Έχουμε την τάση να αντιμετωπίζουμε τη νέα τεχνολογία, όπως το Άγιο Δισκοπότηρο, έναν φανό φωτός και την απάντηση σε όλα όσα είναι αργά, αναποτελεσματικά και παλιά. Και μπορεί να είναι - εάν υλοποιηθεί με φορτίο σχεδιασμού και προνοητικότητας.
Όμως, όλοι γνωρίζουμε πώς συμβαίνει αυτό.
Κατά τη διάρκεια των ετών μου στην κυβέρνηση, όπου μερικές φορές αισθανόταν ότι παίζαμε ένα παιχνίδι τεχνολογικής απόκρυψης που ήταν αδύνατο να κερδίσουμε, έμαθα τι μπορεί να συμβεί όταν αυτή η πρόβλεψη θεωρείται δεδομένη. Φαίνεται λίγο λιγότερο σαν το Άγιο Δισκοπότηρο και πολύ περισσότερο σαν υπερβάσεις κόστους, καθυστερήσεις και περίπλοκες λύσεις σε άλλα απλά προβλήματα.
Όπως έμαθα, ένα από τα βασικά κλειδιά ενός επιτυχημένου έργου τεχνολογίας είναι η αρμονική σχέση μεταξύ της ομάδας επιχειρήσεων και της ομάδας τεχνολογίας. Από την εμπειρία μου, η επιχειρηματική ομάδα οδήγησε συχνά την αλλαγή (χρειαζόμαστε ένα πιο περίπλοκο σύστημα για την παρακολούθηση των ομοσπονδιακών επιχορηγήσεων, για παράδειγμα), αλλά δεν μπορούσαμε να επιτύχουμε μια πρόοδο χωρίς την ανάπτυξη των προγραμματιστών και των διαχειριστών έργων πληροφορικής συμβεί. Τα έργα συχνά κατέληξαν πολύ μακριά από αρμονικές, αποτέλεσμα ουσιαστικά μιλώντας διαφορετικών γλωσσών και διατηρώντας εντελώς διαφορετικές προσδοκίες (μια αλλαγή που μου φαινόταν ελάχιστη, για παράδειγμα, συχνά αποδείχθηκε σημαντική για τους προγραμματιστές).
Αλλά οι επιχειρήσεις και η τεχνολογία μπορούν και πρέπει να είναι φίλοι. Τα καλά νέα? Η επίτευξη αρμονίας δεν είναι τόσο περίπλοκη. Όπως κάθε συνεργασία, έχει να κάνει με τη συχνότητα και την ποιότητα της επικοινωνίας, ένα αμοιβαία συμφωνημένο σύνολο στόχων και ένα σχέδιο για το χειρισμό της σχεδόν αναπόφευκτης αλλαγής αυτών των στόχων. Ακολουθούν μερικές βασικές οδηγίες για τη διαχείριση του επιχειρηματικού χάσματος.
1. Στόχος να καρφώσετε τις απαιτήσεις την πρώτη φορά
Σκεφτείτε τις επιχειρηματικές απαιτήσεις ως σχέδιο. Δεν θα συντάξετε μια σκηνοθεσία σχεδίων για ένα σπίτι, θα τα παραδώσετε στον εργολάβο και θα του δώσετε καλή τύχη. Δεν θα επέστρεφε τρεις εβδομάδες στην κατασκευή και θα του ζητήσετε να προσθέσει έναν τρίτο όροφο και ένα τέταρτο μπάνιο και ίσως ένα παράθυρο κόλπου στο σαλόνι. Και σίγουρα δεν θα τραβούσατε τα σχέδιά σας χωρίς τη συμβολή ενός αρχιτέκτονα και ενός μηχανικού.
