Οι συναντήσεις είναι δαπανηρές. Όχι επειδή κατηγορείτε τους ανθρώπους να παρακολουθήσουν (προφανώς), αλλά γιατί χρησιμοποιούν τον χρόνο των ανθρώπων. ο χρόνος που θα μπορούσε να δαπανηθεί κάνει πολλά άλλα πράγματα που δημιουργούν έσοδα. Στην πραγματικότητα, μια μελέτη διαπίστωσε ότι μια επαναλαμβανόμενη συνάντηση διαχειριστών μεσαίου επιπέδου κοστίζει μια επιχείρηση ύψους 15 εκατομμυρίων δολαρίων ετησίως.
15 εκατομμύρια δολάρια ετησίως!
Για να μην αναφέρουμε, πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη τον χρόνο προετοιμασίας καθώς και τον χρόνο εναλλαγής περιβάλλοντος. Ο καθηγητής Gloria Mark στο Πανεπιστήμιο της Καλιφόρνιας, ο Irvine διαπίστωσε ότι διαρκεί 25 λεπτά κατά μέσο όρο για να επιστρέψει ο εργαζόμενος στην αρχική του εργασία μετά από διακοπή.
Γνωρίζοντας αυτά τα στατιστικά στοιχεία σημαίνει ότι όταν συζητώ αν πρέπει να καλέσω μια συνάντηση, αναρωτιέμαι τι αξίζει (κυριολεκτικά). Είναι αυτή η καλύτερη χρήση του χρόνου όλων, συμπεριλαμβανομένου μου; Και όχι τόσο σπάνια, η απάντηση είναι "nope".
Λοιπόν, τι πρέπει να κάνουμε τότε; Εύκολος! Στείλτε ένα απλό αλλά κρίσιμο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να κρατάτε όλους ενημερωμένους και σε καλό δρόμο.
Τι να συμπεριλάβετε
Υπάρχουν τρία βασικά πράγματα που πρέπει να καλύψετε:
- Logistics : γιατί η σύσκεψη ακυρώθηκε και, αν πρόκειται για μια επαναλαμβανόμενη συνάντηση, τι να περιμένετε για την επόμενη φορά
- Ενέργεια : όλα τα στοιχεία κρίσιμης ενέργειας που έχουν ολοκληρωθεί ή εκκρεμούν
- Πληροφορίες : τυχόν ενημερώσεις ή γενικά FYIs για την ομάδα
Σημείωση: Μην πέσετε στην παγίδα της τοποθέτησης των στοιχείων δράσης και της εφοδιαστικής. Έχοντας τις πιο κρίσιμες πληροφορίες υψηλότερα, διασφαλίζουμε ότι το βλέπουμε όταν οι συνάδελφοί σας αποτυπώνουν το ηλεκτρονικό τους ταχυδρομείο. Ω, και μια συμβουλή μπόνους για εσάς: Βάλτε τα ονόματα των ανθρώπων με τολμηρές, αν πρέπει να κάνουν τίποτα για να κάνουν τριπλή σίγουρος ότι παρατηρούν.
Δείγμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Πώς να μετατρέψετε μια συνάντηση σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- Αποκτήστε πρόσβαση σε πέντε πελάτες για ανατροφοδότηση σχετικά με τα σχέδια - Μαρία
- Αποστολή τελικού χρονοδιαγράμματος μάρκετινγκ για έγκριση - Jason
- Αντιγραφή μάρκετινγκ κλειδωμένη
- Ο κατάλογος επιλογών πελάτη οριστικοποιήθηκε
- Αίτημα προϋπολογισμού που αποστέλλεται στην ομάδα χρηματοδότησης
- Η ημερομηνία έναρξης επιβεβαιώθηκε (14 Νοεμβρίου!)
Μπορεί να φανεί απλό, αλλά προσθέτοντας το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνάντησης στην επαγγελματική σας τσάντα με κόλπα είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αυξήσετε την εστίαση και την παραγωγικότητα στην ομάδα σας. Όταν σέβεσαι τον χρόνο των άλλων ανθρώπων και πάντα εξασφαλίσεις ότι τα επόμενα βήματα είναι ξεκάθαρα, οι άλλοι γύρω σου είναι πιθανότερο να κάνουν το ίδιο. Και ποιος δεν αγαπάει μια ώρα πίσω για να κάνει δουλειά σε μια κουραστική μέρα;
