Έχετε ποτέ την αίσθηση ότι φωνάζετε σε μια μαύρη τρύπα όταν στέλνετε ένα email ή αφήνετε έναν τηλεφωνητή για κάποιον; Βάζετε το αίτημά σας έξω στο σύμπαν - και στη συνέχεια κάθεστε στο γραφείο σας με τα δάχτυλά σας να διασχίζουν, ελπίζοντας για μια έγκαιρη απάντηση.
Χάρη στη δουλειά μου στον κόσμο PR, το έχω δει όλα όταν πρόκειται για μηνύματα που δεν έχουν απαντηθεί. Έχω διαχειριστεί την αλληλογραφία με τους πελάτες της CEO (γνωστούς και ως τους συνεχώς απασχολημένους), τα στελέχη και τις νομικές ομάδες των πελατών των πελατών μου (γνωστούς και ως μη σημαντικό) και τα μέσα μαζικής ενημέρωσης θέλουν να ασχοληθούν με ανθρώπους δημοσίων σχέσεων). Και κατά μήκος του τρόπου, έχω μάθει πολλά για το πώς θα λάβετε απαντήσεις όταν τα χρειάζεστε.
Ανεξάρτητα από την αιτία για την καθυστέρηση, εδώ είναι μερικές συμβουλές για να δώσετε προσοχή στους απασχολημένους (και ναι, ενοχλητικούς) αργούς ανταποκριτές.
Κάντε τη σύνδεση
Πρώτα απ 'όλα, όταν συνδέεστε με κάποιον άλλο, πρέπει να του δώσετε έναν λόγο να θέλει να σας βοηθήσει.
Ξεκινήστε αποφεύγοντας λάθη που αποσυνδέουν άμεσα τον δέκτη. Το να γράψω λάθος το όνομά του είναι καλό παράδειγμα: Ξέρω ότι είναι βασικό, αλλά δεν μπορώ να σας πω πόσα μηνύματα λαμβάνω για τον Ashely ή τον Ashleigh - και όταν το κάνω, βρίσκομαι αμέσως ενοχλημένος και λιγότερο πιθανό να απαντήσω γρήγορα. Επίσης, προσπαθήστε να μην ακούγεται σαν pitch sales (για παράδειγμα, "Θα ήθελα να σας μιλήσω για …") - κανένας δεν θέλει να το αντιμετωπίσει.
Αντ 'αυτού, αρπάξτε την προσοχή της επαφής σας κάνοντας τα πάντα σχετικά με αυτόν ή αυτήν. Μου αρέσει να λέω ό, τι είναι δυνατόν με "εσείς" - για παράδειγμα, αντί να λέτε, "Χρειάζεστε να εξετάσετε αυτές τις μορφές", λένε, "Ο πελάτης σας χρειάζεται έγκριση σε αυτές τις μορφές." Είναι ένα απλό αλλά αποτελεσματικό τέχνασμα.
Μπορείτε επίσης να απευθυνθείτε στους ανθρώπους παίζοντας στην προσωπικότητά τους ή στα καυτά κουμπιά. Για παράδειγμα, κάποιος που έχει ένα κομμάτι ενός εγώ πιθανότατα θα ανταποκριθεί καλύτερα σε μια αναγνώριση του πόσο σημαντικό είναι αυτός ή αυτή (π.χ., "συνειδητοποιώ τη σημασία του χρόνου σας, γι 'αυτό προτείνουμε να πάρουμε μια 10λεπτη κλήση για να συζητήσουμε η μελέτη περίπτωσης ").
Κάντε εύκολη απάντηση γρήγορα
Ακόμη και αν η επαφή σας ενδιαφέρει να βοηθήσετε, κάποιος που είναι απασχολημένος δεν θα έχει το χρόνο να ζιζάνει μέσα από ένα περίπλοκο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να ακούει ένα μακρόχρωμο φωνητικό ταχυδρομείο. Έτσι, βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να εξορθολογίσετε το μήνυμά σας και να το κάνετε εύκολο να ανταποκριθεί γρήγορα χρησιμοποιώντας τις παρακάτω τακτικές.
