Αν είμαστε ειλικρινείς με τον εαυτό μας, πιθανότατα όλοι έχουμε κάτι στη λίστα των εργασιών μας που δεν γίνεται.
Δεν είναι επειδή είμαστε τεμπέληδες, ανίκανοι ή μη παραγωγικοί - όταν ο φόρτος εργασίας είναι υψηλός, κάποια πράγματα πρέπει να έχουν προτεραιότητα έναντι των άλλων.
Η πραγματικότητα αυτού του γεγονότος με χτύπησε πολύ σκληρά όταν απομακρύνθηκα από το ρόλο της διοίκησης και επέστρεψα σε αυτό που ονομάζεται HR ως θέση "μεμονωμένου συνεισφέροντα". Ξαφνικά, αντί να επιβλέπουμε μια ομάδα ανθρώπων που είχαν λίστες με to-dos, είχα τη δική μου λίστα έργων που γρήγορα ξέφυγαν από τον έλεγχο.
Ήταν τότε που ο προϊστάμενός μου με ρώτησε μια πολύτιμη ερώτηση - μία που δεν είχα ποτέ σκεφτεί να ρωτήσω τις άμεσες αναφορές μου: "Τι δεν κάνεις;"
Δεν αντιμετώπισε ως κατηγορητήριο, αλλά από τόπο πραγματικής ανησυχίας. Λοιπόν, του είπα τι είχα μπει στο κάτω μέρος της λίστας μου και γιατί. Τότε, ήταν σε θέση να με βοηθήσει να επαναπροσδιορίσω τις προτεραιότητές μου έτσι ώστε να ταιριάζουν καλύτερα με αυτό που θεωρούσε σημαντικότερο και να πάρει τους πόρους που χρειαζόμουν για να προχωρήσω με τα καθήκοντα που είχαν κολλήσει.
Τώρα, είμαι πεπεισμένος ότι είναι ένα από τα πιο σημαντικά ερωτήματα που μπορείτε, ως διευθυντής, να ρωτήσετε τους υπαλλήλους σας. Εδώ γιατί.
Θα είστε σε θέση να βλέπετε (και να διορθώσετε) τα φουσκωτά
Μόλις έχετε ορατότητα σε αυτό που δεν γίνεται, η φυσική ερώτηση παρακολούθησης είναι: "Γιατί;" Θα μπορέσετε αμέσως να καταλάβετε πού βρίσκονται τα σημεία συμφόρησης.
Για παράδειγμα, ίσως ο υπάλληλός σας σας έχει περιμένει για εισροή ή συμβουλή, αλλά δεν κατάφερε να σας βοηθήσει λόγω του μαρμελάδας σας. Ή, ίσως χρειάζεται έναν πόρο από άλλο τμήμα, αλλά κανείς δεν θα εκπληρώσει το αίτημα. Όποια και αν είναι η αιτία, θα είστε σε θέση είτε να παράσχετε ό, τι χρειάζεστε μόνοι σας είτε να χρησιμοποιήσετε την επιρροή των διευθυντικών στελεχών σας για να βοηθήσετε να αποκτήσετε τους σωστούς πόρους.
Θα έχετε την ευκαιρία να αναθεωρήσετε τις εργασίες
Ως διευθυντής, δεν γνωρίζετε πάντα (ή τουλάχιστον να θυμάστε) όλα όσα υπάρχουν στις πλάκες των υπαλλήλων σας. Και αυτό είναι συνήθως ΟΚ-εκτός και αν οι υπάλληλοί σας έχουν ανατεθεί καθήκοντα που πρέπει να μεταβιβαστούν αλλού ή, καλά, δεν έχουν γίνει καθόλου.
Με τον έλεγχο του τι δεν γίνεται, θα έχετε επίσης την ευκαιρία να επανεξετάσετε τι είναι στις λίστες υποχρεώσεων των υπαλλήλων σας. Ίσως ένα άλλο τμήμα ζήτησε μια λεπτομερή αναφορά από ένα μέλος της ομάδας ή κάποιος άλλος διευθυντής στο τμήμα σας έχει κάποιον που εργάζεται σε καθήκοντα που δεν σχετίζονται με την κύρια εστίασή σας - αλλά δεν το γνωρίζατε.
Εάν τους προκαλέσει να χτυπήσουν άλλες προτεραιότητες στη λίστα "Θα έρθω αργότερα", έχετε τώρα την ευκαιρία να την μεταβιβάσετε αλλού ή να την καταργήσετε πλήρως από τον κατάλογο υποχρεώσεων του υπαλλήλου σας, έτσι ώστε να μπορεί να επικεντρωθεί στην έργα που πραγματικά έχουν σημασία.
Θα είστε σε θέση να δώσετε συμβουλές "Μεγάλης Εικόνας"
Ανακαλύπτοντας τι δεν γίνεται, μπορείτε να βοηθήσετε τους υπαλλήλους σας να κατανοήσουν καλύτερα τους μεγάλους στόχους της εταιρείας. Βέβαια, ίσως η ομάδα σας το έχει σωστό και δίνουν σωστή προτεραιότητα στα πιο σημαντικά έργα - αλλά αν όχι, μπορείτε να εκμεταλλευτείτε την ευκαιρία για να βεβαιωθείτε ότι οι εργαζόμενοί σας καταλαβαίνουν τι χρειάζεται η προσοχή τους και τι μπορούν να περιμένουν αργότερα.
Αυτό θα τους βοηθήσει να αποκτήσουν μια καλύτερη ιδέα όχι μόνο για το τι πρέπει να κάνουν για να επιτύχουν ως μεμονωμένοι υπάλληλοι, αλλά και για το πώς το ρόλο τους εντάσσεται στη μεγάλη εικόνα της εταιρείας και της αποστολής της - που είναι ένα κρίσιμο στοιχείο για την τόνωση της ικανοποίησης των εργαζομένων.
Λάβετε υπόψη: Για να είναι επιτυχής αυτή η ερώτηση, πρέπει να προσεγγίσετε τους υπαλλήλους σας με πραγματική ανησυχία. Δεν πρόκειται για το τράβηγμα ενός παιχνιδιού εξουσίας και για την πρόσκρουσή του με ατελείωτες αναθέσεις - αν αυτή είναι η δική σας γωνία, είναι πιθανό να λάβετε ασαφείς απαντήσεις όπως: "Ω, προχωρώ για τα πάντα, πραγματικά" ή "Όλα είναι καλά".
Αν όμως οι υπάλληλοί σας πραγματικά έχουν εμπιστοσύνη, γνωρίζετε ότι δεν επιδιώκετε μόνο να καταργήσετε τις τιμωρίες και συνειδητοποιείτε ότι θέλετε να τους βοηθήσετε να καταλάβουν μια λύση, πιθανότατα θα είναι ειλικρινείς για το τι έχει πέσει στην άκρη του δρόμου. Και εσείς, ως διευθυντής, θα είστε σε θέση να έχετε καλύτερη αντίληψη στην πρόοδο, την ευτυχία και την παραγωγικότητα της ομάδας σας.
