Είναι πιθανό να έχετε μια ξεκάθαρη αίσθηση από τις πρώτες εβδομάδες σε μια νέα δουλειά ποια καθήκοντα και αποστολές χαρακτηρίζονται ως επείγουσες. Γνωρίζετε τι είναι υψηλή προτεραιότητα και πώς αντιμετωπίζονται οι προθεσμίες. Ίσως έχετε μακροπρόθεσμα προγράμματα που συζητάτε εσείς και ο διευθυντής σας σε εβδομαδιαία βάση.
Είστε επαγγελματίας στη διαχείριση της λίστας υποχρεώσεων και ξέρετε τι μπορείτε να αφήσετε για την επόμενη μέρα, εβδομάδα ή τρίμηνο και τι πρέπει να ολοκληρωθεί πριν φύγετε από το γραφείο. Γνωρίζετε επίσης το πρωτόκολλο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Δεν χρειάζεται να ελέγχετε τα εισερχόμενά σας κατά τη διάρκεια του Σαββατοκύριακου. Αλλά είστε υποχρεωμένοι να απαντήσετε σε πελάτες κατά τη διάρκεια μη εργάσιμων ωρών.
Το μόνο πράγμα που δεν είστε σίγουροι είναι τι συμβαίνει εάν υπάρχει έκτακτο έργο κατά τη διάρκεια του Σαββατοκύριακου;
Αχ, η καλή κατάσταση εργασίας. Τι σημαίνει αυτό; Και τι κάνετε για αυτό εάν συμβαίνει εκτός των καθορισμένων ωρών γραφείου; Στείλτε email σε έναν συνάδελφο; Το αφεντικό σου? CC κάποιος σε άλλο τμήμα που νομίζετε ότι μπορεί να βοηθήσει ή ποιος πρέπει τουλάχιστον να είναι γνωστός;
Όλα τα παραπάνω, βέβαια, εξαρτώνται από τη φύση της έκτακτης ανάγκης και τον ιδιαίτερο χώρο εργασίας σας. Ακριβώς όπως γνωρίζετε τη λίστα εργασιών σας πίσω και μπροστά, θα πρέπει επίσης να έχετε μια αίσθηση του τι μπορεί να περιμένει μέχρι το πρωί - ή τη Δευτέρα - και τι δεν μπορεί.
Σε μια προηγούμενη δουλειά, όσο απέφυγα να ξυπνήσω το πρωί του Σαββάτου και να ελέγξω το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εργασίας μου, ήξερα ότι δεν υπήρχε τρόπος γύρω του. Η δική μας ομάδα εργασίας δούλευε μέχρι αργά το βράδυ της Παρασκευής και ήξερα αν υπήρχαν ερωτήσεις σχετικά με κάποιο από τα κομμάτια μου, απαντώντας στο πρώτο πράγμα που το Σάββατο ήταν πολύ καλύτερο από την αντιμετώπιση πυρκαγιών την Κυριακή. Η προσδοκία σε αυτή την οργάνωση ήταν ότι ήμασταν όλοι στην κορυφή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανεξάρτητα από την ώρα ή την ημέρα.
Εάν δεν είναι απολύτως σαφές για εσάς πώς η εταιρεία σας αναμένει ότι τα θέματα επιλυθούν, χρησιμοποιήστε την καλύτερη κρίση σας - είναι θέμα που σας τονίζει; Ανακαλύψατε ένα καταφανές σφάλμα στην αναφορά που στείλατε στους πελάτες και θα το διορθώσατε πριν το σαββατοκύριακο να είναι προς το συμφέρον όλων;
Ένας καλός κανόνας είναι να αναρωτηθείτε τα εξής:
- Υπάρχουν διακυβεύματα για τα έσοδα;
- Μήπως αυτό κάνει την εταιρεία να φανεί κακή εξωτερικά;
- Το πρόβλημα αυτό θα επιδεινωθεί όσο περισσότερο περιμένω;
Εάν απαντήσατε ναι σε κάποιο από αυτά, τότε απευθυνθείτε στον συνάδελφό σας ή τον προϊστάμενό σας ή σε όποιον πρέπει να εισέλθει.
Το καλύτερο μέσο;
Για τους περισσότερους από εμάς, αυτό θα είναι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. (Εκτός αν έχετε σοβαρούς λόγους να πιστεύετε ότι ο οργανισμός σας αποτελείται από άτομα που δεν βλέπουν τουλάχιστον τα εισερχόμενά τους μέχρι και τη Δευτέρα στις 9 π.μ.).
Εάν πρόκειται για θέμα που σας απασχολεί ιδιαίτερα, εξετάστε μια γραμμή θέματος που περιλαμβάνει τη λέξη "έγκαιρη", "επείγουσα", "σημαντική" ή "απαντήστε". Εάν είστε 100% θετικός που χρειάζεστε εισροή ή οδηγίες από κάποιον πριν να μπορέσετε να προχωρήσετε στην αντιμετώπιση προβλημάτων, η τελευταία είναι ιδιαίτερα βολική. Δείχνει στον δέκτη ότι δεν μπορεί να περιμένει.
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι ο μόνος τρόπος να πάτε όμως. Ανάλογα με τη σχέση σας με τα μέρη που πρέπει να εμπλακείτε για να χειριστείτε την κατάσταση, μπορείτε να επιλέξετε γραπτά μηνύματα ή να συζητήσετε σε μια εφαρμογή ομάδας.
Και πάλι, υπάρχουν πολλά που πρέπει να πούμε ότι γνωρίζετε το μέσο που προτιμά το κόμμα σας - και αυτό είναι αλήθεια αν βρίσκεστε στο γραφείο το πρωί της Τρίτης ή συναντάτε την οικογένεια την Κυριακή το απόγευμα.
Εάν βρίσκεστε αυτή τη στιγμή στη μέση μιας έκτακτης ανάγκης και διαβάζετε αυτό, όπως "Πώς θα το ήξερα αυτό;" - να επιλύσετε πρώτα το πρόβλημά σας. Στη συνέχεια, βρείτε τις επόμενες ημέρες για να ρωτήσετε τον προϊστάμενό σας μερικές βασικές ερωτήσεις:
- Πώς θα ορίσατε έκτακτη ανάγκη;
- Πώς προτιμάτε να επικοινωνήσω μαζί σας;
- Υπάρχει κάποιος άλλος που πρέπει να έρθω σε επαφή;
Η γνώση της απάντησης σε αυτές τις ερωτήσεις σάς βοηθά να αποφύγετε την φρικαλέα της τελευταίας στιγμής του "Τι να κάνω; Ποιος καλώ / ηλεκτρονικό ταχυδρομείο / κείμενο / συνομιλία; "και αντ 'αυτού, προχωρήστε στο παιχνίδι.
Και ναι, πολλά από αυτά είναι κοινή λογική, η οποία, σε μια πραγματική καταστροφή εργασίας, μπορεί να είναι δύσκολο να βυθιστεί. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να γνωρίζετε το σχέδιο εκ των προτέρων και να παίζετε από τη δομή που έχει δημιουργήσει η ομάδα σας. Αν το κάνετε αυτό, είναι απίθανο να συναντήσετε οτιδήποτε σας αφήνει να σας ξεγελάσει ή να ξεγελάσετε.