Έχετε μια ενημερωτική γραμμή θέματος
Χρησιμοποιήστε τη γραμμή θέματος για να υποδείξετε την ανάγκη σας αμέσως και να βοηθήσετε τον παραλήπτη να δώσει προτεραιότητα στο αίτημά σας. Ξεκινώντας με κάτι σαν το "Για αναθεώρηση", "Απαιτείται ανατροφοδότηση" ή "Ανταπόκριση μέχρι την Τρίτη", είναι ένας γρήγορος τρόπος για να κάνετε τις προσδοκίες σας ξεκάθαρη από το ξεκίνημα.
Προσεγγίστε το σημείο
Μην ξοδεύετε πολύ χρόνο στο μήνυμά σας με μη σχετικές πληροφορίες ή λεπτομέρειες. Να είστε ευγενικοί με μια γρήγορη, "Ελπίδα σήμερα το πρωί σας αντιμετωπίζει καλά", στη συνέχεια βουτιά στην εισαγωγή και λόγος για την ικανοποίηση του δέκτη. Διατηρήστε και αυτό το απλό (π.χ. "Ο πελάτης σας X και εγώ δουλεύουμε μαζί στο Y και πληροφορήθηκα ότι είστε η καλύτερη επαφή για τον Z").
Δώστε Προθεσμίες Εκχώρησης
Για να αποφύγετε την τοποθέτηση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή του τηλεφωνητή σας στο σωρό του "όποτε έρθω σε αυτό", να ρωτήσετε συγκεκριμένες ερωτήσεις ή να δώσετε στοιχεία δράσης και να δώσετε ένα χρονοδιάγραμμα για το πότε θα προτιμούσατε μια απάντηση. Με ορισμένα έργα και πελάτες, έχω βρει επιτυχία λέγοντας, "Παρακαλώ δώστε σχόλια μέχρι την Παρασκευή. Εκείνη την εποχή, θα ενημερώσω και θα στείλω αυτό το έγγραφο στην υπόλοιπη ομάδα για επανεξέταση. "Είναι ένας καλός τρόπος να υπονοηθεί, " Αν δεν φτάσετε σε αυτό εγκαίρως, έχετε χάσει το λόγο σας στο θέμα . "
Παροχή σύστασης
Αν ψάχνετε για μια απάντηση σε μια ερώτηση ή μια επίλυση ενός προβλήματος, δώστε πάντα μερικές διαφορετικές επιλογές και τη σύστασή σας. Κάνοντας αυτό, το πρόσωπο που επικοινωνείτε πρέπει να σκέφτεται μέσα από αυτό λιγότερο και μπορεί να ανταποκριθεί με ένα γρήγορο "Ναι, η σύστασή σας είναι ωραία" ή "Ας πάμε με την επιλογή # 1".
Παρακολουθήστε έξυπνα
Έτσι έχετε διευκολύνει τον αποδέκτη σας να ανταποκριθεί και εξακολουθείτε να μην λαμβάνετε απάντηση. Και τώρα τι? Ήρθε η ώρα για την παρακολούθηση. Μπορεί να είναι δύσκολη η ισορροπία να είναι χρήσιμη και ενοχλητική σε αυτό το στάδιο, αλλά είναι δυνατή ακολουθώντας τη σωστή γραμμή επικοινωνίας.
Μετά την αρχική σας διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, παρακολουθήστε μια γρήγορη παρακολούθηση που έχει νόημα σύμφωνα με την προθεσμία σας. Αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να περιλαμβάνει το πρωτότυπο email σας με μια σύντομη πρόταση στην κορυφή που υπενθυμίζει την επαφή σας με το αρχικό αίτημα και την προθεσμία. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι επανασυνδέσατε τα απαιτούμενα υλικά.
