Φανταστείτε ένα πρωινό ως απομακρυσμένος εργάτης: Καθίστε στον καναπέ με το φορητό σας υπολογιστή, ξεκινήστε να τρέχετε μέσω της λίστας υποχρεώσεων, ενώ χυτεύετε τα Lucky Charms από ένα μπολ και βλέπετε την επανάληψη του Survivor . Ειδοποίηση Spoiler: Αυτό δεν είναι κάτι σαν να δουλεύεις σχεδόν - ούτε καν κοντά .
Ωστόσο, οι προϊστάμενοι που έχουν περιορισμένη εμπειρία με εικονικές ομάδες ( βήχας , εσείς) μπορεί να υποθέσουν ότι είναι πώς οι υπάλληλοι θα περνούν τις μέρες τους που εργάζονται από απόσταση. Εάν οι υπάλληλοί σας σας έχουν ζητήσει την ευελιξία να εργάζονται από το σπίτι, αλλά αισθάνεστε λίγο επιφυλακτικοί, είμαι εδώ για να σας δείξω πώς μπορείτε να συμβεί αυτό.
1. Προτεραιότητα στη διαφάνεια
Όταν διαχειρίζεστε μια απομακρυσμένη ομάδα, είναι σημαντικό ο οργανισμός σας να διαθέτει υψηλό επίπεδο διαφάνειας μεταξύ των έργων, των καθηκόντων και των επιμέρους στόχων. Επομένως, είναι πολύ σημαντικό να χρησιμοποιήσετε (ή να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε) συστήματα διαχείρισης έργων τα οποία μπορούν να προσεγγιστούν από οποιαδήποτε τοποθεσία. Το σωστό σύστημα θα πρέπει επίσης να επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να δουν τι επιτελούν οι συνεργάτες τους.
Αυτά τα συστήματα διαχείρισης επιτρέπουν στους επόπτες να παρακολουθούν την πρόοδο των ομάδων τους και να κρατούν τους μεμονωμένους υπαλλήλους υπεύθυνους για το έργο τους. Για να μην αναφέρουμε: Η διαφάνεια αυτή καθιστά τις εικονικές ομάδες πιο παραγωγικές από τους αντίστοιχους συναδέλφους τους - με αύξηση έως και 43%.
Ο οργανισμός μου χρησιμοποιεί το Basecamp για τη διαχείριση διαφόρων έργων, διότι επιτρέπει υψηλό επίπεδο διαφάνειας εντός και μεταξύ διαφορετικών ομάδων. Διατηρεί επίσης μεταφορτώσεις αρχείων σε βολικές τοποθεσίες, στις οποίες μπορείτε να έχετε πρόσβαση από οποιαδήποτε συσκευή που είναι συνδεδεμένη στο Διαδίκτυο.
Παρομοίως, η εταιρεία μου ενθαρρύνει τους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν το Google Apps για να μοιραστούν τις τηλεφωνικές συνδιάσκεψές μας και τα χρονοδιαγράμματα αίθουσας συσκέψεων, έτσι ώστε να μην καταστούν υπερβολικά δεσμευμένοι πόροι.
2. Ενσωματώστε την επικοινωνία
Σε αντίθεση με τους εργαζόμενους που δουλεύουν δίπλα-δίπλα, οι εικονικοί υπάλληλοι μπορεί να έχουν πιο δύσκολο χρόνο να λάβουν έγκαιρες απαντήσεις σε ερωτήσεις ή να αποκτήσουν σαφήνεια σε ένα θέμα που ίσως δεν κατανοούν πλήρως. Για να επιλύσετε αυτό το πρόβλημα, συμπεριλάβετε μερικές προτιμώμενες μεθόδους επικοινωνίας με τις εικονικές ρυθμίσεις των υπαλλήλων σας.
Για παράδειγμα, πολλές εταιρείες αγκαλιάζουν κοινωνικά intranets όπως το MangoApps ή εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων όπως το HipChat για να διατηρούν το γραφείο και τους εικονικούς υπαλλήλους συνδεδεμένους μεταξύ τους καθ 'όλη τη διάρκεια της εργασίας. Αν κάποιος, σε οποιαδήποτε ομάδα, έχει μια ερώτηση, μπορεί να συζητήσει γρήγορα ένα άλλο μέλος της ομάδας και να πάρει μια απάντηση.
