Οι εθελοντές λαμβάνουν μεγάλη προσοχή για την καλή δουλειά τους σε όλο τον κόσμο, αλλά για να δημιουργήσουν αυτή τη βέλτιστη εθελοντική εμπειρία, πολλά πηγαίνουν πίσω από τη σκηνή. Είτε είστε αμειβόμενος υπάλληλος, ο οποίος είναι επιφορτισμένος με τη διαχείριση εθελοντών είτε με υπεύθυνο έργου για έναν οργανισμό στον τομέα, πρέπει να περιηγηθείτε σε διαφορετικές προσωπικότητες, δεξιότητες και προσδοκίες για να ολοκληρώσετε τη δουλειά.
Η διαχείριση των εθελοντών δεν είναι πολύ διαφορετική από τη διαχείριση του προσωπικού στο γραφείο, εκτός από μία μεγάλη διαφορά - οι εθελοντές είναι γενικά απλήρωτοι και μερικές φορές ακόμη και πληρώνουν για την εμπειρία. Και σε πολλές περιπτώσεις, οι προσδοκίες είναι υψηλές και δεν υπάρχουν πάντα σαφή παραδοτέα. Έτσι, πώς εξασφαλίζετε ότι οι εθελοντές αξιοποιούν στο έπακρο την εμπειρία τους και να κάνουν τη δουλειά τους; Εδώ είναι μερικές στρατηγικές που έχω χρησιμοποιήσει για να βεβαιωθείτε ότι τόσο οι διαχειριστές όσο και οι εθελοντές έχουν μια μεγάλη εμπειρία.
Να είστε ρεαλιστικοί σχετικά με το χρόνο
Η συζήτηση συνεχίζεται για τον αποτελεσματικότερο και πιο αποτελεσματικό χρόνο για τους εθελοντές να δεσμευτούν σε ένα έργο. Κάποιοι λένε ότι 3-6 εβδομάδες είναι επαρκείς και άλλοι ισχυρίζονται ότι 6 μήνες έως ένα χρόνο είναι ο καλύτερος χρόνος για να εξασφαλιστεί η εθελοντική ανάπτυξη και ο αντίκτυπος στο έδαφος. Λοιπόν, σκεφτείτε τι είναι καλύτερο για την οργάνωσή σας και επικοινωνήστε με το ρεαλιστικό χρονικό διάστημα για τον οργανισμό σας προτού φέρετε τους εθελοντές σας στο σκάφος.
Ζυγίζετε σοβαρά το κόστος και τα οφέλη των εθελοντών "περιστρεφόμενων θυρών" που βρίσκονται μέσα σε μια μέρα ή δύο. Αν δεν χρειάζεστε πραγματικά εργασία ή χρηματοδότηση ή εάν μπορούν πραγματικά να φέρουν πόρους στον οργανισμό σας, το "χτύπημα και τρέξιμο" στυλ εθελοντισμού σημαίνει ότι ο οργανισμός σας συχνά καταλήγει δίνοντας περισσότερα από ό, τι πρέπει για να φιλοξενήσει τους εθελοντές. Δεν είναι πάντα καλό για τους μακροπρόθεσμους στόχους ενός οργανισμού και σίγουρα προωθεί τον σκεπτικισμό στις τοπικές κοινότητες.
Προσανατολισμός σε νέο περιβάλλον
Όταν φτάνουν οι εθελοντές, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να φιλοξενήσετε έναν προσανατολισμό τόσο στον οργανισμό σας όσο και στον πολιτισμό στον οποίο θα εργαστείτε. (Θα εκπλαγείτε με το πόσοι άνθρωποι φτάνουν χωρίς βασικές γνώσεις στη χώρα.) Πολλοί οργανισμοί παραλείπουν αυτό το βήμα, αλλά οι προσανατολισμοί είναι κρίσιμοι - χρησιμεύουν ως βάση για τους εθελοντές και τους βοηθούν να κατανοούν τις καθημερινές λειτουργίες, τους στόχους της ομάδας και τι είναι αναμένεται από αυτούς.
