Αν βλέπετε τις συναντήσεις ως ένα απαραίτητο κακό για να υποφέρετε, ίσως χάνετε την ιδανική ρύθμιση για να παρουσιάσετε τις ικανότητες ηγεσίας σας.
Όπως εξηγεί ο Luann Pendy, αντιπρόεδρος παγκόσμιας ποιότητας στη Medtronic, "Οι συναντήσεις είναι η μεγαλύτερη ευκαιρία να είστε ορατοί και να δείξετε στον οργανισμό σας τι φτάνετε στο τραπέζι".
Η Pendy πρέπει να το ξέρει. Επιβλέπει τις ποιοτικές λειτουργίες και είναι επιφορτισμένη με την εξασφάλιση ότι οι ιατρικές συσκευές για τους ασθενείς παγκοσμίως είναι της υψηλότερης ποιότητας και αξιοπιστίας. "Οι συναντήσεις είναι το πώς θα δουλέψουμε", συνεχίζει. Αλλά δεν είναι πάντα αυτός που καλεί τις βολές. "Ξοδεύω το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου μου συμμετέχοντας σε συναντήσεις παρά σε συναντήσεις. Ο στόχος μου είναι να είμαι καλός συμμετέχων στη συνάντηση, γιατί τότε οι ηγέτες θέλουν να έρθω στις συναντήσεις τους για να τους βοηθήσω ».
Βλέπετε, για να αναγνωριστεί ως επικεφαλής, θα πρέπει να παράσχετε αποδείξεις ότι είστε σε θέση να παραδώσετε περισσότερα από ό, τι περιγράφει η δουλειά σας. Όπως λέει ο Pendy, "Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το χρόνο σας στις συναντήσεις για να δείξετε την αποτελεσματικότητά σας, τη νοημοσύνη σας και τις ικανότητες ηγεσίας σας." Είναι δύσκολο να επιδείξετε αυτές τις δυνατότητες όταν κάθεστε σε ένα σταθμό εργασίας, το κεφάλι κάτω, κάνετε τη δουλειά σας.
Η ομιλία και η συμβολή σε συναντήσεις μπορεί να είναι η καλύτερη ευκαιρία για να μετατοπίσετε την αντίληψη των άλλων για εσάς: από τον τακτικό μέχρι τον στρατηγό, από τον επιδιωκόμενο στόχο έως τον παράγοντα αλλαγής και από τον πράκτορα στον αρχηγό. Με τους συμπαίκτες σας, τη διοίκηση και, περιστασιακά, τους κορυφαίους ηγέτες στην αίθουσα, οι συναντήσεις είναι μια ειδικά διαμορφωμένη πλατφόρμα για να διαμορφώσετε πώς αντιλαμβάνονται οι άλλοι στην οργάνωσή σας.
Για να επωφεληθείτε από αυτή την ευκαιρία, εδώ είναι τέσσερις από τις κορυφαίες συμβουλές του Pendy για το πώς να οδηγήσετε στις συναντήσεις, ακόμα και όταν δεν είστε ο ηγέτης της συνάντησης.
1. Γνωρίστε τον ρόλο σας
Πριν από τη συνάντηση, μελετήστε την ατζέντα και κατανοήστε το ρόλο σας στο συνέδριο. Ο Pendy συνιστά να εξετάσει ορισμένα βασικά ερωτήματα, όπως: Γιατί ήσασ κάλεσε στη συνάντηση; Πώς ο αρχηγός θέλει να συμμετάσχετε; Ποιος είναι ο σκοπός της συνάντησης; Τι αναμένεται από εσάς;
Στη συνέχεια, παραδώστε πέρα από αυτές τις προσδοκίες. "Είναι πολύ σημαντικό να σιγουρευτείτε ότι εκπληρώνετε τον ρόλο που αναμένετε από εσάς", προσθέτει.
