Από τα στυλό μέχρι τα σνακ στα κουτσομπολιά των γραφείων - όταν κάθεστε πέντε μέτρα μακριά από τον συνάδελφό σας, μοιράζεστε τα πάντα είναι ένα cinch. Και όμως, για να συζητήσετε τις τελικές λεπτομέρειες μιας παρουσίασης που θα δώσετε μαζί σε 30 λεπτά, θα της στείλετε ένα email; Υπάρχει κάποιο πρόβλημα με αυτήν την εικόνα.
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, οι κλήσεις συνδιάσκεψης, τα ημερολόγια στο διαδίκτυο και οι εφαρμογές συνομιλίας μας βοηθούν να διατηρούμε επαφή και να παρακολουθούμε όταν είμαστε πολύ μακριά. Το εργαλείο, ωστόσο, είναι εξίσου αποτελεσματικό με το χέρι που το χειρίζεται. Γνωρίζοντας πότε να χρησιμοποιήσετε κάθε μια από τις εφαρμογές που έχετε στη διάθεσή σας και πώς μπορείτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο τους συχνά, κάνει τη διαφορά μεταξύ των ωρών που χάνουμε και των προϊόντων που αποστέλλονται.
Στο Blinkist, εργαζόμαστε για να καταστήσουμε την ανάγνωση και την εκμάθηση πιο αποτελεσματική, έτσι ώστε η εξορθολογισμός να είναι στο DNA μας. Όταν παρατηρήσαμε ότι η επικοινωνία ήταν αναποτελεσματική ακόμη και στη μικρή μας ομάδα, ξεκινήσαμε να υπολογίζουμε τι συνέβαινε και μας έδινε τη δουλειά μας. Διαπιστώσαμε ότι, βελτιστοποιώντας τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιούμε τα καθημερινά εργαλεία μας, θα μπορούσαμε να κάνουμε πολύ περισσότερα.
Παρακάτω, προσδιορίζουμε τα τέσσερα κοινά εργαλεία που πιθανώς εσφαλμένα χρησιμοποιείτε και πώς μπορείτε να διορθώσετε τη φόρμα σας.
1. Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
Το φλυαρία
Όσο πιο εύκολο είναι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, υπάρχουν πολλοί τρόποι να γίνει λάθος: χρησιμοποιώντας το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως μέσο για μια μακρά συζήτηση και για απαντήσεις μιας λέξης που θα μπορούσαν να διορθωθούν ή να μεταδοθούν αυτοπροσώπως, για εκκινητές. Και ως δελεαστικό, όπως είναι η χρήση της αλυσίδας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως χώρου για εκτεταμένη επιχειρηματολογία με την τεκμηρίωση, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι τόπος για κρίσιμες συζητήσεις γύρω από τις λεπτομέρειες του έργου. Αυτό που κάνετε σε κάθε μία από αυτές τις περιπτώσεις είναι η προσθήκη περιπλοκών και η καθυστέρηση στις δραστηριότητές σας και σε εκείνους των παραληπτών σας.
Το Fix
Για σημαντικές ή επείγουσες εργασίες, συναντήστε πρόσωπο με πρόσωπο ώστε να μπορέσετε να αντιμετωπίσετε τα προβλήματα και να πάρετε γρήγορα απαντήσεις. Με το να ζεις, δεν προστατεύεις μόνο το δικό σου χρόνο, βοηθάς και τους συναδέλφους σου. Αν όλοι γνωρίζουν ότι τα επείγοντα νέα δεν φθάνουν ποτέ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν υπάρχει κανένας λόγος για συνεχή ανανέωση των εισερχομένων και οι άνθρωποι μπορούν να επικεντρωθούν στο να κάνουν τα πράγματα αντί.
Σκεφτείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως τον τρόπο να ξεκινήσετε μια συζήτηση ή να ορίσετε μια ατζέντα, οπότε όταν καθίσετε με την ομάδα σας για να κάνετε τη μαγεία να συμβεί, μπορεί.
