Είχαμε όλοι εκείνες τις μέρες.
Οι μέρες που φτάνετε στο γραφείο στις 9 π.μ., προετοιμασμένοι για παραγωγικότητα. Έχετε ένα αεροστεγές σχέδιο για να ολοκληρώσετε τα πάντα στη λίστα εργασιών σας.
Το επόμενο πράγμα που ξέρετε είναι ότι είναι στις 6:30 μ.μ. και έχετε χτυπήσει μόνο ένα πράγμα από τη συνεχώς αυξανόμενη λίστα σας. Σε εκείνο το σημείο είστε πολύ κουρασμένοι για να κάνετε τίποτα άλλο, έτσι αφήνετε να περάσετε το ταξίδι σας στο σπίτι αναρωτιέστε πού πήγε όλη την ώρα.
Αφού έζησα αυτό πολλές φορές από ό, τι θα ήθελα να παραδεχτώ, τελικά σταμάτησα να σκέφτομαι τι συνέβαινε.
Συνειδητοποίησα ότι οι καλύτερες προθέσεις πέφτουν από το μονοπάτι, γιατί κανένας δεν είναι ένα νησί: Έχουμε όλοι συναδέλφους που αγωνίζονται για την προσοχή μας, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν σταματούν να έρχονται και συναντήσεις που απορροφούν όλο μας το χρόνο.
Σε μια κουλτούρα όπου ο χρόνος είναι πριμοδοτημένος, οι πιο πολύτιμοι εργαζόμενοι είναι αυτοί που όχι μόνο διαχειρίζονται το χρόνο τους αλλά και διαχειρίζονται αποτελεσματικά τον χρόνο των άλλων ανθρώπων - ουσιαστικά επιτρέποντας στον εαυτό τους να αποκτήσουν περισσότερα ακίνητα την ημέρα για να κάνουν τα δικά τους πράγματα.
Έτσι, ο καλύτερος τρόπος διαχείρισης του χρόνου είναι η επίλυση προβλημάτων για τους άλλους. Το μόνο που έχετε να βοηθήσετε τους ανθρώπους να σας βοηθήσουν .
Για να το σπάσει με τρόπο που να αισθάνεται ενεργητικός, έχω δημιουργήσει τρεις ευρείες κουβάδες ανθρώπων με τους οποίους αλληλεπιδράτε τακτικά: τη νέα σας μίσθωση, τον συμπαίκτη σας και το αφεντικό σας.
1. Η νέα σας ενοικίαση: Βοηθήστε τους να δώσουν προτεραιότητα
Η ένταξη σε μια νέα εταιρεία είναι ταυτόχρονα συναρπαστική και εξαντλητική. Οι περισσότεροι άνθρωποι επιθυμούν να κάνουν ένα μεγάλο αντίκτυπο νωρίς για να αποδείξουν ότι η εταιρεία έκανε τη σωστή επιλογή στην πρόσληψη τους.
Όμως, από την εμπειρία μου - τόσο ως νέο παιδί στο μπλοκ όσο και ως βετεράνος συν-εργαζόμενος - είναι πολύ εύκολο να κατακλύζεται με πληροφορίες, ονόματα και συστήματα. Αυτό που χρειάζεται κάθε νέος εργαζόμενος δεν είναι περισσότερες πληροφορίες, αλλά ένας τρόπος να δοθεί προτεραιότητα σε αυτό. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να επιστρέψουν στις πιο σημαντικές πτυχές της δουλειάς και να αρχίσουν να αποδίδουν με την κατανόηση ότι οτιδήποτε άλλο έρχεται με το χρόνο.
Μπορεί να ακούγεται χρονοβόρα, αλλά είναι ευκολότερο από ό, τι νομίζετε και μπορεί να επιτευχθεί με μια σύντομη άσκηση των 30 λεπτών.
Δοκιμάστε αυτό: Γράψτε κάθε εργασία που θα σας ζητηθεί να κάνετε. Υποδείξτε το επίπεδο σπουδαιότητας (υψηλό, μεσαίο, χαμηλό), το καλύτερο άτομο για να κάνετε ερωτήσεις (POC) και πόσο χρόνο θα έπρεπε να ξοδέψουν (π.χ. το 10% της εβδομάδας σας).
Είναι σημαντικό να προσέχετε ότι τα επίπεδα και ο χρόνος που πρέπει να λάβετε μπορεί να αλλάξουν ή να εξελιχθούν. Η ιδέα είναι να περιγράψουμε όλα όσα χρειάζεται ο άνθρωπος, που θα σας επιτρέψουν να μην χρειαστεί να αφήσετε τα πάντα κάθε ώρα για να εξηγήσετε και να απαντήσετε σε ερωτήσεις.