Ως μέρος αυτής της διαδικασίας, μπορεί να είναι καλό να έχετε μια συνέντευξη εισόδου με κάθε εθελοντή, να μετρήσετε τα επίπεδα δεξιοτήτων τους και πώς μπορούν να είναι πιο αποτελεσματικά. Αυτός είναι και ο χρόνος για να διευκρινίσετε τις πολιτικές σας ως οργανισμό και βασικές λεπτομέρειες, όπως η πολιτική σας για την εμπιστευτικότητα και την υπεύθυνη χρήση των κοινωνικών μέσων ενημέρωσης. (Είναι εξαιρετικό για τους εθελοντές να χρησιμοποιούν τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για την ευαισθητοποίηση, αλλά είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες που οι εθελοντές αποκαλύπτουν στο διαδίκτυο δεν θέτουν σε κίνδυνο τον οργανισμό σας ή τις τοπικές κοινότητες.)
Ο περιεκτικός προσανατολισμός σας βοηθά να δημιουργήσετε μια κουλτούρα ανοιχτής επικοινωνίας από τη στιγμή της άφιξης, αφήνοντας τους εθελοντές σας να μάθουν ότι είστε εκεί για να ακούσετε εάν έχουν κάποιο ζήτημα ή εάν χρειάζονται διευκρίνιση. Για να διατηρήσετε αυτήν την κουλτούρα, δοκιμάστε να οργανώσετε εβδομαδιαίες εθελοντικές συναντήσεις για να μιλήσετε μέσω προσδοκιών και ζητημάτων ή να χρησιμοποιήσετε το χρόνο για τα γεύματα για να κάνετε check-in σχετικά με τη θερμοκρασία όπου βρίσκονται όλοι.
Διαχειριστείτε τις προσδοκίες τους
Ενώ εργαζόμουν στην Καμπότζη, κατάφερα μια ομάδα εθελοντών που μου είπαν στο μέσο της έρευνας μας: "Θέλουμε να χτίσουμε μια βιβλιοθήκη". Αυτό ήταν ένα περίεργο αίτημα, καθώς το χωριό ζήτησε αγροτικά εργαλεία και όχι ανάγνωση υλικών. Ήταν μια καλοπροαίρετη πρόταση, αλλά ποιος θα φροντίσει στην πραγματικότητα αυτή τη βιβλιοθήκη όταν φύγαμε - και με ένα χαμηλό ποσοστό αλφαβητισμού, ποιος θα διαβάσει πραγματικά τα βιβλία; Για να μην αναφέρουμε, αυτό δεν ήταν ο σκοπός μας στο έδαφος, ούτε η κοινότητα ήθελε μια βιβλιοθήκη.
Οι εθελοντές μπορούν να έρθουν με πολλές προσδοκίες: ότι ο οργανισμός σας θα πρέπει να τρέχει άψογα, να λειτουργεί ως δυτικός οργανισμός ή ότι πρέπει να κάνει κάτι περισσότερο ή διαφορετικό. Για να αποφύγετε τις συγκρούσεις που μπορούν να προκύψουν από αυτές τις προσδοκίες, πρέπει να είστε πολύ σαφείς σχετικά με το τι μπορείτε και τι δεν μπορείτε να παρέχετε, τους στόχους σας και ποιους δεν είστε και ποιους πόρους θα έχετε και δεν θα έχετε πρόσβαση. Όσο περισσότεροι εθελοντές καταλαβαίνουν για τον οργανισμό σας, τόσο περισσότερο θα είναι με τα έργα και τους στόχους σας.
Κατά παρόμοιο τρόπο, είναι σημαντικό να διαχειριστείτε τις προσδοκίες των εθελοντών σας σχετικά με το αποτέλεσμα του ταξιδιού τους: Κάνουν κάτι σπουδαίο, αλλά δεν πρόκειται να αλλάξουν τον κόσμο μια μέρα στην άλλη. Μερικές φορές φρέσκοι εθελοντές αποθαρρύνονται και απογοητεύονται όταν δεν βλέπουν άμεση αλλαγή και μπορούν να κατηγορήσουν γρήγορα τον οργανισμό υποδοχής ή τον εθελοντή διευθυντή. Με τον καθορισμό των προσδοκιών μπροστά, μπορείτε να τους βοηθήσετε να καταλάβουν ότι αυτό το έργο χρειάζεται χρόνο και ότι αποτελούν μέρος ενός πολύ μεγαλύτερου στόχου ή κίνησης συμβάλλοντας στον χρόνο τους.