2. Κλήσεις διάσκεψης
Το φλυαρία
Οι τηλεφωνικές κλήσεις είναι όμορφοι - μπορείτε να τις κάνετε οποτεδήποτε, οπουδήποτε - αλλά επειδή μπορούν να αισθάνονται πιο casual από τις προσωπικές συναντήσεις, μπορούν επίσης να προκαλέσουν ζητήματα αποτελεσματικότητας.
Κατ 'αρχάς, επειδή αισθάνονται άτυπες, είναι εύκολο για πολλούς ανθρώπους να μπουν μέσα. Το αποτέλεσμα είναι ότι αντί να είναι σε θέση να παρακολουθήσουν κρίσιμες εργασίες μόνο μπορούν να κάνουν, η ομάδα σας είναι παγιδευμένη σε μια συνάντηση αμφίβολης χρησιμότητας.
Δεύτερον, είναι εύκολο να παραβλέψουμε ότι, αν και μπορεί να φαίνονται πιο περιστασιακοί, μπορούν να επιβαρύνουν πολύ ψυχικά. Οι τηλεφωνικές συνδιαλέξεις απαιτούν προετοιμασία και εντατική ακρόαση, η οποία παίρνει ένα μεγάλο δάγκωμα από την καθημερινή σας αναλογία εστίασης. Προγραμματίστε ένα πολύ νωρίς το πρωί και μπορεί να χυθεί η εστίασή σας για την ημέρα. Κάνετε μολύβι μετά από μερικές ώρες και θα αντιμετωπίσετε μια ημέρα που θα καθοριστεί από την πρόβλεψη της περιόδου εργασίας σας.
Το Fix
Καταρχάς, να θυμάστε ότι δεν πρέπει να προσκληθούν όλοι. Αντ 'αυτού, εμπλέξτε τους ανθρώπους που ενημερώνονται για το έργο και συνεισφέρουν αποφασιστικά. Έχετε ένα άτομο στη συνάντηση να σημειώνει και να μοιράζεται με την υπόλοιπη ομάδα, έτσι ώστε οι άλλοι να μπορούν να επικεντρωθούν στην εργασία.
Και θυμηθείτε να επιλέξετε τον χρόνο κλήσης με σύνεση. Όποτε είναι δυνατόν, μην προγραμματίζετε τις τηλεφωνικές κλήσεις το πρώτο πράγμα το πρωί ή αργά το βράδυ. Με εύρεση ενός χρονικού διαστήματος, θα προστατεύετε την εστίασή σας.
3. Συνομιλία
Το φλυαρία
Η ενδοεπιχειρησιακή συνομιλία, ειδικά για εταιρείες που βρίσκονται σε περισσότερα από ένα ορόφους ή σε διαφορετικές τοποθεσίες, είναι ένα πολύ χρήσιμο υποκατάστατο πρόσωπο με πρόσωπο: συμβαίνει σε πραγματικό χρόνο, επιτρέπει την άμεση μεταφορά αρχείων και διευκολύνει τον αυθορμητισμό. Αλλά όπως και με τις κλήσεις συνδιάσκεψης, οι αρετές της συζήτησης είναι και οι ατέλειές της.
Το κύριο πρόβλημα με το γραφείο συνομιλίας είναι ότι οι άνθρωποι αισθάνονται πιο ελεύθεροι να γράφουν τα ερωτήματα εκτός του μανικιού, επειδή δεν διακόπτουν τεχνικά - ο παραλήπτης μπορεί ακόμα να επιλέξει αν θα ανταποκριθεί ή όχι. Το πράγμα είναι ότι είμαστε αντιδραστικά πλάσματα και αισθανόμαστε ότι πρέπει να σταματήσουμε αυτό που κάνουμε και να παρακολουθήσουμε τους ανθρώπους που μας πινγκ. Παρόλο που η πρόθεσή σας να έρθετε σε επαφή μέσω της συνομιλίας πρέπει να είναι διακριτική, έχετε λίγο έλεγχο για το εάν η εργασία του συναδέλφου σας διακόπτεται. Εάν βλέπει μια ειδοποίηση μηνύματος, είναι πιθανό να κοιτάξει. Ακόμη και αν δεν ανταποκριθεί πλήρως, ένα μέρος της εστίασής της θα διοχετευθεί τώρα με την παρατήρηση ή την ερώτησή σας.
