Όπως όλοι πιθανότατα γνωρίζετε από τώρα, είμαι ένας τεράστιος geek ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είτε θέλετε να μάθετε πώς μπορείτε να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας, να τα ξεκαθαρίσετε το Σαββατοκύριακο, είτε να περάσετε καθαρά την άνοιξη, είμαι ο γαλαζοπράσινος σας. Αλλά υπάρχει ένα πράγμα για το οποίο δεν έχουμε μιλήσει ακόμα: Πώς να αντιμετωπίσετε μεμονωμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθώς αυτά έρχονται.
Εδώ είναι η σέσουλα. Ο καλύτερος τρόπος για να ελέγξετε τα εισερχόμενά σας είναι να αποφασίσετε τι πρέπει να κάνετε με κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την πρώτη φορά που την βλέπετε, αντί να ρίχνετε μια ματιά σε αυτήν και υποσχόμενη να την αντιμετωπίσετε αργότερα. Αυτό έχει δύο πλεονεκτήματα: Εξασφαλίζει ότι τα εισερχόμενά σας δεν θα μετατραπούν σε ένα γεμάτο χάος στην πρώτη θέση, και σας εξοικονομεί χρόνο μη έχοντας να κοιτάξετε το ίδιο email περισσότερες από μία φορές.
Ακούγεται σκληρό, αλλά δεν είναι - χρειάζεται λίγο προγραμματισμό και μερικές απλές ερωτήσεις. Ας αρχίσουμε.
Επιλέξτε χρόνο
Πρώτα απ 'όλα, αν η δουλειά σας δεν απαιτεί να ανταποκρίνεται άμεσα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σας συνιστώ να περάσετε όλο το νέο σας ταχυδρομείο σε λίγες ώρες κάθε μέρα. Αυτή τη φορά μπορεί να είναι διαφορετική κάθε μέρα, πρέπει απλώς να είναι σκόπιμη: Για παράδειγμα, σήμερα θα αφήσω κατά μέρος από τις 9-10 π.μ. για να περάσω από τα εισερχόμενά μου, τότε θα τα δούμε ξανά από 4-5. Εν τω μεταξύ, θα ανιχνεύσω σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά θα αγνοήσω τα υπόλοιπα.
Ξέρω ότι αυτό είναι δύσκολο να γίνει (και ναι, ήμουν γνωστός για να κάνω κλικ σε ένα GIF που πηγαίνει γύρω!), Αλλά αν τηρήσετε αυτό το πρόγραμμα, θα διαπιστώσετε ότι περνώντας από τα εισερχόμενά σας είναι πολύ λιγότερο συντριπτική. Για να μην αναφέρουμε, θα έχετε μεγάλα κομμάτια χρόνου για να φτάσετε πραγματικά στην πραγματική δουλειά.
Ρωτήστε τον εαυτό σας αυτό
Το επόμενο βήμα είναι να περάσετε από τα εισερχόμενά σας, να διαβάσετε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ένα προς ένα και να αναρωτηθείτε τον γρήγορο κατάλογο ερωτήσεων για κάθε μήνυμα:
1. Χρειάστηκε να λάβω αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;
Ξέρω ότι ακούγεται σαν σπασμένο ρεκόρ, αλλά πρέπει να το ρωτάς αυτό κάθε φορά. Είναι μια καλή υπενθύμιση για να καταργήσετε την εγγραφή σας, να φιλτράρετε και να αφαιρέσετε τον εαυτό σας από λίστες και ενημερωτικά δελτία που δεν χρειάζεστε. Η περικοπή στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι πάντα μια νίκη στο βιβλίο μου.
2. Πρέπει να απαντήσω καθόλου αυτό;
Παραδόξως, η απάντηση δεν είναι πάντοτε ναι. Εάν πρόκειται για ένα ενημερωτικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ομάδας που δεν απαιτεί την απάντησή σας, διαβάστε το, λάβετε υπόψη οποιαδήποτε χρήσιμη πληροφορία, στη συνέχεια αρχειοθετήστε ή αρχειοθετήστε το.
