Ω, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Είτε διαχειρίζεστε μερικούς ανθρώπους, μια μεγάλη ομάδα, ή μόνο τον εαυτό σας, μπορεί να βοηθήσει και να εμποδίσει την επιτυχία σας. Επειδή, όπως είμαι βέβαιος ότι έχετε παρατηρήσει, όσο περισσότερους ανθρώπους συνεργάζεστε, τόσο περισσότερα μηνύματα δημιουργούνται και τόσο πιο δύσκολο είναι να τα πετύχετε μέσα στα πέντε λεπτά που έχετε μεταξύ των συνεδριάσεων "back-to-back".
Παρόλο που δεν μπορώ να κάνω ένα μαγικό ραβδί και να λύσω αυτό το πρόβλημα για σας, μπορώ να σας πω ότι βρήκα ένα σύστημα που πραγματικά λειτουργεί για μένα ως διαχειριστής - όλα έρχονται κάτω από το να έχετε μερικές εμπιστευτικές ετικέτες στα εισερχόμενά σας. (Εάν δεν έχετε ιδέα για το πώς να τις χρησιμοποιήσετε, εδώ είναι ένα 101 εδώ για το Gmail και το Outlook.)
Σε αντίθεση με τα φίλτρα που χρησιμοποιώ για μόνιμη αρχειοθέτηση, αυτά τα τρία είναι προσωρινά και απλώς χρησιμοποιούνται για να προσελκύσουν την προσοχή μου σε σημαντικά πράγματα. Μόλις απευθύνω το μήνυμα, αφαιρώ την ετικέτα και το αρχείο όπως συνήθως.
Έτσι, χωρίς άλλο λάθος:
1. "Μπλοκ για τους άλλους"
Ναι, αυτό είναι σε όλα τα ανώτατα όρια. Έχω αλλάξει ακόμη και το χρώμα στα εισερχόμενά μου για να το κάνει κόκκινο. Κάθε πρωί, περνάω από τα εισερχόμενά μου για να βεβαιωθώ ότι έχω εντοπίσει κρίσιμα μηνύματα που απαιτούν την απάντησή μου. (Aka: Χωρίς την απάντησή μου, οι άνθρωποι δεν μπορούν να προχωρήσουν καθόλου.) Προσδιορίζοντας συγκεκριμένα αυτούς, διασφαλίζω ότι δεν δίνω προτεραιότητα σε γρήγορες απαντήσεις σε σημαντικές.
Στο τέλος κάθε ημέρας, βεβαιώνω ότι τα υπόλοιπα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αυτήν την ετικέτα αντιμετωπίζονται πρώτα. Και με την απαγόρευση της σπάνιας εξαίρεσης, δεν υπογράφω για τη νύχτα μέχρι να γίνει αυτό. Όχι μόνο αυτό σημαίνει ότι δεν κρατώ κανέναν, αλλά ότι μπορώ να τελειώσω κάθε μέρα γνωρίζοντας τα πιο επείγοντα ζητήματα που έχουν ληφθεί μέριμνα.
2. "Το όνομα του καθένα με τον οποίο συναντάτε τακτικά"
Έχω μια συνάντηση one-on-one με κάθε μία από τις άμεσες αναφορές μου κάθε εβδομάδα και ενώ διατηρούμε μια τρέχουσα ατζέντα σε ένα έγγραφο της Google για να συζητήσουμε, έχω διαπιστώσει ότι μερικές φορές γρήγορες ερωτήσεις ή FYIs πέφτουν μέσα στις ρωγμές.
Αυτό που άλλαξε αυτό για μένα ήταν η δημιουργία μιας ετικέτας για κάθε άτομο με το όνομά του, για παράδειγμα "For Lindsay" και "For Yusuf." Καθώς τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έρχονται μέσα από τα εισερχόμενά μου που νομίζω ότι θα ήταν χρήσιμα γι 'αυτά ή ότι θέλω ενημέρωση επάνω, προσθέτω την ετικέτα με το όνομά τους. Στη συνέχεια, στις εβδομαδιαίες συναντήσεις μου, μπορώ να κάνω μια γρήγορη αναζήτηση για να δω αν τους μίλησα για τα πάντα πριν τελειώσουμε. Μόλις ολοκληρωθεί αυτή η αποστολή, αφαιρώ την ετικέτα.
Παρόλο που το χρησιμοποιώ για τις άμεσες αναφορές μου, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για οποιονδήποτε συναντάτε τακτικά, από το δικό σας διευθυντή στην ομάδα μάρκετινγκ μέχρι έναν υπεύθυνο έργου.
3. "Γρήγορη απάντηση"
Έχω γράψει γι 'αυτό πριν, αλλά έχω διαπιστώσει ότι είναι εξαιρετικά χρήσιμο να έχουμε μια λίστα των email που μπορώ να απαντήσω σε πέντε λεπτά ή λιγότερο. Όταν περιμένω στη γραμμή για καφέ, παίρνω το μετρό μερικές στάσεις ή νωρίς για μια συνάντηση, έχω τώρα την πρώτη μου στάση (ναι, πριν από το Twitter ή το Instagram) για να βεβαιωθώ ότι θα χειριστώ οποιαδήποτε αιτήματα.
Το καλύτερο μέρος αυτής της ετικέτας; Μπορείτε να αισθανθείτε εξαιρετικά επιτυχημένη, πολύ γρήγορα.
Και αυτό είναι, τρεις απλές ετικέτες που μπορείτε να ρυθμίσετε εύκολα ένα απόγευμα. Έχετε άλλα κόλπα εισερχομένων που σας βοηθούν να διαχειριστείτε; Μοιραστείτε τα μαζί μου στο Twitter @ acav!
