Ως νέος διευθυντής, θα συνειδητοποιήσετε αρκετά γρήγορα ότι οι δικαιολογίες είναι σαν το ρολόι - ακριβώς τη στιγμή που θα προκύψει ένα μεγάλο έργο, αναφορά ή αποστολή, θα έρθουν: "Δεν είχα χρόνο", " Έχω πάρα πολλά άλλα πράγματα στο πιάτο μου αυτή τη στιγμή ", " Ποτέ δεν έμαθα πώς να το κάνω αυτό "ή -το προσωπικό μου αγαπημένο-" Ποιο έργο; "
Και ενώ ατμός πρακτικά χύνεται από τα αυτιά σας σε αυτές τις αδύναμες δικαιολογίες, είναι δύσκολο να γνωρίζουμε ακριβώς πώς να αντιδράσουμε. Μεταξύ της ανάγκης να πάρετε ακριβώς το έργο γίνοντα το συντομότερο δυνατόν και να αισθανθείτε μια αμηχανία συμπάθεια που ίσως ο υπάλληλός σας πραγματικά έχει πάρα πολλά έργα στο πιάτο της, ίσως να απαντήσετε με κάποια έκδοση του, "Αυτό είναι εντάξει. Θα το φροντίσω απλά. "
Ήμουν εκεί, επίσης. Όσο θα ήθελα να πω ότι είμαι πάντα ένας σταθερός και αξιοσέβαστος προϊστάμενος - θα το παραδεχτώ: Έχω πάει μπροστά. Και έμαθα το σκληρό τρόπο ότι όταν παίρνετε τη συνήθεια να δέχεστε δικαιολογίες όπως αυτό, οι υπάλληλοί σας θα είναι γρήγοροι να περπατήσουν σε όλο σας και την εξουσία σας.
Ευτυχώς, βρήκα μερικούς τρόπους για να αποφύγω τις δικαιολογίες-στρατηγικές που όχι μόνο έκαναν τη ζωή μου ευκολότερη αλλά συνέβαλαν στη δημιουργία μιας γενικής νοοτροπίας λογοδοσίας μεταξύ της ομάδας μου. Την επόμενη φορά που αυτές οι δικαιολογίες μπαίνουν μέσα, δοκιμάστε αυτό.
Διακοπή λέγοντας "Αυτό είναι εντάξει"
Όταν ένας υπάλληλος θα περπατούσε στο γραφείο μου, οι ώμοι και οι σκύλοι κουτάβι σκυλί σε πλήρη ισχύ, δεν θα μπορούσα να βοηθήσω, αλλά να δώσω ένα συμπαθητικό αυτί. Έτσι, όταν εξήγησε: "Ήμουν τόσο συγκλονισμένος με την άλλη δουλειά μου τελευταία - απλά δεν είχα χρόνο", δεν θα μπορούσα να συγκεντρώσω την ελαστικότητα να απαντήσω με τίποτα εκτός από το "Ω, αυτό είναι εντάξει".
Το ίδιο πράγμα συνέβη όταν κάποιος δεν ήξερε πώς να τραβήξει τους αριθμούς για μια συγκεκριμένη αναφορά, δεν μπορούσε να πάρει έναν πελάτη για να επιστρέψει την κλήση του, ή απλώς είχε πάρα πολύ τρελό για μια νύχτα για να φτάσει στο γραφείο εγκαίρως το επόμενο πρωί. Είχα πέσει στην ίδια παγίδα και το επαναλάβω ξανά: "Αυτό είναι εντάξει" - ακόμη κι αν αυτές οι δικαιολογίες δεν ήταν αποδεκτές.
Έτσι, μαθαίνετε από το λάθος μου και κάνετε το πρώτο - και απίστευτα σημαντικό βήμα προς την κατεύθυνση της λογοδοσίας των υπαλλήλων σας: Σταματήστε να λέτε "αυτό είναι εντάξει". Είναι μια εύκολη φράση που ξεδιπλώνεται ως μια φυσική συμπάθεια, αλλά αυτό που πραγματικά μεταφέρετε είναι ότι είναι απολύτως αποδεκτό να κάνει δικαιολογίες για κακή συμπεριφορά. Είναι πραγματικά αυτό που θέλετε να σκεφτεί η ομάδα σας;
Αντ 'αυτού, Express Απογοήτευση
Φυσικά, και εσείς δεν πρέπει να το πάρετε στο άλλο άκρο και να βγάζετε λειαντικά. Αντ 'αυτού, καναδική παιδική ηλικία σας: Όταν κάνατε κάτι λάθος, δεν φοβήσατε απαραιτήτως την τιμωρία σας (αν και το βάδισμα για δύο εβδομάδες ήταν ένα σοβαρό drag) - περισσότερο από αυτό, φοβήσατε αυτή τη δυσοίωνη φράση: «Είμαι τόσο απογοητευμένος εσύ."
Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε αυτές τις ακριβείς λέξεις, αλλά πρέπει να μεταφέρετε μια αίσθηση απογοήτευσης όταν ένας υπάλληλος παράγει μια απαράδεκτη δικαιολογία. Εξηγήστε με ακρίβεια πώς αυτό που έκανε (ή δεν το έκανε) σας επηρέασε, την ομάδα και την εταιρεία στο σύνολό της: "Σας βασιζόμουν πραγματικά ότι ο μηνιαίος προϋπολογισμός ολοκληρώθηκε μέχρι σήμερα το πρωί, Megan. Δεδομένου ότι δεν το έχουμε, η υπόλοιπη ομάδα θα πρέπει πραγματικά να αγωνιστεί για να τραβήξει αυτούς τους αριθμούς. "
Όταν ο υπάλληλός σας καταλάβει ότι η επίβλεψή της όχι μόνο την επηρέασε - αλλά και ολόκληρη η ομάδα της - είναι πολύ πιθανότερο να την τραβήξει μαζί την επόμενη φορά.