3. Είμαι ο σωστός άνθρωπος για να ασχοληθώ με αυτό, ή πρέπει να το παραδώσω;
Κατά παρόμοιο τρόπο, θυμηθείτε ότι δεν χρειάζεται να μεταφέρετε το βάρος να κάνετε ό, τι ζητήσατε από εσάς. Ξέρετε τι εννοώ: Αυτοί οι αριθμοί που χρησιμοποιούσατε για να τραβήξετε μέχρι να μισθώσουν έναν κατώτερο αναλυτή, αλλά ότι το αφεντικό σας συνεχίζει να σας ζητάει αντ 'αυτού, τον προγραμματισμό ταξιδιών που θα έπρεπε πραγματικά να περάσει από ένα διαφορετικό τμήμα, τον αριθμό τραγάνων που σας ζητείται να κάνετε αν και δεν είναι στην περιγραφή της δουλειάς σας. Εκμεταλλευτείτε αυτές τις περιφερειακές εργασίες στο σωστό άτομο και όχι μόνο θα καθαρίσετε τα εισερχόμενά σας, θα αφήσετε περισσότερο χρόνο για να κάνετε την κύρια εργασία σας.
4. Χρειάζομαι πληροφορίες από κάποιον άλλο για να απαντήσω;
Αν η απάντηση είναι ναι, ρωτήστε το άτομο για τις πληροφορίες τώρα, ώστε να μπορείτε να μετακινήσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την πλάκα σας. Μπορεί να θέλετε να απαντήσετε αφήνοντας στον αποστολέα να γνωρίζει ότι εργάζεστε σε αυτό και να κάνετε μια σημείωση για να κάνετε check in με το άτομο που περιμένετε σε λίγες μέρες. Εν τω μεταξύ, αρχειοθετήστε το email ή χρησιμοποιήστε το Boomerang για να το επαναφέρετε στα εισερχόμενά σας την κατάλληλη στιγμή.
5. Μπορώ να απαντήσω στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βρίσκεται τώρα σε λιγότερο από 5 λεπτά;
Αυτό είναι όπου οι περισσότεροι άνθρωποι ταξίδι επάνω. Ένας καλός αριθμός μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν απαιτούν πρόσθετες πληροφορίες από εσάς ή από οποιονδήποτε άλλο και μπορούν να απαντηθούν αρκετά γρήγορα. Αν συμβαίνει αυτό, απαντήστε αμέσως στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. αυτό θα σας εξοικονομήσει το χρόνο της επανάγνωσης, επεξεργασίας και σκέψης για μια δεύτερη φορά. Μπόνους: Όσο πιο γρήγορα απαντάτε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τόσο πιο αποδεκτή είναι μια πολύ σύντομη απάντηση.
6. Είναι επείγον;
Το επείγον είναι δυστυχώς από τα χέρια σας, οπότε αν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι επείγον, αποφασίστε εάν θέλετε να το αντιμετωπίσετε αμέσως ή να το φροντίσετε όταν ολοκληρώσετε την εκκαθάριση των εισερχομένων. Εμπιστεύομαι για το τελευταίο, δεδομένου ότι θα σπάσει το χτύπημά σας λίγο εάν αλλάξετε από το να περάσετε μερικά λεπτά σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να σκάψετε σε ένα μόνο ζήτημα.
Ασχολείστε με τους υπόλοιπους όρους
Τι γίνεται με τα υπόλοιπα; Αν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρειάζεται περισσότερο από πέντε λεπτά απάντησης και δεν είναι επείγον, αποφασίστε πότε θα είναι ο καλύτερος χρόνος για να το αντιμετωπίσετε.
Συνήθως αντιμετωπίζω τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτούν μακρά γραπτή απάντηση στο τέλος της σάρωσης των εισερχομένων μου. Ή, αν έχω μια κουραστική μέρα, εγώ Boomerang τους σε μια μέρα που νομίζω ότι θα έχουν περισσότερο χρόνο. Για τα μηνύματα που απαιτούν περισσότερη δουλειά (βάζοντας μια μακέτα, κάνοντας κάποια κούρσα του αριθμού του Excel), έβαλα αυτά τα καθήκοντα στη λίστα υποχρεώσεων μου και τα σχεδίασα για ένα μη αποκλεισμένο ηλεκτρονικό μπλοκ χρόνου στο πρόγραμμα μου.
Pro Συμβουλή: Για να γίνει αυτή η διαδικασία ακόμα πιο γρήγορα, ρυθμίστε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο έτσι ώστε μόλις μοιραστείτε ένα email και κατατεθεί ή διαγραφεί, θα μεταφερθείτε απευθείας στην επόμενη στα εισερχόμενά σας αντί να επιστρέψετε στο τη λίστα των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. (Για το Gmail, μπορείτε να το κάνετε αυτό μέσω της επιλογής αυτόματης εκκίνησης στα Εργαστήρια Google.) Αυτό θα διασφαλίσει ότι θα περάσετε από όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας αντί να ξοδέψετε χρόνο αποφασίζοντας ποιο μήνυμα θα δώσετε προσοχή στο επόμενο!
