Είναι 8 π.μ. και είμαι σε αεροπλάνο-και ενώ θα ήθελα να χρησιμοποιήσω τις επόμενες ώρες για να προλάβω τον ύπνο μου, μόλις φτάσουμε τα 10.000 πόδια, επανεκκίνηση του υπολογιστή μου και βουτιά στη δουλειά της ημέρας. Δεν μπορώ να χάσω οποιαδήποτε στιγμή, όταν η ομάδα μου από τους εργαζόμενους στο σπίτι, τους πολεμιστές δρόμου και τους απομακρυσμένους κατοίκους γραφείων διασκορπίζεται γεωγραφικά σε 100 αγορές και σε δύο χώρες. Με την εικονική ομάδα μου που βασίζεται σε μένα για εγκρίσεις, εισροές και καθοδήγηση, δεν έχει σημασία ότι είμαστε διαχωρισμένοι από χιλιάδες μίλια - Έμαθα να προσαρμόσω το στυλ διαχείρισης για να διασφαλίσω ότι οι στόχοι μας πληρούνται.
Όχι, δεν είναι εύκολο να οδηγήσει μια ομάδα αυτή διασκορπισμένη, αλλά με την πάροδο του χρόνου, βρήκα μερικές λύσεις που λειτουργούν. Και αν διαχειρίζεστε ένα δικό σας εικονικό εργατικό δυναμικό, εδώ είναι μερικές πρακτικές συμβουλές για την επιτυχία του.
1. Προώθηση προσωπικών συνδέσεων
Όταν αποδέχεστε μια ηγετική θέση, αναλαμβάνετε επίσης το ρόλο του κίνητρο και της σύνδεσης. Έτσι, ακόμα και όταν το προσωπικό σας είναι γεωγραφικά διασκορπισμένο, είναι σημαντικό να καλλιεργηθεί ένα περιβάλλον ομάδας όπου οι υπάλληλοί σας αισθάνονται συνδεδεμένοι με σας - και μεταξύ τους. Η κουλτούρα της ομαδικής εργασίας προωθεί την υπευθυνότητα, την ευθύνη και την αίσθηση της υποστήριξης, παρά μια αποσυνδεδεμένη στάση «κάθε άνθρωπος για τον εαυτό του».
Για να προωθηθεί αυτή η αίσθηση ομαδικής εργασίας, αρχίζω με την ενθάρρυνση των υπαλλήλων μου να επικοινωνούν μεταξύ τους μέσω των κοινωνικών μέσων. Για παράδειγμα, προτείνω να τιτίζουν ένα άρθρο στο οποίο αναφέρθηκε κάποιος συνάδελφος, να ταχυδρομήσουν ένα χαιρετισμό για τις διακοπές σε μια σελίδα Facebook του συναδέλφου ή να συνδεθούν στο LinkedIn. Ενθαρρύνω τους ανθρώπους να παρακολουθήσουν μαθήματα συνεχούς εκπαίδευσης ως ομάδα. Και για να το ξεπεράσω, δεν απογοητεύω απολύτως τα γενέθλια.
2. Επικοινωνήστε συνεχώς
Δεδομένου ότι δεν μπορείτε να κάνετε swing από το γραφείο του υπαλλήλου σας για να μιλήσετε για ένα επερχόμενο έργο, είναι σημαντικό να διατηρήσετε όλες τις άλλες γραμμές επικοινωνίας ανοιχτές. Η διατήρηση συνεχούς διαλόγου μέσω τηλεφώνου, IM, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλων τεχνολογιών συμβάλλει στην ελαχιστοποίηση της κακής επικοινωνίας - η οποία συχνά μπορεί να οδηγήσει σε ανεπανόρθωτες προσδοκίες και αποτυχία στην επίτευξη ποιοτικών αποτελεσμάτων.
Για σημαντικές συνομιλίες σχετικά με τη στρατηγική ή συγκεκριμένα έργα, επιλέγω πάντα τις τηλεφωνικές κλήσεις. Στην πραγματικότητα, έχω μόνιμες εβδομαδιαίες κλήσεις με κάθε μία από τις άμεσες αναφορές μου για να συζητήσω τα θέματα που μπορεί να έχει. Για ομαδικές συναντήσεις, βασίζομαι σε τηλεδιάσκεψη (έχουμε και εβδομαδιαίες και τριμηνιαίες συναντήσεις Skype), οπότε η ομάδα μου παίρνει το πρόσωπο με το ένα το άλλο.
Φυσικά, ο συντονισμός των συνεδριάσεων και των διασκέψεων καλεί να εισαχθεί μια άλλη πρόκληση εξ ολοκλήρου: ζώνες ώρας. Για να ελαχιστοποιήσετε τη σύγχυση, επιλέξτε μια παγκόσμια ζώνη ώρας. Χρησιμοποιούμε την κεντρική ζώνη ώρας της έδρας της Dallas, έτσι ώστε κάθε φορά που αναφερόμαστε σε ένα χρονικό πλαίσιο, κανείς δεν αναρωτιέται: «Είναι αυτό το 4μμ το χρόνο ή ο χρόνος μου;»
3. Παρέχετε ανατροφοδότηση και αναγνώριση
Όταν ένα μεγάλο κομμάτι της επικοινωνίας σας γίνεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι εύκολο να αφήσετε τα μηνύματα να στέκονται στα εισερχόμενά σας, με το πρόσχημα ότι θα τα «φτάσετε αργότερα». Αυτό μπορεί να είναι απογοητευτικό για τους υπαλλήλους, αφού από τη στιγμή που ακούνε από εσάς, μπορεί να έχουν ήδη λάβει μια απάντηση ή να προχωρήσουν στο επόμενο μέρος του έργου τους. Για να αποφύγουμε αυτό το αντίγραφο ασφαλείας, προσπαθώ να παράσχω άμεση ανατροφοδότηση κατά την παράδοση του έργου.