Ένα τεχνολογικό έργο δεν είναι τόσο διαφορετικό. Πρέπει να σχεδιαστεί με ακρίβεια και όταν αρχίσει η ανάπτυξη, δεν είναι πάντα εύκολο να προσαρμοστούν οι αλλαγές χωρίς να επηρεαστεί ολόκληρο το ίδρυμα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι ζωτικής σημασίας να είναι όσο το δυνατόν πιο ολοκληρωμένη από την αρχή και να αποκτήσετε την εισροή και την τεχνογνωσία που χρειάζεστε καθώς σκέφτεστε για το τι θα χρειαστεί η λύση. Συνέντευξη τους τελικούς χρήστες να κατανοήσουν τις προκλήσεις που αντιμετωπίζουν και ακριβώς πώς θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσουν τη νέα τεχνολογία. Μην κάνετε υποθέσεις και μην αφήνετε κάποια μέρη του σχεδιασμού για αργότερα.
2. Αλλά αναγνωρίστε ότι θα χάσετε λίγους
Τούτου λεχθέντος, βρήκα σχεδόν αδύνατο να οραματιστώ όλα τα χαρακτηριστικά που χρειαζόμασταν κατά τα αφηρημένα στάδια σχεδιασμού. Αναπόφευκτα, μόλις το σύστημα ήταν σε εξέλιξη, θα συνειδητοποιούσαμε ότι ξεχάσαμε να ζητήσουμε μια λειτουργία σύνθετης αναζήτησης ή ένα κουμπί "αποθήκευση και συνέχεια". Όταν προσεγγίσαμε τους προγραμματιστές για να τους ζητήσουμε ευγενικά να ικανοποιήσουν αυτά τα νέα αιτήματα, συναντήσαμε συχνά με απογοήτευση. Ίσως η νέα αλλαγή να απαιτήσει από αυτούς να ανατρέψουν το έργο που είχαν ήδη κάνει και να ανασχεδιάσουν τμήματα της λύσης. Ίσως να οραματίσαμε ότι πήρε δύο ώρες όταν στην πραγματικότητα θα χρειαζόταν μια μέρα.
Ίσως να μην είστε σε θέση να αποτρέψετε αυτές τις αποκαλύψεις αργότερα μέσα στο παιχνίδι, οπότε το καλύτερο που μπορείτε να κάνετε είναι να δημιουργήσετε ένα buffer για να τους φιλοξενήσετε. Προσθέστε μια επιπλέον εβδομάδα στο αρχικό σας χρονοδιάγραμμα και ένα επιπλέον 5-10% στον προϋπολογισμό σας. Πολλοί οργανισμοί, αναγνωρίζοντας πόσο συχνά αλλάζουν οι προσδοκίες, υιοθέτησαν μια ευέλικτη προσέγγιση στην ανάπτυξη, εκτοξεύοντας την τεχνολογία σε φάσεις για να επιτρέψουν την περιοδική επανεκτίμηση. Όποια και αν είναι η προσέγγισή σας, μην κάνετε το λάθος να νομίζετε ότι έχετε σκεφτεί τα πάντα από το get-go. Δεν συμβαίνει σχεδόν ποτέ.
3. Γνωρίστε το πεδίο κάλυψης όταν το βλέπετε
Καθώς το έργο προωθείται και αναδύονται νέες ανάγκες, είναι σημαντικό να γίνει διάκριση μεταξύ αυτών που πραγματικά χρειάζεστε και εκείνων που απλά θέλετε. Ζητώντας από τους προγραμματιστές σας να φιλοξενήσουν κάθε κουδούνι και σφυρίχτρα το μυαλό μπορεί να ονειρευτεί συνήθως οδηγεί σε ατέλειωτα έργα και υπερβολικά περίπλοκα τελικά αποτελέσματα. Κάθε νέα αίτηση, προτού γίνει, θα πρέπει να δοθεί προτεραιότητα.
