Οι περισσότεροι επιχειρηματίες βλέπουν την επιχείρησή τους με λάθος τρόπο. Σκλάβοι μακριά για πολλές ώρες, κάνοντας τα πάντα για να κάνουν κάθε λεπτομέρεια της επιχείρησης να τρέξει ακριβώς.
Όμως, η σκλαβιά δεν είναι ίσως ο λόγος για τον οποίο ξεκινήσατε την επιχείρησή σας-ούτε είναι και ο τρόπος με τον οποίο πρέπει να λειτουργεί μια εταιρεία. Αντί να εργάζεστε για την επιχείρησή σας, η επιχείρησή σας πρέπει να εργάζεται για εσάς . Στην πραγματικότητα, θα πρέπει να μπορεί να τρέχει χωρίς εσένα. Όχι γιατί δεν χρειάζεστε - αλλά για να μπορείτε να περάσετε το χρόνο σας αυξανόμενος την επιχείρηση αντί να είστε παγιδευμένοι σε όλες τις μικρές λεπτομέρειες.
Έτσι, πώς δημιουργείτε μια επιχείρηση που λειτουργεί για σας; Η απάντηση είναι να απασχολούν προγραμματισμό και συστήματα.
Ξεκινήστε με ένα σχέδιο
Το πρώτο βήμα είναι να ξεκινήσετε με ένα όραμα για το τι θέλετε να επιτύχει τελικά η επιχείρησή σας. Συγκεκριμένα, απαντήστε σε βασικές ερωτήσεις όπως:
Η απάντηση σε αυτές τις ερωτήσεις σάς αναγκάζει να σκεφτείτε για το μακροπρόθεσμο στόχο σας και σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα δράσιμο σχέδιο που θα σας βοηθήσει να φτάσετε εκεί.
Μόλις έχετε αυτόν τον στόχο στη θέση του (ο οποίος είναι συχνά χρόνια στο μέλλον), πρέπει να υπολογίσετε το ετήσιο σχέδιο σας - αυτό που πρέπει να ολοκληρώσετε φέτος για να σημειώσετε πρόοδο. Για παράδειγμα, σκεφτείτε ποια νέα προϊόντα ή υπηρεσίες θα πρέπει να αναπτύξετε κατά το επόμενο έτος. Τι νέες μισθώσεις πρέπει να κάνετε; Πόσους νέους πελάτες πρέπει να αποκτήσετε;
Ένας από τους πελάτες μου ήρθε σε μένα πριν από οκτώ χρόνια ως μια επιχείρηση outsourcing μικρών επιχειρησιακών διαδικασιών με έσοδα λίγο παραπάνω από $ 100.000. Κάναμε αυτή την ακριβή άσκηση για να καθορίσουμε πού ήθελε η επιχείρηση να είναι σε 10 χρόνια και τι έπρεπε να κάνει το επόμενο έτος για να αρχίσει να σημειώνει πρόοδο. Σήμερα, η επιχείρησή του παράγει ετήσια έσοδα ύψους 150 εκατομμυρίων δολαρίων και απασχολεί περισσότερους από 2.000 υπαλλήλους. Ναι, αυτό λειτουργεί πραγματικά!
Δημιουργία Συστημάτων
Ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που θα χρειαστεί να κάνετε φέτος, και κάθε χρόνο, είναι η δημιουργία συστημάτων. Ενώ οι περισσότεροι άνθρωποι σκέφτονται τα "συστήματα" ως εξελιγμένες διαδικασίες που τυπικά απαιτούν λογισμικό, είναι στην πραγματικότητα μόνο διαδικασίες ή διαδικασίες για την ολοκλήρωση μιας εργασίας, τεκμηριωμένες έτσι ώστε η εργασία μπορεί να γίνει μεθοδικά.
Για παράδειγμα, σκεφτείτε πώς θα πρέπει να χειρίζεται η εταιρεία σας εισερχόμενες τηλεφωνικές κλήσεις. Πιθανότατα γνωρίζετε πώς θα θέλατε να απαντήσετε σε κάθε κλήση, αλλά ένα τεκμηριωμένο σύστημα θα μπορούσε να αντιμετωπίσει:
Μόλις έχετε εγκατεστημένα συστήματα για μια διαδικασία στην επιχείρησή σας, μπορεί να ολοκληρωθεί χωρίς εσάς. Όλοι οι υπάλληλοί σας θα ξέρουν ακριβώς τι πρέπει να κάνουν και η εκπαίδευση νέων υπαλλήλων θα είναι ένα κομμάτι κέικ σε σύγκριση με την εξήγηση όλων των στοιχείων κάθε φορά.
Ξεκινήστε αναγνωρίζοντας τα συστήματα που πρέπει πρώτα να οικοδομήσετε. Για να το κάνετε αυτό, σκεφτείτε πού βρίσκεται η εταιρεία σας με τα περισσότερα προβλήματα, όπου γίνονται τα σφάλματα που γίνονται πιο συχνά ή όπου βρίσκετε ότι ξοδεύετε πολύ χρόνο. Τα συστήματα θα σας βοηθήσουν να λύσετε αυτά τα επανεμφανιζόμενα προβλήματα και, συνεπώς, να ελευθερώσετε το χρόνο σας.
Με την πάροδο του χρόνου, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα σύστημα για κάθε διαδικασία που συμβαίνει στην επιχείρησή σας που εκτελείται συχνά και ότι, αν ολοκληρωθεί με έναν προβλέψιμο, συνεπή τρόπο, θα αυξήσει την αξία και τα κέρδη της επιχείρησής σας.
Ρυθμίστε την ώρα προγραμματισμού
Το μεγάλο πρόβλημα "κοτόπουλο και αυγό" εδώ είναι ότι χρειάζεται χρόνος για το σχεδιασμό και τη δημιουργία συστημάτων, ο χρόνος που οι περισσότεροι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων δαπανούν σήμερα για τη διατήρηση των καθημερινών δραστηριοτήτων των επιχειρήσεων τους. Η λύση είναι απλά να αναγκάσετε τον εαυτό σας να αφήσετε 15 λεπτά κάθε μέρα για να επιστρέψετε και να τεκμηριώσετε τα συστήματά σας. Μέχρι το τέλος του μόλις ενός μήνα, θα δείτε την επιχείρησή σας να λειτουργεί πιο ομαλά. Θα αρχίσει να λειτουργεί για σας. Και αυτός είναι ο τρόπος που πρέπει να είναι.
Ο Yogi Berra είπε κάποτε: «αν δεν ξέρετε πού πηγαίνετε, πιθανότατα δεν θα φτάσετε εκεί». Αυτό είναι εξαιρετικά αληθινό, ιδιαίτερα για την επιχείρησή σας. Έτσι, υπολογίστε πού θέλετε να πάει η επιχείρησή σας και να δημιουργήσετε το σχέδιό σας για να φτάσετε εκεί. Κατά μήκος του δρόμου, οικοδομήστε όλο και περισσότερα συστήματα, τα οποία θα σας επιτρέψουν να περάσετε το χρόνο σας αναπτύσσοντας την επιχείρηση, ενώ οι εργαζόμενοί σας θα χειρίζονται με προσοχή τις καθημερινές λειτουργίες.