Το Fix
Σε γενικές γραμμές, η συνομιλία θα πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο για γρήγορες ερωτήσεις που σας εμποδίζουν να προχωρήσετε με την εργασία σας ή να ρυθμίσετε χρόνο με έναν συνάδελφο για να μιλήσετε μέσα από ένα μεγαλύτερο θέμα. Οτιδήποτε άλλο, βάλτε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να μην ενοχλείτε τους συναδέλφους σας.
Και αν είστε στο τέλος λήψης πολλών συνομιλιών; Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις ακριβώς όπως θα κάνατε για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Πολλές υπηρεσίες συνομιλίας επιτρέπουν επίσης σε έναν χρήστη να πάει "αόρατο", ο οποίος είναι ένας καλός τρόπος για να μείνετε εμπλεκόμενος (ιδιαίτερα εάν συμμετέχετε σε μια συνεχώς ενημερωμένη συνομιλία ομάδας) χωρίς να αισθάνεστε υποχρεωμένοι να απαντήσετε.
4. Ημερολόγια
Το φλυαρία
Η # 1 κακή χρήση των ανθρώπων με τα ημερολόγιά τους τα αντιμετωπίζει σαν λίστες υποχρεώσεων. Εάν ρίξετε μια ματιά στο ημερολόγιό σας και δείτε οτιδήποτε μοιάζει, "σηκώστε το γάλα" ή "προγραμματίστε ένα κούρεμα", ήρθε η ώρα να ξανασκεφτείτε το πώς το χρησιμοποιείτε.
Μια άλλη κατάχρηση ημερολογίου αποτυγχάνει να την χρησιμοποιήσει για να προστατεύσει το χρόνο σας, αντί να την οργανώσει απλώς. Όταν προσεγγίζετε μια πρόταση για ένα νέο έργο και το ημερολόγιό σας σας ενημερώνει ότι μπορείτε να τα τοποθετήσετε, θυμηθείτε ότι αυτό δεν σημαίνει απαραίτητα ότι πρέπει. Είναι σημαντικό να ρίξετε μια ματιά στους στόχους και τις αξίες σας πρώτα.
Το Fix
Στόχος είναι να διατηρήσετε το ημερολόγιό σας ιερό χώρο για συναντήσεις και εκδηλώσεις που είτε δεσμεύονται σε συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα είτε περιλαμβάνουν άτομα εκτός από εσάς. Μπορείτε να αρχίσετε να αλλάζετε τις πρακτικές του ημερολογίου σας με μια λίστα υποχρεώσεων για εργασίες όπως η κλήση του γιατρού σας ή η ανάληψη λουλουδιών. Η υπέρβαση των μικρών καθηκόντων είναι εξαιρετικά ικανοποιητική και, τοποθετώντας τους σε μια εύχρηστη λίστα, θα πάρουν ένα διαφορετικό χαρακτήρα - ένα που σας επιτρέπει να τις βλέπετε ως κατάλληλες μεταξύ σημαντικών γεγονότων και όχι να γίνονται γεγονότα για τον εαυτό τους.
Και μην ξεχνάτε να ευθυγραμμίζετε πάντα τις νέες ευκαιρίες με το ρόλο και τους στόχους σας. Οτιδήποτε δεν ταιριάζει με το εδώ και τώρα ή το επιθυμητό μέλλον σας δεν ανήκει στην καρτέλα (ή στο ημερολόγιό σας).
Με λίγα απλά τσιμπήματα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία που έχετε στη διάθεσή σας για να κάνετε περισσότερα. Μοιραστείτε αυτές τις συμβουλές γύρω από το γραφείο και ολόκληρο το χώρο εργασίας σας θα είναι πιο αποτελεσματικό πριν το ξέρτετε!
