Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει επαναφέρει ταυτόχρονα την επαγγελματική μας ζωή και τους έκανε γεμάτο πονοκέφαλο.
Από την επαναστατική πλευρά, η δυνατότητα να στέλνεις στους ανθρώπους έγκαιρα μηνύματα - και να τα παίρνεις ακριβώς μπροστά στα πρόσωπά τους σε όλες τις ώρες - είναι υπέροχη. Μπορούμε να φτάσουμε σε άλλους χωρίς να διακόψουμε τα δείπνα τους, να τα ξυπνήσουμε τη νύχτα ή να τα σταματήσουμε στη μέση μιας συνάντησης, μιας συνομιλίας ή άλλης εκδήλωσης για να μας αναγνωρίσουμε. Ωστόσο, ταυτόχρονα, συνειδητοποιούμε ότι τα μηνύματά μας θα είναι πιθανό να εμφανιστούν μέσα σε λίγα λεπτά ή ώρες από την αποστολή τους.
Στην πλήρη πλευρά της πονοκεφάλου, όμως, το email έσπασε την ποιότητα ζωής μας, την ικανότητα να δουλέψουμε και-για πολλούς-κάθε αίσθηση ευημερίας. Μελέτες τα τελευταία χρόνια δείχνουν ότι ο μέσος επαγγελματίας ξοδεύει μέχρι το ένα τρίτο της εβδομάδας εργασίας του, πρώτα σε ένα φάκελο εισερχομένων. Για τους πολυάσχολους επαγγελματίες που δεν έχουν την πολυτέλεια να εγκαταλείψουν το ένα τρίτο των ωρών της ημέρας, αυτό μεταφράζεται συχνά σε πολλές ώρες αργά το βράδυ που περνούν μέσα από μηνύματα, μόνο για να ξυπνήσουν και να βρουν δεκάδες νέους εκεί που περιμένουν.
Και μετά από μήνες ή χρόνια αυτού του κύκλου, μπορείτε να φανταστείτε πώς ο άνθρωπος που βρίσκεται στο λήμμα του ηλεκτρονικού σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα μπορούσε να αισθάνεται μόνο ένα μικροσκοπικό δυσαρέσκεια πριν το ανοίξει ακόμη.
Έτσι, πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο προς όφελός σας - είτε αυτό γίνεται μέσα από μια ενεργή αναζήτηση εργασίας είτε στην καθημερινή σας επαγγελματική ζωή - χωρίς να δημιουργείτε ερείπια στα εισερχόμενα του άλλου κόμματος ή να τον αισθάνεστε ζωντανό;
Βήμα 1: Ρωτήστε τον εαυτό σας, "Είναι αυτό το μήνυμα σημαντικό αρκετό για να αξίζει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;"
Ας είμαστε ειλικρινείς. Ένα λογικό ποσοστό των σημειώσεων που στέλνετε (ειδικά ο φόβος "Νομίζω ότι θα προχωρήσω και ο καθένας") δεν χρειάζεται να σταλεί. Θα μπορούσατε να πετάξετε πάνω από το γραφείο του συναδέλφου σας, να στείλετε ένα γρήγορο κείμενο ή να υπολογίσετε ό, τι είναι έξω από το μοναχικό σας.
Έτσι λοιπόν, πριν ψεκαστεί η γη με την επικοινωνία, ρωτήστε τον εαυτό σας: "Πρέπει αυτό να σταλεί;" Και αμέσως μετά (αν υποθέσουμε ότι η πρώτη σας απάντηση είναι "ναι"), ρωτήστε τον εαυτό σας: "Είναι αυτό το καλύτερο μέσο για το μήνυμα που χρειάζομαι να μεταφέρω?"
Εάν ναι, προχωρήστε.
Βήμα 2: Κάνετε καλή χρήση της γραμμής του θέματος
Αν θέλετε να λαμβάνετε ευνοϊκά το μήνυμά σας, διαβάστε γρήγορα και, αν το αξίσετε, απαντήσατε, κάντε το εξής: Στρατηγίστε αμέσως από τη γραμμή θέματος.
