Ως κάποιος που ανησυχεί για την τυχαία προσβολή προσώπων, τείνω να ξεπεράσω το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο-ειδικά όταν δίνω σχόλια.
Χρησιμοποιώ υπερβολικά θαυμαστικά, θέτω την εποικοδομητική κριτική μου υπό μορφή ερωτήσεων («Νομίζω ότι αυτή η έκθεση θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει κάποια οπτικά σχήματα») και πάντα να ρωτήσω αν προτιμούν να συναντηθούν μόνο για να συζητήσουν περαιτέρω.
Μερικές φορές θα ξαναδιαβάσω τα μηνύματα που έστειλα και θα έκανα το χτύπημα - τα θαυμαστικά που αισθάνθηκαν τόσο φιλικά όταν έγραψα την απάντησή μου τώρα μοιάζουν με ότι είμαι ανυπόμονα εμμονή με οπτικά μέσα στις παρουσιάσεις.
Ενώ ξέρω ότι πρέπει να καλέσω κάποιες φορές αυτές τις συνήθειες, έχω διαβάσει πρόσφατα κάτι που με έκανε να χαμογελάσω. Αποδεικνύει ότι όλη μου η ζεστασιά και ασαφής είναι πραγματικά μου δίνει ένα πόδι-επάνω.
Σύμφωνα με ένα πρόσφατο άρθρο σχετικά με την Ήρεμη Επανάσταση με τίτλο "7 τρόποι χρήσης ασύρματης επικοινωνίας", αυτές είναι μόνο μερικές από τις τεχνικές των ανθρώπων που έχουν μεγαλύτερη επιρροή και επιτυχία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Βασικά, λέει, οι άνθρωποι που αντιμετωπίζουν πιο ταπεινές, αλλιώς γνωστοί ως "αδύναμοι επικοινωνοί", τείνουν να εμπνέουν εμπιστοσύνη και να οικοδομούν ισχυρότερες σχέσεις.
Και το αντίθετο ισχύει και για εσάς - όταν φράζετε ερωτήσεις ως παραγγελίες, χρησιμοποιείτε μόνο περιόδους και μιλάτε με υπερβολική εξουσία στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, είναι λιγότερο πιθανό να πάρετε μια καλή απάντηση (ή μια απάντηση καθόλου). Λέει QR ιδρυτής και συγγραφέας του άρθρου, Susan Cain:
Βράζει κάτω από αυτή την ιδέα: Όταν οι άνθρωποι σκέφτονται ότι προσπαθείτε να τους επηρεάσετε, έβαλαν την φρουρά τους επάνω. Αλλά όταν αισθάνονται ότι προσπαθείτε να τους βοηθήσετε, να μιμηθείτε το δρόμο σας προς τη σωστή απάντηση ή να είστε ειλικρινείς για τις δικές σας ατέλειες, σας ανοίγουν. Ακούν τι πρέπει να πείτε.
Τι σημαίνει αυτό? Αυτό που είναι λιγότερο επίσημο, λιγότερο σίγουρο και πιο συναισθηματικό στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας δεν είναι τόσο κακό - στην πραγματικότητα, λέει ο Cain επικαλούμενος την έρευνα του συγγραφέα Adam Grant, "οι αδύναμοι επικοινωνοί επιφέρουν 68% περισσότερα έσοδα".
Προφανώς, η ανάγνωση όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε με το emojis, όλα τα καπάκια και τα ερωτηματικά για να εκφράσετε σωστά τα συναισθήματά σας, πιθανότατα θα σας κάνουν να συναντήσετε ως αντιεπαγγελματική, αβέβαιη και ακόμη και ακατάλληλη σε ορισμένες περιπτώσεις. Αλλά άλλες φορές, θα μπορούσε να κάνει όλη τη διαφορά.
Ίσως αυτό σημαίνει να ζητάτε την έγκριση κάποιου πριν να πετάξετε μια άλλη αποστολή με τον τρόπο: Λειτουργεί αυτό για σας; Ευχαριστημένοι για να συζητήσουμε πώς να χωρίσουμε το έργο μεταξύ μας! αντί να χρειάζομαι τις σημειώσεις σας μέχρι την Παρασκευή.
Ή κάνοντας μια στιγμή να κάνετε τα αιτήματά σας να ακούγονται από τον άνθρωπο - για παράδειγμα λέγοντας: Θα μπορούσατε να μου πάρετε με σκέψεις; αντί να συμβουλεύετε.
Ή ακόμα και απλά υπογράφετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μακριά με "Ευχαριστίες!" Ή "Έχετε ένα υπέροχο Σαββατοκύριακο!" Αντί για το πιο επίσημο "Καλύτερο".
Ακριβώς όπως εσείς δεν θα μιλήσετε με τους συναδέλφους σας αυτοπροσώπως με έναν εξαιρετικά κλειδωμένο, επίσημο τρόπο, δεν θέλετε να συναντήσετε το κρύο με email. Επειδή εάν θέλετε οι άνθρωποι να ανταποκριθούν, πρέπει να τους δώσετε έναν καλό λόγο - και κάποιος που είναι φιλικός και μερικές φορές ευάλωτος είναι τελικά πολύ πιο πιθανό να κερδίσει σεβασμό από κάποιον που δεν ανοίγει καθόλου.
Θέλετε να μάθετε τι άλλο πραγματικά γελοιοποιεί τους συναδέλφους σας; Έχουμε συντάξει όλες τις συμβουλές εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειάζεστε για να εξασφαλίσετε ότι όλοι διαβάζουν πραγματικά (και ανταποκρίνονται) στα μηνύματά σας.
