Σηκώστε το χέρι σας εάν βρεθείτε σε μία από τις ακόλουθες καταστάσεις στην εργασία:
- Μια συνάντηση που διαρκεί και σας αναγκάζει είτε να εμφανιστεί αργά στην επόμενη σας συνάντηση, να αδυνατείτε να ολοκληρώσετε ένα έργο εγκαίρως ή να χάσετε ένα συμβάν μετά την εργασία.
- Μια συνάντηση που είναι τόσο αποδιοργανωμένη που βγαίνεις από το να σκέφτεσαι τι συνέβη;
- Μια συνάντηση που καταλήγει να είναι ένα πλήρες χάσιμο χρόνου.
Βλέπω όλα τα χέρια στον αέρα; Ετσι νόμιζα. Κάθε ένα από αυτά τα προβλήματα θα μπορούσε να λυθεί με ένα απλό πράγμα: μια ατζέντα των συνεδριάσεων .
Ποια είναι αυτή η μαγική έννοια, ρωτάτε; Ένα έγγραφο που καλύπτει τα ακόλουθα στοιχεία:
- Τι χρειάζεται να προετοιμάσετε εκ των προτέρων ή να φέρετε στη συνάντηση
- Ποιος συμμετέχει
- Γιατί συναντάς και τους στόχους που θέλεις να επιτύχεις
- Τι θα μιλήσετε, ποιος θα μιλήσει για το τι και πόσο χρόνο θα πάρει κάθε θέμα για να συζητήσει
- Οποιαδήποτε επόμενα βήματα θέλετε να λάβετε μετά τη συνάντησή σας
Έχετε χρησιμοποιήσει πιθανώς κάτι τέτοιο πριν, αλλά με έναν λιγότερο επίσημο τρόπο. Για παράδειγμα, ίσως έχετε συμπληρώσει την ενότητα σημειώσεων του προσκλήματος ημερολογίου σας για να ενημερώσετε τους ανθρώπους ποια έγγραφα θα πρέπει να αναφέρουν. Ή έχετε στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιγράφει εν συντομία το σημείο εκείνης της συνάντησης την Τρίτη που μόλις κάλεσε ολόκληρη την εταιρεία.
Αλλά έχοντας μια πιο εμπεριστατωμένη, συγκεκριμένη διάταξη για το πώς ακριβώς θα συνέβαινε η συνάντησή σας μπορεί να είναι τόσο απίστευτα χρήσιμη. Από τη μία πλευρά, είναι ζωτικής σημασίας η τεκμηρίωση - θέτοντας γραπτώς αυτά για τα οποία μιλήσατε και τις αποφάσεις που κάνατε, έχετε κάτι που μπορείτε να αναφέρετε, εάν κάποιος (συμπεριλαμβανομένου του προϊσταμένου σας) αμφισβητήσει τις μελλοντικές αποφάσεις σας.
Και για ένα άλλο πράγμα, βοηθάει ακόμη και η πιο ομαδική ομάδα ανθρώπων να μείνει οργανωμένη και εστιασμένη, ενώ ταυτόχρονα τους κρατά υπόλογους. Οι άνθρωποι μπορούν να έρθουν στη συνομιλία που προετοιμάζεται, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον περιορισμένο χρόνο μαζί αποτελεσματικά, να αισθάνεστε σίγουροι ότι η συνάντηση ήταν παραγωγική και μπορείτε να προσδιορίσετε πιο εύκολα τα επόμενα βήματα που θα μπορούσαν να ενεργήσουν.
Και τυχεροί για σας, έχουμε δημιουργήσει ένα πρότυπο ατζέντας που μπορείτε να συμπληρώσετε τώρα και αυτό θα σας εξοικονομήσει χρόνο γράφοντας το δικό σας. Απλά ανοίξτε το έγγραφο, κάντε ένα αντίγραφο και ο υπεύθυνος της ομάδας σας το συμπληρώσετε.
Αφού τη συμπληρώσετε, στείλτε την σε όλους τους συμμετέχοντες όταν προγραμματίζετε τη συνάντησή σας. (Μπορεί να είναι συνετό να συμπεριλάβετε μια σημείωση που λέει Παρακαλώ εξετάστε την ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης πριν συναντηθούμε. )
Μια ατζέντα είναι χρήσιμη για σχεδόν κάθε είδους συνάντηση. Για check-in παρέχει διαφάνεια και χρόνο για να προετοιμάσει τυχόν επακόλουθες ερωτήσεις, για συναντήσεις πελάτη δείχνει ηγεσία, για ομαδικές καταιγίδες, εξασφαλίζει ότι δεν θα αποστασιοποιηθείς και για όλους δείχνει ότι εκτιμάτε το χρόνο τους.
Όλοι κερδίζουν!
