Στην καλύτερη περίπτωση, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μία από τις πιο αποτελεσματικές μορφές επικοινωνίας - μπορεί να είναι σύντομη, γλυκιά και να στέλνεται εν κινήσει για να απαντήσει στις ερωτήσεις σας ή για το μήνυμά σας.
Τούτου λεχθέντος, τα εισερχόμενά σας μπορούν να προκαλέσουν περισσότερα προβλήματα από αυτά που λύνουν όταν αντί για μια μη-ανοησία, συνοπτική απάντηση, λαμβάνετε μια απάντηση μιας φράσης που ουσιαστικά δεν σημαίνει τίποτα. Σε αντίθεση με μια τηλεφωνική κλήση - όπου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την απόκλιση και τη ροή της συνομιλίας για να συνεχίσετε να ζητάτε την ίδια ερώτηση με νέους τρόπους - μπορεί να είναι δύσκολο να πιέσετε για νέες πληροφορίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Τα καλά νέα είναι ότι τα κρυμμένα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία συνήθως υπάγονται σε μία από τις δύο κατηγορίες και υπάρχει μια στρατηγική για την ανταπόκριση σε κάθε τύπο. Διαβάστε παρακάτω για τους κοινούς παραβάτες και την καλύτερη προσέγγιση για καθένα από αυτά.
1. Η απάντηση "Δεν διάβασα το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου"
Το πρώτο είδος κρυπτικής ηλεκτρονικής αλληλογραφίας είναι το είδος που σας κάνει να αναρωτιέστε γιατί ενοχλήσατε τη γραφή στην πρώτη θέση. Στείλτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο αφεντικό σας ότι η πτήση σας είναι γειωμένη και γράφει πίσω ότι θα σας δει στο γραφείο "σε λίγες ώρες". Ή μπορείτε να ζητήσετε από μια ομάδα πολιτών για επικαιροποιημένες διευθύνσεις και οι μισοί από αυτούς σας στέλνουν όλους τις πληροφορίες τους και το άλλο μισό σάς στέλνουν μόνο τους αριθμούς τηλεφώνου τους.
Ugh. Πόσο δύσκολο είναι να διαβάσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;
Στην πραγματικότητα, αυτό είναι το σημείο εκκίνησης. Όπως λένε, είναι ευκολότερο να αλλάξετε τον εαυτό σας από ό, τι είναι να αλλάξετε άλλους. Έτσι, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να επανεξετάσετε τα μηνύματά σας αντικειμενικά. Εκπαιδεύετε τους ανθρώπους να μην τα διαβάσουν κάνοντας το ερώτημα σε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο πέντε παραγράφων; Σκέφτεστε το παραπάνω παράδειγμα, αναφέρατε την καθυστερημένη πτήση σας στο τέλος της περίληψης δύο σελίδων του επαγγελματικού σας ταξιδιού (το οποίο ο προϊστάμενος σας πιθανότατα σκοπεύει να αναθεωρήσει αργότερα); Δοκιμάστε τις οδηγίες μας για να βεβαιωθείτε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας διαβάζονται - και απαντήσατε.
Αλλά ενώ γράφετε σαφέστερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι όλα καλά και καλά για την επόμενη φορά, πώς πρέπει να απαντήσετε στον μη αναγνώστη σας αυτή τη στιγμή; Η καλύτερη προσέγγιση είναι να παρουσιάσετε τη βασική πληροφορία ως "νέες πληροφορίες" (που εξηγεί γιατί γράφετε πίσω).
Στην περίπτωση των παραπάνω παραδειγμάτων, θα μπορούσατε να δοκιμάσετε, "Νέες πληροφορίες από την αεροπορική εταιρεία: η πτήση πιθανότατα δεν θα απογειωθεί μέχρι το πρωί. Φαίνεται ότι θα ξοδεύω το βράδυ στο Σικάγο ", ή" Σας ευχαριστώ που στείλατε τον αριθμό τηλεφώνου σας. θα μπορούσατε επίσης να στείλετε μια ενημερωμένη διεύθυνση όταν θα έχετε την ευκαιρία; "Κρατήστε το όσο το δυνατόν πιο σύντομο (μία ή δύο γραμμές, ώστε να μην χάσετε τίποτα), ενώ επαναλαμβάνετε ευγενικά αυτό που χρειάζεστε.
