Το λάθος διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας κοστίζει

Εάν είστε επί του παρόντος απασχολούμενοι - και ένας άνθρωπος - τότε ξέρετε για το μεγάλο κατακλυσμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να πάρετε περισσότερα από αυτό από ό, τι μπορείτε να απαντήσετε σε κάθε ημέρα, και συχνά σας κρατά από το να κάνετε την "πραγματική δουλειά σας". Αλλά σε αυτόν τον σύγχρονο κόσμο, η ύπαρξη στην κορυφή των εισερχομένων σας είναι απαραίτητη, αν πρόκειται να εντυπωσιάσετε το αφεντικό σας και να προχωρήσετε.

Τώρα, πολλοί άνθρωποι κρίνουν πόσο καλά χειρίζονται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον αριθμό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εκτελούν. "Πέρασα τρεις ώρες σήμερα το απόγευμα και απάντησα 120 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" είναι η αιτία για εορτασμό και δικαιώματα καυχησιολογίας στα περισσότερα γραφεία. Αλλά στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό είναι ένα τεράστιο λάθος.

Η αλήθεια είναι ότι υπάρχουν τρεις τύποι μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που διαβάζονται γρήγορα και μπορούν να απαντηθούν αμέσως (Χρόνος απάντησης: λιγότερο από πέντε λεπτά)

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτούν κάποια σκέψη ή προσεκτική γραφή, αλλά περιορισμένη επιπλέον "εργασία" (Χρόνος απάντησης: 5-30 λεπτά)

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτούν έρευνα ή παραγωγή που πρέπει να δημιουργηθεί (Χρόνος απάντησης: 30 λεπτά ή περισσότερο)

Όταν αντιμετωπίζουν ένα μπλοκ χρόνου για να επιτεθούν στα εισερχόμενά τους, οι περισσότεροι άνθρωποι αρχίζουν με τα cookies. Είναι ικανοποιητικό να τα απομακρύνετε από το δρόμο, ο συνολικός αριθμός μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας πέφτει κατά πολύ περισσότερο και δεν απαιτούν υπερβολικό πνεύμα.

Αλλά θα πρέπει να ακολουθήσετε την αντίθετη προσέγγιση. Είναι το παλιό βράχο, το βότσαλο, η μεταφορά με άμμο: Φανταστείτε ότι δίνετε ένα γυάλινο βάζο που αντιπροσωπεύει το χρόνο σας, καθώς και βράχια, βότσαλα και άμμο. Ο μόνος τρόπος να ξεκινήσετε όλα αυτά είναι να ξεκινήσετε με τα μεγαλύτερα πράγματα: τους βράχους σας. Αν γεμίσετε πρώτα το βάζο σας με άμμο, ποτέ δεν θα χωρέσετε τα πάντα.

Σε όρους e-mail, βεβαιωθείτε ότι δεν γεμίζετε το βάζο σας με άμμο, απαντώντας πρώτα στα γρήγορα και εύκολα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - δεν θα φτάσετε ποτέ στα μεγάλα, σημαντικά. Αντίθετα, όταν αντιμετωπίζετε ένα χρονικό διάστημα δύο ωρών, θα πρέπει πάντα να ξεκινάτε με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτούν 30 λεπτά ή περισσότερο και να λάβετε τουλάχιστον ένα ή δύο από αυτά που έχουν γίνει πριν κάνετε οποιεσδήποτε ταχύτερα. Από την άλλη πλευρά, αν έχετε μόνο 15 λεπτά πριν από την επόμενη συνάντησή σας, αυτή είναι η κατάλληλη στιγμή για να βγείτε γρήγορα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ο ευκολότερος τρόπος για την απρόσκοπτη εφαρμογή αυτής της στρατηγικής στην καθημερινή σας ζωή είναι να προσθέσετε δύο ετικέτες (ή φίλτρα στο Gmail): "γρήγορη απάντηση" και "απαιτεί εστιασμένη ώρα". Επομένως, οποιαδήποτε μηνύματα που δεν έχουν ετικέτα θα πέσουν στη μεσαία κατηγορία, απαιτώντας πέντε έως 30 λεπτά.

Όταν γνωρίζετε ότι έχετε ένα σταθερό μπλοκ αδιάλειπτου χρόνου, αρχίστε με το άνοιγμα του φακέλου εστιάζεται στο χρόνο σας και αποφασίστε ποια από αυτά πρέπει να αντιμετωπίσετε περισσότερο. Αναγνωρίζοντας πόσο σπάνια είναι αυτά τα μεγάλα κομμάτια του χρόνου είναι το κλειδί για την επιτυχία: Όταν έχετε ένα, εκμεταλλευθείτε πλήρως αυτό! Και την επόμενη φορά που θα έχετε μερικά λεπτά για να χαλαρώσετε ενώ περιμένετε το λεωφορείο ή στη γραμμή για καφέ, ανοίξτε το φάκελο "γρήγορης απάντησης" αντί να ελέγξετε το Instagram.