Όταν σκέφτεστε ένα χαρακτηριστικό, αναρωτηθείτε μερικές βασικές ερωτήσεις: Θα λειτουργήσει το σύστημα χωρίς αυτό; Πόσο χρόνο θα χρειαστεί για να τεθεί σε εφαρμογή και πόσο όφελος θα παρέχεται τελικά στον τελικό χρήστη; Αν περιμένουμε μέχρι μια μελλοντική απελευθέρωση για να το αντιμετωπίσει, θα χαθεί τίποτα; Πρόκειται για μια άσκηση ιεράρχησης και για όλα μπορεί να δοθεί μια κατάσταση υψηλής, μεσαίας ή χαμηλής. Αν είναι χαμηλό, βάλτε το σε ένα εικονιστικό χώρο στάθμευσης - έχω ακούσει για εταιρείες που έχουν έγγραφα "αίτησης ανάπτυξης ονείρου" ότι ο καθένας μπορεί να προσθέσει ιδέες και οι μηχανικοί μπορούν να περιηγηθείτε στον ελεύθερο χρόνο τους. Μπορεί πάντα να επανεξεταστεί ως μέρος μιας παρτίδας των βελτιώσεων που πρέπει να γίνουν μόλις το έργο είναι από το έδαφος και λειτουργεί με επιτυχία.
4. Ανάπτυξη κοινής γλώσσας
Κάθε νέο σύστημα έχει στο επίκεντρό του ένα σύνολο επιχειρηματικών στόχων. Θα σας επιτρέψει να καταγράψετε περισσότερα δεδομένα, να εξομαλύνετε μια υπάρχουσα διαδικασία ή να προσφέρετε νέες υπηρεσίες στους πελάτες σας. Είναι κρίσιμης σημασίας η επιχειρηματική ομάδα και η ομάδα τεχνολογίας να καθίσουν πριν ξεκινήσουν οποιαδήποτε εργασία και να επικοινωνήσουν με αυτούς τους στόχους. Οι επιχειρηματικοί στόχοι δεν πρέπει να χαθούν σε μια θάλασσα τεχνολογικής συζήτησης και πρέπει να παραμείνουν σταθερά στο μυαλό τους κατά τη διάρκεια κάθε φάσης εργασίας.
Η ανάπτυξη μιας κοινής γλώσσας σημαίνει όχι μόνο τη συλλογική ρύθμιση στόχων, αλλά και την παρακολούθηση της προόδου με τρόπο που να λειτουργεί για όλους. Οι επιχειρήσεις και η τεχνολογία μπορούν να χρησιμοποιήσουν διαφορετικά εργαλεία για να μετρήσουν το έργο τους, αλλά πρέπει να υπάρχει τουλάχιστον μία άποψη για την πρόοδο που μοιράζεται. Αυτό θα μπορούσε να είναι τόσο απλό όσο ένα σχέδιο έργου ή ένα υπολογιστικό φύλλο με συμφωνημένα πεδία, όπως οι ημερομηνίες και οι στόχοι και το πλήρες ποσοστό, ώστε όλοι να έχουν πρόσβαση στην κατάσταση κάθε εργασίας που πρέπει να ολοκληρωθεί. Ο στόχος είναι να αποφύγετε μια κατάσταση στην οποία η ομάδα των επιχειρήσεων πιστεύει ότι βρίσκονται στο μέσο της διαδρομής και η ομάδα τεχνολογίας λέει ότι είναι μόνο ένα τέταρτο - όλοι πρέπει να έχουν την ίδια κατανόηση για το τι έχει γίνει και τι έχει απομείνει να κάνει.
Μπορείτε να μιλήσετε σε επιχειρηματικά σχέδια και PowerPoints, και μπορεί να μιλήσουν με κωδικό, αλλά αν δεν επικοινωνήσετε με σαφήνεια από το get-go, ποτέ δεν θα το καταφέρετε από τη Babel. Ένα επιτυχημένο πρόγραμμα τεχνολογίας είναι για μια συνάντηση των μυαλών - όχι μόνο στην αρχή, αλλά σε κάθε βήμα κατά μήκος του δρόμου. Αναγνωρίστε τις υποθέσεις σας και προσπαθήστε να μην κάνετε πολλά. Όσο μικρότερο είναι το χάσμα ανάμεσα στην επιχείρηση και την τεχνολογία, τόσο πιο εύκολο θα είναι να διασχίσετε τις γέφυρες μαζί.