2. Ο συμπαίκτης σας: Επικοινωνήστε ξεκάθαρα και σταθερά
Είτε πρόκειται για συναντήσεις χωρίς σκοπό, για επαναφορά εργασιών λόγω κακής επικοινωνίας ή για εξουδετέρωση εργασιών χωρίς σαφή κατεύθυνση, η κατώτατη γραμμή είναι ότι χάνεται ο χρόνος. Εάν θέλετε να νιώσετε πετυχημένος όταν βγάζετε την πόρτα κάθε μέρα, πρέπει να βρείτε έναν τρόπο να περιορίσετε αυτά τα θέματα.
Για να διαχειριστείτε έναν συνάδελφό σας με τρόπο που να ενισχύει τη διαχείριση του χρόνου σας, θα πρέπει να πάρετε πολύ καλά στην επικοινωνία.
Μια ιδέα είναι να στείλετε προ-διαβάζει το κατάστρωμα. Όταν μοιράζεστε μια παρουσίαση, δεν έχετε συχνά την ευκαιρία να πραγματοποιήσετε μια παραγωγική συζήτηση σχετικά με τα επόμενα βήματα ή τα βήματα, καθώς οι άνθρωποι εξακολουθούν να επεξεργάζονται τις πληροφορίες. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα πολλές συναντήσεις κάτω από τη γραμμή.
Η αποστολή της παρουσίασης αρχικά ανακουφίζει την ατελείωτη σειρά συνεδριάσεων και τις ατελείωτες αλυσίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ενθάρρυνε επίσης τους ανθρώπους να έρθουν στη συνάντηση προετοιμασμένοι, οδηγώντας σε μια καλύτερη, πιο εστιασμένη συζήτηση. Μερικές φορές, έχω βρεί ακόμη ότι μπορώ να εξαλείψω τη συνάντηση εντελώς αν ευθυγραμμιστούν όλοι.
3. Ο διευθυντής σας: Αποκτήστε τα ρεύματα εργασίας σας
Όσο πιο μεγάλος γίνεται ένα άτομο, τόσο πιο τεντωμένο αισθάνεται. Στην πραγματικότητα όμως, δεν είναι το φρέσκο φόρτο εργασίας που είναι συντριπτικό για το αφεντικό σας - είναι το βάρος της αίσθησης υπεύθυνης για "πάντα" ανά πάσα στιγμή. Αυτό που θέλει κάποιος σε αυτή την κατάσταση είναι κάποιος που μπορεί να τον βοηθήσει να αντισταθμίσει το ψυχικό του άγχος.
Ως άμεση αναφορά, υπάρχει ένας εύκολος τρόπος που μπορείτε να διαχειριστείτε επάνω σε αυτό το παράδειγμα: Κρατήστε τις ροές εργασίας σας.
Ο προϊστάμενός σας θα πρέπει να είναι σε θέση να σας παραδώσει κάτι και να μην χρειάζεται να ανησυχείτε για αυτό έως ότου βρίσκεται στο στάδιο της υπογραφής ή της τελικής έγκρισης. Εάν μπορούν να σας δώσουν ένα καθήκον και ουσιαστικά θεωρήσετε ότι έχουν απογραφεί από τον κατάλογο των υποχρεώσεών τους, έχετε κάνει τον εαυτό σας ανεκτίμητο. Όχι μόνο τους εξοικονομείτε χρόνο, αλλά τους δίνετε επίσης πολύ αναγκαίο πνευματικό χώρο και ανακούφιση για να εστιάσετε αλλού.
Αυτό απαιτεί εμπιστοσύνη, η οποία είναι το κλειδί για να έχετε την ελευθερία να ρυθμίσετε το δικό σας χρονοδιάγραμμα και τα όρια. Εάν ο διευθυντής σας μπορεί να υπολογίζει σε εσάς για να ολοκληρώσετε τη δουλειά σας, θα ανησυχεί λιγότερο για την τακτική του τρόπου με τον οποίο κάνετε την εργασία σας: όταν εισέρχεστε, τις ώρες εργασίας σας κ.λπ.
Δεν είστε σίγουροι πόσο καλά οι ικανότητές σας για τη διαχείριση του χρόνου στοιβάζονται; Πάρτε αυτό το κουίζ για να δείτε πόσο μακριά θα πρέπει να πάτε για να βελτιωθεί. Και μην ξεχνάτε το πλεονέκτημα της αξιοποίησης των χρυσών ωρών σας. Αυτό το άρθρο, σε αυτό ακριβώς το θέμα, εξηγεί πώς ο προγραμματισμός ορισμένων αντικειμένων εργασίας γύρω από αυτή την περίοδο θα σας κάνει παράλογες παραγωγικές.
Εάν πλησιάζετε την διαχείριση της ώρας από τη σκοπιά της βοήθειας των συναδέλφων σας να είναι πιο αποτελεσματική, θα σας εξοικονομήσει πολύ περισσότερο χρόνο μακροπρόθεσμα. Νιώστε σαν να δώσατε σε αυτά μια δοκιμή; Επιτρέψτε μου να ξέρω τι σκέφτεστε στο Twitter.