Μην φοβάστε να κάνετε ερωτήσεις
Μετά από πολλή πρακτική, έμαθα ότι δεν μπορώ να αφήσω τη συνομιλία να σταματήσει αφού ακούσω και αναγνωρίσω τη δικαιολογία ενός υπαλλήλου. Αντ 'αυτού, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε κάθε δικαιολογία ως ευκαιρία να σκάψετε, να θέσετε ερωτήσεις και να καθορίσετε τη βασική αιτία του προβλήματος.
Εάν ένας εργαζόμενος επιμένει ότι δεν είχε χρόνο να κάνει ένα έργο, ρωτήστε: «Πότε ξεκινήσατε το έργο αυτό;» «Πότε σας παραχωρήθηκε αυτό το έργο;» και «Πώς ορίσατε τον χρόνο σας;» ή όταν ένας υπάλληλος λέει: "Κανένας από το τμήμα χρηματοδότησης δεν θα μου έστειλε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου", λένε: "Προσπάθησες να καλέσεις;" ή "Μήπως το έμασες αυτό το θέμα σε εμένα ή σε άλλο διευθυντή;"
Εάν υποβάλλετε τις σωστές ερωτήσεις, θα αποδείξετε τις περισσότερες φορές - χωρίς να το λέτε ρητά - ότι πολλές δικαιολογίες δεν είναι 100% δικαιολογημένες (δηλαδή, εάν ο υπάλληλος σας είχε ξεκινήσει το έργο όταν το τοποθετήσατε για πρώτη φορά, θα είχε άφθονο χρόνος). Αλλά περισσότερο από αυτό, με τις ερωτήσεις αυτές θα μεταφέρετε στους υπαλλήλους σας ότι δεν πρόκειται απλά να καθίσετε και να δεχτείτε δικαιολογίες χωρίς λέξη.
Είναι εντάξει για την Express Concern, Too
Ανάλογα με τις απαντήσεις που παίρνετε από αυτές τις ερωτήσεις, υπάρχει επίσης η πιθανότητα να συναντήσετε ορισμένα νόμιμα ζητήματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν. Μπορεί να είναι δύσκολο να χωρίσετε έναν εργαζόμενο που πραγματικά δεν έχει τους κατάλληλους πόρους για να ολοκληρώσει ένα έργο από έναν υπάλληλο ο οποίος απλά δεν θα κάνει την προσπάθεια να ζητήσει βοήθεια - αλλά εξαρτάται από εσάς, ως διαχειριστή, να σκάβετε και μάθετε.
Για παράδειγμα, όταν ένας από τους υπαλλήλους μου συνέχισε να κάνει τη δικαιολογία, «είμαι τόσο υπερφορτωμένος με δουλειά», μπήκα στον πειρασμό να το απορρίψω ως κακή διαχείριση του χρόνου - αλλά αποφάσισα να ρίξω μια ματιά στο φόρτο εργασίας του. Επέβαλα τις ευθύνες του και επαληθεύσα τον αριθμό των έργων που είχε στο πιάτο του, και συνειδητοποίησα ότι στην πραγματικότητα είχε περισσότερη δουλειά από την υπόλοιπη ομάδα. Ως αποτέλεσμα, μπόρεσα να αναδιανείμω μερικές από τις δουλειές του και - voilà! - οι δικαιολογίες σταμάτησαν.
Παρόλο που είναι σημαντικό να προστατευτείτε από το ενδεχόμενο να προχωρήσετε - αν δείτε κάθε δικαιολογία ως τεμπέλης υπάλληλος που προσπαθεί να ξεφύγει από το έργο του, ενδέχεται να αγνοήσετε ορισμένα νόμιμα ζητήματα.
Ορίστε προσδοκίες για την επόμενη φορά
Μόλις ταξινομήσετε μέσα από εξηγήσεις, κίνητρα και βαθύτερα ζητήματα, θέστε ξεκάθαρες προσδοκίες για το μέλλον.
Αν ο υπάλληλός σας δυσκολεύεται να οργανώσει το χρόνο του, για παράδειγμα, επισημάνετε μερικές καλές στρατηγικές διαχείρισης του χρόνου και παρακολουθήστε τις σε μερικές εβδομάδες για να βεβαιωθείτε ότι είναι ακόμα σε καλό δρόμο. Εάν ο υπάλληλός σας "απλά δεν ήξερε πώς" να ολοκληρώσει μια εργασία, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζει τους πόρους που διαθέτει σε άλλες υπηρεσίες της εταιρείας και ότι αντιλαμβάνεται ότι αναμένει να αναλάβει πρωτοβουλία για να εντοπίσει αυτούς τους πόρους της αναμονής για την προθεσμία να περάσει μόνο για να περάσει την ευθύνη.
Κάθε φορά που ένας υπάλληλος έρχεται σε σας με μια δικαιολογία, μην το κυλάτε απλά και ελπίζουμε ότι δεν θα συμβεί ξανά. Ανακαλύψτε τις δύσκολες ερωτήσεις και δείξτε στους υπαλλήλους σας ότι είστε σοβαροί για το έργο και την επιτυχία τους. Με την πάροδο του χρόνου, θα μεταφέρετε ότι δεν θα εγκατασταθείτε σε τίποτα λιγότερο από το καλύτερο - και οι υπάλληλοί σας θα συνειδητοποιήσουν ότι δεν υπάρχει περιθώριο δικαιολογίας.