Για παράδειγμα, είστε εσείς εκεί για να δώσετε μια ενημέρωση κατάστασης από το τμήμα της επιχείρησής σας; Μην πείτε απλώς, "τα πράγματα πάνε καλά", όταν μπορείτε να φέρετε τα γεγονότα και τα δεδομένα για να κάνετε το λόγο σας με μεγαλύτερη εξουσία. Αντ 'αυτού, πείτε, "Η ικανοποίηση του πελάτη είναι αυξημένη κατά 3% σε σχέση με τον περασμένο μήνα" και δώστε την ανάλυση του γιατί. Ή αν έρχεστε ως εξωτερικός εμπειρογνώμονας (π.χ. ως ειδικός μάρκετινγκ που συμμετέχει σε συνάντηση μηχανικού), προσπαθήστε να φέρετε μια μοναδική προοπτική, όπως είναι ο πρωταθλητής των πελατών.
Εάν δεν γνωρίζετε το ρόλο σας, ρωτήστε. Τουλάχιστον, θα κερδίσετε πόντους για φροντίδα.
2. Μιλήστε επάνω
Πριν από μερικά χρόνια, η Pendy έλαβε ανατροφοδότηση ότι θεωρήθηκε δύσκολη στην ανάγνωση και ησυχία στις συναντήσεις και, ως αποτέλεσμα, οι άνθρωποι δυσκολεύτηκαν να συνεργαστούν μαζί της.
Αυτά τα σχόλια ήταν ανοιχτά για το Pendy. "Θα πήγαινα στις συναντήσεις και θα είμαι πολύ ευγενικός και σεβαστός", εξηγεί ο Pendy. «Άκουσα αυτό που λέει όλοι, επεξεργάζοντάς το και μαθαίνοντας», είπε. Κάτι τέτοιο, όμως, μερικοί συνάδελφοι θεώρησαν ότι δεν ήταν αφοσιωμένος ή ενδιαφερόταν για το τι συνέβαινε.
"Έτσι, άλλαξα", θυμάται. Άρχισε να μιλάει και αμέσως άρχισε να λαμβάνει πιο θετικά σχόλια. "Οι εργαζόμενοι είπαν, " Ευχαριστώ για την υποστήριξή μου. " Οι συνομιλητές μου είπαν: "Ευχαριστώ που συμμερίζατε τις σκέψεις σας και τις ιδέες σας". Και η διοίκηση είπε: "Ευχαριστώ που οδηγείτε."
Αντί να περιμένετε την άδεια ή μια πρόσκληση να μιλήσετε, ετοιμαστείτε με την προσδοκία ότι θα συμβάλλετε. Σκεφτείτε τουλάχιστον τρία σημεία μιλώντας εκ των προτέρων και προκαλείτε τον εαυτό σας να αναδεικνύετε κάθε σημείο κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Γίνεται όλο και πιο δύσκολο να εισέλθετε στη συζήτηση καθώς προχωράει μια συνάντηση, οπότε μιλήστε νωρίς για να δημιουργήσετε τη φωνή σας στην αίθουσα.
Και αν δεν έχετε προτάσεις που προσθέτουν αξία στη συνομιλία; Η ομιλία για να υποστηρίξετε την άποψη ενός συναδέλφου ή για να ζητήσετε μια καλά μελετημένη ερώτηση μπορεί να προχωρήσει εξίσου.
3. Βρείτε τους Mentors συναντήσεων
Ο Pendy προτείνει να βρεθεί ένα μοντέλο που να διευθύνει τις συναντήσεις καλά. «Βρείτε κάποιον εντός της επιχείρησής σας που είναι πολύ καταλαβαίνω με την εταιρική εθιμοτυπία και με επιτυχία στην ηγεσία και τη συμμετοχή στις συναντήσεις. Παρατηρήστε τους να δουν πώς η συμπεριφορά τους συμβάλλει στην επιτυχία τους ", προσφέρει. "Θα μάθετε πολλά για την κουλτούρα και την εθιμοτυπία του οργανισμού σας".
Για παράδειγμα, ορίστε πόσες ερωτήσεις και σχόλια θεωρούνται κατάλληλες και τι θεωρείται στην κορυφή. Σε ορισμένους εταιρικούς πολιτισμούς, οι ερωτήσεις λαμβάνουν καλύτερα εκτός της συνάντησης και αν εργάζεστε εναντίον αυτής της εθιμοτυπίας, θα είναι δύσκολο να πετύχετε.