Κάποιοι μπορεί να ανησυχούν ότι τέτοια εργαλεία θα παρεμπόδιζαν την παραγωγικότητα της επιχείρησης όταν χρησιμοποιούνται κατάχρηση. Ωστόσο, αν έχετε ήδη κάνει τα απαραίτητα βήματα για να δημιουργήσετε τη διαφάνεια, έχετε ελαχιστοποιήσει την πιθανότητα να μην κουβεντιάζουν τους ανθρώπους χωρίς λόγο - οι εργαζόμενοι γνωρίζουν ότι η αποδοτικότητα τους (ή η έλλειψή τους) θα παρατηρηθεί.
Επιπλέον, μελέτες έχουν δείξει ότι πολλοί εικονικοί υπάλληλοι αισθάνονται μοναξιά και παραβλέπονται ως μέρος της μεγαλύτερης εταιρείας. Οι εφαρμογές μηνυμάτων και η ολοκληρωμένη επικοινωνία μπορούν να βοηθήσουν την ομάδα σας να αισθάνεται πιο συνδεδεμένη με το πραγματικό γραφείο.
3. Σκεφτείτε μπροστά
Βεβαίως, η εργασία ουσιαστικά δεν είναι χωρίς τις προκλήσεις της. Αλλά ευτυχώς, υπάρχουν ήδη δοκιμασμένες στρατηγικές για την αντιμετώπιση των πιο κοινών προβλημάτων.
Μια προφανής ερώτηση είναι: Τι γίνεται με κακές συνδέσεις στο διαδίκτυο; Λοιπόν, το ερώτημα αυτό έχει επίσης μια προφανή απάντηση: Μόνο οι εργαζόμενοι με σταθερές συνδέσεις στο διαδίκτυο πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να λειτουργούν ουσιαστικά. Και σε περίπτωση που υπάρχει πρόβλημα με το διαδίκτυο στο σπίτι τους, θα πρέπει να γνωρίζουν ότι η προσδοκία είναι ότι θα πάνε σε ένα τοπικό hotspot Wi-Fi ή θα επανέλθουν στο γραφείο (υποθέτοντας ότι βρίσκεται κοντά), αντί να κατηγορούν για τεχνικές δυσκολίες και αφαιρώντας την ημέρα.
Μια άλλη κοινή ανησυχία είναι η κακή επικοινωνία. Αλλά αυτό το πρόβλημα είναι πολύ εύκολο να λυθεί, πάρα πολύ. Εάν κάτι παραμορφωθεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή συνομιλίας, ορίστε μια κλήση Skype ή ένα Google Hangout για να το εξηγήσετε σε μορφή "πρόσωπο με πρόσωπο". Ακόμα και μια απλή τηλεφωνική κλήση μπορεί να κάνει όλη τη διαφορά. Και αν ο άλλος δεν μπορεί να οπτικοποιήσει τι λέτε, δοκιμάστε το Lightshot. Παίρνει και μοιράζεται στιγμιότυπα οθόνης, τα οποία μπορεί να είναι μια τεράστια βοήθεια όταν ένας εργαζόμενος προσπαθεί να κάνει ένα σημείο και όλοι κοιτάζουν έναν διαφορετικό υπολογιστή.
Ζούμε σε μια εξαιρετική χρονική περίοδο με πολλές υψηλού επιπέδου πληρωμές, σε εικονικές θέσεις εργασίας. Και με εκτιμώμενη αύξηση 22% για σχετικές θέσεις εργασίας στον τομέα της τεχνολογίας των πληροφοριών μέχρι το 2020, αυτή η τάση δεν φαίνεται να πηγαίνει πουθενά σύντομα.
Έτσι, εάν η ομάδα σας σας πιέζει να εξετάσετε το ενδεχόμενο να τους αφήσετε να εργαστούν από το σπίτι, προσπαθήστε να συνεχίσετε με τους καιρούς. Απλώς θα μπορούσε να σας βοηθήσει να κρατήσετε ικανοποιημένη την ομάδα σας και στο σκάφος.