Ένα δεύτερο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εξακολουθείτε να μην λαμβάνετε απάντηση; Ώρα για μια τηλεφωνική κλήση. (Περιμένετε τουλάχιστον 24 ώρες μετά την αποστολή του επόμενου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εκτός αν χρειάζεστε απολύτως κάτι το συντομότερο.) Είτε παίρνετε το άτομο στο τηλέφωνο είτε αφήνετε ένα φωνητικό ταχυδρομείο, να είναι σύντομη. Υπενθυμίστε του / της την αρχική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ποιος είστε και τι χρειάζεστε.
Ανεξάρτητα από τον τρόπο με τον οποίο ακολουθείτε, αφήστε πάντα το επόμενο βήμα στα χέρια σας - "Θα συνεχίσω ξανά αύριο" ή "Αν δεν ακούω πίσω από εσάς μέχρι το τέλος της ημέρας, θα είμαι ενσωματώνοντας τα υπόλοιπα σχόλια της ομάδας και στέλνοντας στον πελάτη. "
Και σιγουρευτείτε ότι παρακολουθείτε όλες τις προσπάθειες επικοινωνίας με το άτομο - η αναφορά τους μπορεί να σας υποδείξει την επείγουσα ανάγκη σας και μπορεί να αποδειχθεί χρήσιμη αν είστε αναγκασμένοι να κάνετε backup για να σας βοηθήσουμε.
Τραβήξτε τα μεγάλα όπλα
Σε αυτή τη σημείωση, αν προσπαθήσατε να έρθετε σε επαφή με κάποιον πολλές φορές χωρίς αποτέλεσμα, δοκιμάστε να αντιγράψετε άλλα μέρη στα αιτήματά σας. Απαντήστε στο αρχικό σας μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (ξανά), προσθέστε ένα μήνυμα "Απλά ήθελε να συνδεθεί στο παρακάτω μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είχατε την ευκαιρία να …; "και να αντιγράψετε τον προϊστάμενό σας, τον πελάτη ή όποιον άλλο νομίζετε ότι θα τον ωθήσει μαζί. Δεν είναι το αγαπημένο μου πράγμα που πρέπει να κάνω, και μπορεί να ενοχλήσετε λίγο τον δέκτη, αλλά σίγουρα θα σας πάρει μια απάντηση σε ένα τσίμπημα.
Η τελική επιλογή σας είναι να βρείτε μια άλλη επαφή που να μπορεί να απαντήσει στην ερώτησή σας ή να σπρώξει τον αρχικό δέκτη να απαντήσει. Αυτό θα μπορούσε να είναι μια εσωτερική επαφή με την οποία έχετε μια καλή σχέση ή κάποιον με περισσότερη δύναμη. Προσοχή: Όταν φτάσετε σε αυτή την κατάσταση, ποτέ δεν θέλετε να κατηγορήσετε την αρχική επαφή. Αντ 'αυτού, απλά πλαισιώστε το ως "Πρέπει να πάρω αυτό που κινείται ASAP-μπορείτε να με βοηθήσετε;"
Ποιος ήξερε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ένα φωνητικό ταχυδρομείο θα μπορούσε να είναι τόσο περίπλοκο; Ανεξάρτητα από τη βιομηχανία στην οποία βρίσκεστε, η αλληλογραφία με τους άλλους είναι σχεδόν πάντα μια αναγκαιότητα και, δυστυχώς, αργές χτυπήματα θα υπάρχουν πάντα. Αλλά με αυτές τις συμβουλές, θα πρέπει να μπορείτε να λάβετε τις απαντήσεις που χρειάζεστε εγκαίρως (ή, τουλάχιστον, σε κάποια στιγμή). Τώρα βγείτε εκεί και πάρετε μερικές απαντήσεις!