Δημιουργήστε ένα σύστημα αξιολόγησης και λογοδοσίας
Ενώ οι θέσεις εθελοντισμού δεν είναι αμοιβές, είναι συχνά ένας αποβάθρα σε άλλες μη κερδοσκοπικές εργασίες, οπότε είναι σημαντικό να διασφαλίσετε ότι οι εθελοντές σας θα μάθουν και θα αναπτυχθούν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας. Ομοίως, παρόλο που δεν διαχειρίζεστε μισθωτούς εργαζόμενους, έχετε δουλειά για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία, οπότε πρέπει να δημιουργήσετε ένα σύστημα για να εξασφαλίσετε ότι οι εθελοντές θα ολοκληρώσουν το έργο που έχουν αναλάβει.
Όπως θα κάνατε σε ένα γραφείο, θα πρέπει να ορίσετε στόχους στόχους και προθεσμίες, να έχετε συναντήσεις παρακολούθησης και να έχετε ενδιάμεσους ελέγχους. Μπορεί επίσης να θελήσετε να υποθέσετε ότι οι εθελοντές υπογράφουν έναν κώδικα δεοντολογίας ή ένα έγγραφο που υπογραμμίζει τη δέσμευσή τους (πιο συμβολικό από το νόμιμο), ώστε να μπορείτε να τους υπενθυμίσετε τι θέλουν να κάνουν κατά την άφιξή τους.
Αν αντιμετωπίζετε προβλήματα με τους εθελοντές, μιλήστε απευθείας μαζί τους, όπως θα κάνατε με έναν υπάλληλο, και αν δεν υπάρξει αλλαγή, μιλήστε με τον χορηγό οργανισμό τους (συνήθως μια σχολική ή πρακτορείο τοποθέτησης). Αν αυτό δεν λειτουργήσει και χάνονται ο χρόνος και οι πόροι σας, έχετε σπάσει μια πολιτική ή απλά δεν τραβάτε το βάρος τους, τότε, ναι, μπορείτε να τους πυροβολήσετε. Αυτό είναι δύσκολο για πολλούς διευθυντές (επειδή ολόκληρη η ιδέα του εθελοντισμού είναι για να είναι ανιδιοτελής), αλλά υπάρχουν στιγμές που ένας εθελοντής κάνει περισσότερο κακό παρά καλό και δεν ωφελεί κανέναν.
Να είστε ειλικρινείς για την παρακολούθηση
Μεταξύ των δακρύων και των αγκαλιμάτων, οι εθελοντές λένε συχνά «υπόσχομαι να επιστρέψω, δεν θα σε ξεχάσω ποτέ», στην τοπική κοινότητα και το προσωπικό. Αλλά όσο κι αν μετακινηθούν από την εμπειρία, μπορεί να μην έχουν τους πόρους ή το χρόνο να επιστρέψουν όταν επιστρέψουν στην πατρίδα τους. Αυτό είναι εντάξει, αλλά να τους ενθαρρύνετε να είναι ρεαλιστές σχετικά με το τι μπορούν να κάνουν όταν φτάσουν στο σπίτι - είτε πρόκειται για την οργάνωση ενός μικρού έρανο, για μερικές συνομιλίες για να ενθαρρύνουν άλλους εθελοντές, ή τίποτα. Μπορεί να είναι καλό να αναπτύξετε ένα σχέδιο δράσης με ένα χρονοδιάγραμμα πριν από την αναχώρησή τους, οπότε και οι δύο ξέρετε τι να περιμένετε και μπορείτε να το ακολουθήσετε. Τούτου λεχθέντος, μπορείτε να ενθαρρύνετε τους εθελοντές να παραμείνουν εμπλεκόμενοι και συνδεδεμένοι με τη διατήρηση μιας λίστας listserv, Facebook group ή Twitter.
Και ως δευτερεύον σημείωμα, σιγουρευτείτε ότι είστε ειλικρινείς σχετικά με τη συνέχεια που μπορείτε να κάνετε για λογαριασμό των εθελοντών σας. Είναι υπέροχο να αναφέρετε ή να γράφετε συστατικές επιστολές για τους εθελοντές σας αν μπορείτε, αλλά εάν ο χρόνος σας δεν επιτρέπει να συστήσετε όλους (ή αν δεν είστε ικανοποιημένοι με αυτό), να είστε ειλικρινείς και να τους ενημερώσετε.
Το να προσφέρετε στους εθελοντές σας μια μεγάλη εμπειρία απαιτεί πολύ προγραμματισμό, παρακολούθηση και επικοινωνία. Να είστε πρακτικοί, προετοιμασμένοι και ειλικρινείς και τόσο η βάση εθελοντών σας όσο και η οργάνωση μπορούν να επωφεληθούν από το να κάνουν καλά.
