Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, και μάλιστα πάρα πολύ από αυτό, θεωρήθηκε πραγματικό θέμα από τις δυνάμεις που βρισκόταν στην τελευταία θέση που δούλευα. Και, στην πραγματικότητα, η κατάσταση ήταν κάπως εκτός ελέγχου. Η αλήθεια ήταν ότι ποτέ δεν έλαβα τόσα πολλά μηνύματα στη ζωή μου, αλλά ως άτομο που είναι συνηθισμένο να προσαρμοστεί σε αυτό που δεν μπορώ να ελέγξω, ο πλήρης αριθμός που έστειλα και έλαβα κάθε μέρα σταμάτησε να με φτάνει μετά από πολύ καιρό.
Προς το τέλος της θητείας μου, η εταιρεία εισήγαγε την ομάδα στη Slack - μια υπηρεσία ανταλλαγής μηνυμάτων και αρχειοθέτησης σε πραγματικό χρόνο - με την ελπίδα να διορθώσει το πρόβλημα. Ενώ το εργαλείο ομαδικής συνομιλίας μείωσε το ποσό των ηλεκτρονικών μηνυμάτων που κυκλοφόρησαν, δεν υπήρξε σημαντική πτώση, επειδή μερικές φορές - ή πολλές φορές όπως αποδείχθηκε - το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ήταν απλώς η καλύτερη επιλογή.
Εδώ στο The Muse, χρησιμοποιούμε και το Slack. Αυτό δεν αποτελεί έκπληξη, καθώς, από τον Ιούνιο του 2015, το The Verge ανέφερε ότι πάνω από ένα εκατομμύριο χρήστες ήταν σε αυτό.
Η ιδέα πίσω από αυτά τα εργαλεία ομαδικής συνομιλίας είναι ότι "οι άνθρωποι μπορούν να βουτήξουν μέσα και έξω από τις συνομιλίες που είναι οι πιο σχετικές με τα ενδιαφέροντά τους και την επαγγελματική ζωή τους", εξηγεί η Rebecca Greenfield σε πρόσφατο Bloomberg Business κομμάτι.
Ο τίτλος του τραγουδιού του Greenfield, "Είστε έτοιμος να μιλάτε χαλαρά όσο και εσείς μιμείται το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο" είναι προκλητικό, σίγουρα, αλλά λείπει το θέμα, ειδικά αν δεν φοβόμαστε τα εισερχόμενά σας. Είναι γενικά κατανοητό ότι οι τηλεφωνικές κλήσεις αντικατέστησαν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τώρα οι ομαδικές συζητήσεις αντικαθιστούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά ακριβώς όπως οι τηλεφωνικές συνομιλίες δεν θα εξαφανιστούν ποτέ ούτε θα στείλουν μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Και είναι μάλλον απίθανο ότι η Slack ή οι ανταγωνιστές της θα φύγουν είτε όχι - ασφαλώς όχι με βάση το γεγονός ότι είναι πολύ αποσπούν την προσοχή τους ή έχουν ως αποτέλεσμα "κουραστική κουβέντα" - την οποία υποστηρίζει η Greenfield.
Παρόλο που το Slack μπορεί να υποκαταστήσει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά καιρούς, είναι επίσης ένας διασκεδαστικός και παιχνιδιάρικος τρόπος να συνεργαστείτε με τους συναδέλφους σας και δεν μπορώ να μιλήσω για κανέναν άλλον, αλλά η ομάδα μου, στην πραγματικότητα, το χρησιμοποιεί για να συνεργαστεί και να δημιουργήσει ιδέες όσο το χρησιμοποιούμε για να συζητήσουμε τις επιλογές γεύματος. Εάν η επιχείρησή σας σας προσφέρει διάφορα εργαλεία επικοινωνίας, εξαρτάται από εσάς να υπολογίσετε ποιο μέσο θα είναι το καλύτερο για ό, τι προσπαθείτε να ολοκληρώσετε. (Και εάν διαφωνείτε με την ομάδα σας ως προς το τι είναι καλύτερο, αυτή είναι μια καλή συζήτηση που πρέπει να έχετε με το αφεντικό σας.) Με κάποιο τρόπο, έχοντας αυτές τις επιλογές είναι η απάντηση στο να μη διαχειρίζεται κανείς μικροσκόπιο και ποιος δεν θέλει σε αντίχειρα emoji ότι;
Σίγουρα, τόσο τα υπερχρεωμένα εισερχόμενα όσο και ο τόνος των ειδοποιήσεων συνομιλίας μπορούν να σας κάνουν να αισθάνεστε στριμωγμένοι και υπερφορτωμένοι, αλλά αυτό είναι ένα προσωπικό ζήτημα διαχείρισης χρόνου. Περάστε πάρα πολύ χρόνο στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και δεν είστε υποχρεωμένοι να ολοκληρώσετε την ημέρα σας σε μια παραγωγική σημείωση. Το ίδιο ισχύει και για το πέρασμα του χρόνου σε συναντήσεις, σε τηλεφωνικές συνδιασκέψεις, ακόμα και σε γραπτά μηνύματα κατά τη διάρκεια της ημέρας με τους φίλους σας.
Με τον ίδιο τρόπο που εμείς (ελπίζουμε) μάθαμε να διαχειριστούμε τα εισερχόμενά μας, πρέπει να μάθετε να διαχειρίζεστε τη στρατηγική συνομιλίας σας. Βυθιστείτε σε κάθε συζήτηση που εμφανίζεται σε κάθε κανάλι ή δωμάτιο στο Slack, HipChat ή στο Google Hangouts και πιθανότατα θα δείτε την λίστα των υποχρεώσεών σας στο τέλος της ημέρας σε απόγνωση. Αλλά ενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις "μακριά", επιλέξτε να αφήσετε ορισμένα κανάλια κατά τη διάρκεια των πολυάσχολων στιγμών σας και αποφασίστε να μην αισθανθείτε ένοχος για να μην ζυγίζετε σε κάθε συζήτηση και θα βρεθείτε σε πολύ λιγότερο αγχωτικό χώρο.
Για παράδειγμα, δεν προσπαθώ να μπω σε κανένα νήμα. Και ίσως μου λείπει καν μερικά δροσερά πράγματα ως αποτέλεσμα αυτού. Αλλά είμαι σίγουρος ότι αν κάποιος έχει κάτι σημαντικό να μου μιλήσει, αυτός ή αυτή θα βρει έναν τρόπο να μου πει.
Δεν το ακούσατε; Οι προσωπικές συναντήσεις πρόκειται να αρχίσουν να τείνουν πάλι κάθε μέρα τώρα.