Αντί να κάνετε ντάμπινγκ σε κάποια κρυπτική, υπερβολικά χρησιμοποιημένη ή γεμάτη βαρετή γραμμή θέματος (π.χ. "Παρακολούθηση" ή "Ερώτηση" ή "Χρειάζεστε Βοήθεια"), αρπάξτε το άτομο στο γεια. Σκεφτείτε κάτι σαν: "Αναφέρεται από τον Bill Smith-Marketing Manager Ρόλος" ή "Προγραμματισμός έγκαιρης αίτησης-ανάγκης από το μεσημέρι Πέμπτη" Heck, αν το μήνυμά σας είναι αρκετά σύντομο, κάνετε ολόκληρο το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τη γραμμή θέματος («May I Borrow Your Office @ PM σήμερα; ")
Το σημείο εδώ είναι αυτό: Υποθέστε ότι το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο πρόκειται να κάθεται σε ένα συνονθύλευμα με ένα σωρό άλλοι στα εισερχόμενα του παραλήπτη. Μια συναρπαστική γραμμή θέματος θα σας βοηθήσει να διαβεβαιώσετε ότι διαβάζεται (και απαντά σε) εγκαίρως.
Ω, και ένα πλάγια σημείωση, επιφυλάσσετε την επιλογή "σημάδετε αυτήν την επείγουσα" για πραγματικά επείγουσες καταστάσεις. Ο πιο γρήγορος τρόπος για να ενοχλήσετε κάποιον είναι να "σημάνετε κόκκινη" κάτι που είναι επείγον σε κανέναν εκτός από εσάς.
Βήμα 3: Κάνε τα πράγματα εύκολα στο άλλο μέρος
Ως ένας που λαμβάνει 100 + μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε μέρα, δουλεύω πολύ σκληρά για να κάνουν τη ζωή των ανθρώπων στους οποίους στέλνω ηλεκτρονικά μηνύματα εύκολο. Και το λατρεύω σαν τρελό όταν κάνουν το ίδιο για μένα. Πώς, συγκεκριμένα, μπορείτε να το κάνετε αυτό;
Πρώτον, εάν η σημείωσή σας είναι περισσότερο σημείο πληροφόρησης από κάτι που περιμένετε να απαντήσετε, εξετάστε το ενδεχόμενο να ξεκινήσετε με κάτι όπως "Δεν χρειάστηκε απάντηση - απλώς ήθελα να σας το πω …"
Αυτό θα διευκολύνει επίσης την επιβάρυνση των εισερχομένων σας επειδή το άλλο μέρος δεν θα αισθάνεται υποχρεωμένο να στείλει μια σημείωση πίσω, λέγοντας "Ευχαριστώ για αυτό" ή "Μήνυμα που ελήφθη".
Στη συνέχεια, κρατήστε το πράγμα όσο το δυνατόν συντομότερο. Πηγαίνετε και διορθώστε πριν χτυπήσετε αποστολή. Είναι συνοπτικό; Μπορείτε να πετύχετε κάτι που δεν είναι ζωτικής σημασίας; Πήγατε σε μια αναρίθμητη ροή σκέψης και καταλήξατε σε ένα δοκίμιο 14 παραγράφων; Μην στείλετε κάτι δυσκίνητο αν μπορείτε να πάρετε το ίδιο μήνυμα σε όλο το μισό αντίγραφο.
Επίσης, αν έχετε ένα ή δύο "δεν πρέπει να χάσετε" σημεία που προσπαθείτε να κάνετε, σκεφτείτε τα έντονα, ώστε ο κριτικός να τα δει αμέσως. (Απλά χρησιμοποιήστε τη φροντίδα - δεν θέλετε να μοιάζει σαν να φωνάζετε στο άτομο.)
Και τελικά, δουλεύετε σαν τρελός να βάζετε όλα όσα χρειάζεστε για να επικοινωνήσετε σε ένα email, όχι πέντε. Μια περιστασιακή, "Ωχ! Ξέχασα την προσκόλληση! "Ή" Ω σουτ, ένα ακόμα πράγμα … "ο λόξυγκας ονομάζεται ανθρώπινος. Η συστηματική αποστολή τριών ή τεσσάρων μηνυμάτων ταχείας πυρκαγιάς σε ένα άτομο - επειδή δεν μπορείτε να συλλέξετε τις σκέψεις σας πριν καθίσετε στον υπολογιστή σας - δεν θα θεωρηθεί ως θαυμαστή.
Σίγουρα, δεν πρέπει να αποφεύγετε να στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον εντελώς, για φόβο ότι θα σας παραπονιούνται ότι τόλμησες να γεμίσετε τα εισερχόμενά τους. Είναι ένα από τα καλύτερα εργαλεία επιχειρηματικής επικοινωνίας που έχουμε, ειδικά για εκείνους από εμάς που δουλεύουμε με ανθρώπους σε πολλαπλές ζώνες ώρας.
Αλλά η εφαρμογή της στρατηγικής στην προσέγγισή σας -και η αυστηρότητα του παραλήπτη- σίγουρα θα σας βοηθήσει να μεγιστοποιήσετε τη δύναμη του μηνύματος και τις πιθανότητες ότι θα πάρετε μια ευνοϊκή απάντηση.