Κατά παρόμοιο τρόπο, φροντίζω να αναγνωρίζω πάντα καλή δουλειά και να παράσχω εποικοδομητική κριτική σε πραγματικό χρόνο, όχι ημέρες ή μήνες αργότερα. Όταν δεν είστε τακτικά πρόσωπο με πρόσωπο, μπορεί να είναι εύκολο να αφήσετε τα πράγματα να γλιστρήσουν, αλλά για να εξασφαλίσετε θετική πρόοδο, θα πρέπει να παρέχετε αυτή τη συνεπή επικοινωνία.
Και αυτή η αναγνώριση δεν θα πρέπει να τελειώνει μαζί σας. Για να διασφαλίσω ότι η καλή δουλειά της ομάδας μου αναγνωρίζεται σε όλη την κατεύθυνση της αλυσίδας ηγεσίας, έχω ένα "highlight callout" στην ατζέντα μου όπου παρουσιάζω πρόσφατα επιτεύγματα στην εκτελεστική μας ομάδα. Παρόλο που οι υπάλληλοί μου δεν είναι παρόντες στο γραφείο, αυτό εξασφαλίζει ότι η δουλειά τους παραμένει ορατή.
4. Αγκαλιάστε τη δημιουργικότητα και την ευελιξία
Χωρίς τους συμπαίκτες τους να συνομιλούν με την ημέρα, οι απομακρυσμένοι υπάλληλοι τείνουν να αισθάνονται απομονωμένοι. Και αποδεικνύεται ότι αυτές οι συζητήσεις με τους συναδέλφους "ψυγείου νερού" είναι στην πραγματικότητα πολύ χρήσιμες - διπλασιάζονται ως αυτοσχέδιες συνεδρίες προβληματισμού που συχνά οδηγούν σε πολύτιμες και καινοτόμες ιδέες για την εταιρεία. Και όταν εργάζεστε από το σπίτι, οι αποσπάσεις της προσοχής - όπως το σκυλάκι δίπλα στο γάιδαρο ή ο θόρυβος από το πλυντήριο πιάτων - μπορούν να εμποδίσουν σοβαρά την ικανότητα ενός εργαζομένου να παράγει ποιοτική εργασία.
Για να ενθαρρύνετε την αποτελεσματικότητα και τις δημιουργικές ιδέες, εξετάστε το ενδεχόμενο να προσφέρετε στους υπαλλήλους σας μια εναλλακτική λύση γραφείου, όπως ένας χώρος συνεργασίας ή ένα επιχειρηματικό κέντρο Regus. Αυτό θα τους δώσει πρόσβαση σε ένα επαγγελματικό περιβάλλον εργασίας και ένα χώρο για αυθόρμητη δικτύωση - και οι δύο μπορούν να κάνουν τεράστια διαφορά στην παραγωγικότητα.
Αυτός ο τύπος χώρου εργασίας είναι ιδιαίτερα χρήσιμος για εργαζόμενους που περνούν πολύ χρόνο στο δρόμο. Εάν χρησιμοποιείτε αυτούς τους "πολεμιστές δρόμου", είναι σημαντικό να παρέχετε πρόσβαση σε επαγγελματικές υπηρεσίες όπως ιδιωτικό χώρο συσκέψεων, αξιόπιστο WiFi, εκτυπωτές και καφέ, ώστε να έχουν όλα τα εργαλεία που χρειάζονται για να κάνουν τη δουλειά, ανεξάρτητα από το ποια πόλη ή χώρα, επίσκεψη.
Και σίγουρα παροτρύνετε τους υπαλλήλους σας να συνεργάζονται και να συνεργάζονται με άλλους, ενώ εργάζονται από αυτούς τους εναλλακτικούς χώρους γραφείων. Θα αισθάνονται περισσότερο σαν ένα μέρος μιας ομάδας, μπορούν να αναποδογυρίζουν τις ιδέες από άλλους, και μπορεί ακόμη και να μάθουν για νέες επιχειρηματικές ευκαιρίες.
Το κλειδί για τη διαχείριση του σύγχρονου, κινητού εργατικού δυναμικού είναι να επικεντρωθεί στην καλλιέργεια της ομαδικής εργασίας, της δημιουργικότητας και, τελικά, της παραγωγικότητας. Με συνεχή (και ουσιαστική) επικοινωνία και τους σωστούς πόρους, μπορείτε να οδηγήσετε με επιτυχία την εικονική σας ομάδα στην επιτυχία. Και ας το παραδεχτούμε - αυτός ο τύπος ηγεσίας κινητής τηλεφωνίας είναι κάτι περισσότερο από εμάς θα πρέπει να αγκαλιάσουμε, πιο γρήγορα από ό, τι νομίζετε.