2. Η απάντηση "Αυτό δεν είναι προτεραιότητα για μένα"
Αναφέρετε μια κατάσταση που σας ζητάει από έναν ανώτερο συνάδελφό σας αν πρέπει να ακολουθήσετε την προσέγγιση Α ή Β και η απάντησή του είναι "Καλή τύχη". Ή, ζητάτε μια νέα επαφή, όταν μπορεί να είναι μια καλή στιγμή για να συνδεθείτε και λέει ότι θα αγαπούσε να-αλλά παραμελεί να συμπεριλάβει τυχόν πραγματικούς χρόνους.
Ακούγεται οικείο? Έχω κακά νέα: Το πρόσωπο με το οποίο αντιστοιχίζετε δεν είναι απλά αυτό που σας απαντούσε τώρα.
Φυσικά, υπάρχει μια διαφορά μεταξύ ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας απομακρύνει από το επίπεδο και εκείνο που δίνει ένα χρονικό διάστημα κατά το οποίο η επαφή σας μπορεί να είναι πιο διαθέσιμη - για παράδειγμα, "Θα ήθελα πολύ να συναντηθώ για καφέ, αλλά βυθίστηκα το τέλος του μήνα "προσφέρεται για μια φυσική συνέχεια του κύκλου πίσω σε λίγες εβδομάδες.
Αλλά η απορριπτική απάντηση χωρίς πρόσθετες πληροφορίες-πχ "Πότε μπορώ να δω μερικούς αριθμούς;"; "Σίγουρα". - Προτείνει να λάβετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε δεν είναι προτεραιότητα για τον αναγνώστη σας.
Εάν είναι σίγουρα μια προτεραιότητα για σας, ήρθε η ώρα να πάρετε την προσοχή του. Δοκιμάστε να απαντήσετε με αυτόν τον τύπο:
- Οι πληροφορίες που χρειάζεστε
- Μια σταθερή προθεσμία
- Επιβεβαιώνοντας μέσω μιας ερώτησης.
Για παράδειγμα: "Ξέρω ότι έχετε λίγα γεγονότα αυτό το Σαββατοκύριακο, αλλά χρειάζομαι την αναθεωρημένη εκτίμηση για την τροφοδοσία μέχρι την Τετάρτη - θα μπορέσετε να την προμηθευτείτε μέχρι τότε;" Ή "Η συνάντηση πελατών μου έχει προγραμματιστεί για τις 10 π.μ. είναι εφικτό να δώσω σύντομες σημειώσεις στην παρουσίασή μου πριν; "Στόχευση σε ό, τι χρειάζεστε θα εστιάσει τον αναγνώστη? συμπεριλαμβανομένης μιας συγκεκριμένης ημερομηνίας ("την επόμενη Τρίτη" σε αντίθεση με την "κατά τις επόμενες δύο εβδομάδες") θα σας χτυπήσει επάνω στον κατάλογο προτεραιότητας. και τελειώνει με μια ερώτηση σημαίνει ότι ο παραλήπτης πρέπει να σας γράψει πίσω.
Μπορεί να είναι απογοητευτικό όταν κάποιος παίρνει το χρόνο να ανταποκριθεί, αλλά δεν κάνει την προσπάθεια να σας δώσει τις πληροφορίες που χρειάζεστε. Χρησιμοποιήστε τις παραπάνω συμβουλές για να καταλάβετε το πρόβλημα και να απαντήσετε με έναν τρόπο που θα σας βοηθήσει να ολοκληρώσετε τη δουλειά σας.
