντας: "Είμαστε εδώ για να συζητήσουμε τη στρατηγική των κοινωνικών μέσων ενημέρωσης. Ποιος έχει ιδέες; "- λοιπόν, ζητάτε χάος.
Αντ 'αυτού, διαγράψτε - ή γράψτε σε μια λευκή σανίδα ή πίνακα - τα θέματα που σχεδιάζετε για να συζητήσετε την ομάδα, με τη σειρά που θέλετε να τα καλύψετε. Για παράδειγμα, η ατζέντα σας μπορεί να είναι:
Όταν όλοι γνωρίζουν το σχέδιο, είναι πιο πιθανό να μείνουν στο θέμα. Επιπλέον, η ατζέντα σας δίνει μια δομή για να επιστρέψετε: εάν η συζήτηση ξεφύγει από το θέμα ή από τους πάγκους, μπορείτε να θυμίσετε σε όλους τους ανθρώπους τι πρέπει να συζητάτε.
4. Πείτε στους ανθρώπους τους στόχους
Οι στόχοι δεν είναι ίδιοι με ένα πρόγραμμα δράσης. Μια ατζέντα είναι αυτό για το οποίο θα μιλήσετε. Οι στόχοι είναι αυτό που θέλετε να πετύχετε ή οι στόχοι για τη συνάντηση: αποφάσεις που πρέπει να γίνουν στο τραπέζι, τα επόμενα βήματα που πρέπει να συμφωνηθούν.
Για παράδειγμα, οι στόχοι για την παραπάνω υποθετική συνάντηση μπορεί να είναι:
5. Δεν εκπλήξεις: "Προ-πωλούν" τις μεγάλες ιδέες σας
Εάν παρουσιάζετε ένα μεγάλο σχέδιο ή μια σύσταση, είναι πάντοτε προς όφελός σας να γνωρίζετε πώς οι άνθρωποι στο δωμάτιο πρόκειται να αντιδράσουν. Ποιος είναι πιθανό να σας υποστηρίξει; Ποιος είναι πιθανό να σας προκαλέσει και ποιες είναι οι αντιρρήσεις που είναι πιθανό να προκαλέσουν;
Πριν από τη συνάντηση, προσδιορίστε τους βασικούς ανθρώπους των οποίων η γνώμη έχει σημασία και μοιραστείτε το σχέδιο ή τη σύστασή σας μαζί τους ένα προς ένα. Ζητήστε εισροή. "Πουλήστε" την ιδέα σας πριν από τη μεγάλη συνάντηση. Σημειώστε τις ανησυχίες που θέτουν και προσαρμόστε τον τρόπο με τον οποίο παρουσιάζετε το σχέδιό σας για να αντιμετωπίσετε αυτές τις ανησυχίες.
Ο Αντιπρόεδρος Οικονομικών πιστεύει ότι το σχέδιο εκτόξευσής σας θα κοστίσει πάρα πολύ; Βεβαιωθείτε ότι έχετε εκπονήσει μια εκτίμηση του προϋπολογισμού και ανακαλύψτε το κόστος άλλων εκτοξεύσεων ώστε να μπορέσετε να τοποθετήσετε τον προτεινόμενο προϋπολογισμό σας σε προοπτική. Με αυτόν τον τρόπο, η συζήτηση δεν θα αποκεφαλισθεί όταν λέει ότι το σχέδιό σας "ακούγεται ακριβά".
Από την άλλη πλευρά, αν ο καθένας αγαπά την συνιστώσα των μέσων κοινωνικής δικτύωσης του σχεδίου σας - μεγάλη. Μην χάσετε 20 λεπτά για να δικαιολογήσετε γιατί τα κοινωνικά μέσα είναι σημαντικά, απλά πηδήξτε στις λεπτομέρειες του πραγματικού σας σχεδίου ή επικεντρώστε την προσοχή της ομάδας σε άλλους τομείς όπου έχετε λάβει αποφάσεις.
Εάν οργανώσετε τον εαυτό σας μπροστά από το χρόνο, έχετε την κατάλληλη ομάδα μαζί και αποφύγετε τις εκπλήξεις, θα δημιουργήσετε τον εαυτό σας για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το χρόνο της ομάδας μαζί. Επιπλέον, είστε σίγουροι ότι θα εντυπωσιάσετε όλους στο δωμάτιο με την ετοιμότητά σας και θα έχετε την ευκαιρία να λάμψει ως ηγέτης.