Ή, για παράδειγμα, ας πούμε ότι βλέπετε έναν πιο αποτελεσματικό τρόπο για τη δομή ενός χρονοδιαγράμματος έργου. Βοηθά να γνωρίζετε εάν η εθιμοτυπία συνάντησης υπαγορεύει ότι η αλλαγή γίνεται με ομαδική συναίνεση τότε και εκεί, ή αν κατά πάσα πιθανότητα δεν θα πρέπει να αναλάβετε τον χρόνο συνάντησης συζητώντας ένα ζήτημα που θα μπορούσε να αντιμετωπιστεί γρήγορα σε μια ιδιωτική συνομιλία.
Δίνοντας μεγάλη προσοχή στους άγραφους και ανύπαρκτους κανόνες της εθιμοτυπίας συνάντησης, μπορείτε να οδηγήσετε αποτελεσματικά αποφεύγοντας τα λάθη που θα μπορούσαν να βλάψουν τη φήμη σας.
4. Να είστε παρών
Εάν συμπεριλάβατε στην πρόσκληση για σύσκεψη, αναμένεται να είστε εκεί για να συνεισφέρετε. Ένα σημαντικό μέρος αυτού είναι να καθίσετε στο τραπέζι. "Πολλές φορές, βλέπω κατώτεροι υπάλληλοι να έρχονται σε ένα δωμάτιο όπου υπάρχει ένα μεγάλο, μακρύ τραπέζι συνεδρίων και να προσπαθήσουμε να βρούμε την καρέκλα στη γωνία μακριά από το τραπέζι", δήλωσε ο Pendy. "Αυτό δεν συναντάται ως θετικό, σίγουρο, αφοσιωμένο και ενθουσιασμένο. Ο τρόπος για να πάρετε μια θέση στο τραπέζι είναι να εμφανιστεί εγκαίρως ή νωρίς, ώστε να υπάρχει μια ανοιχτή θέση. "
Σύμφωνα με την Pendy, η στάση σας είναι επίσης σημαντική. "Βάλτε τους αγκώνες σας στο τραπέζι - κάτι που η μητέρα σου δίδαξε ποτέ να μην κάνεις ποτέ στο δείπνο", συνιστά. Εκπληκτος? "Όταν βρίσκεστε σε μια επαγγελματική συνάντηση, αν κλίνετε προς τα εμπρός και βάζετε τους αγκώνες σας στο τραπέζι, αυτό λέει στην ομάδα που συμμετέχετε, ενδιαφέρεστε και έχετε κάτι να συνεισφέρετε".
Ο TED Talk Taylor, αναπληρωτής καθηγητής του Amy Cuddy, από το Harvard Business School, συγκέντρωσε πάνω από 16 εκατομμύρια απόψεις, δημοφιλώντας τη δύναμη που θέτει - τη θέση "Wonder Woman" που ενισχύει την αυτοπεποίθηση αυξάνοντας ταυτόχρονα την αντίληψη των άλλων για την εξουσία σας.
Σύμφωνα με τον Cuddy, πρέπει να μιλήσετε αν είναι δυνατόν, με τα πόδια άνετα μεταξύ τους, τους ώμους πίσω, το πηγούνι και τα επεκτατικά όπλα, έτσι ώστε η γλώσσα του σώματός σας να προσθέτει αξιοπιστία στο μήνυμά σας. Λειτουργεί επίσης καθισμένος. καθισμένος ευθεία με τα χέρια έξω αυξάνει το χώρο που παίρνετε επάνω, το οποίο είναι μια επίδειξη της εξουσίας.
Τέλος, μην αφήνετε τη συνάντηση χωρίς εθελοντισμό για να οδηγήσετε κάτι ή να αναλάβετε ένα στοιχείο δράσης. Θα εξασφαλίσετε στον εαυτό σας ένα σημείο στην ημερήσια διάταξη κατά την επόμενη συνεδρίαση.
