Λαμβάνοντας υπόψη ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι η πρωταρχική μορφή επικοινωνίας στα περισσότερα γραφεία, δεν επιλέγουμε πάντοτε τις γραπτές μας λέξεις ως σοφά όπως πρέπει. Ειδικά όταν προσπαθούμε να περάσουμε γρήγορα από ένα γεμάτο inbox ή να απαντήσουμε σε μηνύματα μεταξύ συναντήσεων στα τηλέφωνά μας, είναι εύκολο να είσαι ενοχλητικός, λειαντικός ή απλά αγενής χωρίς να το καταλάβεις. Με λίγα λόγια (ή παραλειπόμενα), ένα γρήγορο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να μεταφερθεί από ένα φιλικό μήνυμα σε μια πλήρη καταστροφή.
Λοιπόν, ήρθε η ώρα για μια παρέμβαση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ακολουθούν μερικές από τις πιο συνήθεις σφάλματα στο χώρο εργασίας που ασκούμε ασυνείδητα - και μερικές στρατηγικές γρήγορης επίλυσης για να τις αποφύγουμε στο μέλλον.
1.
Έχετε λάβει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο με θέμα; Είδατε ότι είστε στο τηλέφωνο - τηλεφωνήστε μου όταν έχετε μια πιθανότητα ή Πού είναι η αναφορά σας για το μήνα; Ναι - και μάλλον το βρήκατε εκτός λειτουργίας, ενοχλητικό ή και τα δύο. Θυμηθείτε, αν είστε συνεργάτης ή διευθυντής, η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η αποστολή μηνυμάτων δεν είναι το ίδιο πράγμα - και δεν θα είναι ποτέ. Και ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με θέμα που γράφεται σαν κείμενο θα στέλνει πάντα το ίδιο μήνυμα: Δεν αξίζει τον χρόνο μου.
Γρήγορη επιδιόρθωση: Όλοι έχουμε τρελές μέρες στο γραφείο, όταν χρειάζεται απλώς να αγγίξετε τη βάση με έναν συνάδελφο ή μια άμεση αναφορά χωρίς να γράψετε ένα μυθιστόρημα. ¶Έτσι μην το κάνετε. Χρησιμοποιήστε ένα θέμα μιας ή δύο λέξεων, όπως Συνάντηση ή Μηνιαίο τέλος, με μια γρήγορη γραμμή ή δύο στο μήνυμά σας:
Αυτή η προσέγγιση θα αξίζει πάντα και για πάντα τα επιπλέον 15 δευτερόλεπτα του χρόνου σας.
2.
Όταν έχετε ένα σημαντικό έργο ή μια έκθεση που συζητάτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αναφέροντας πλήρεις λέξεις σε όλες τις πρωτεύουσες ( Χρειάζομαι την υπογραφή σας από το τέλος της σημερινής ) και υπογραμμίζοντας, υπογραμμίζοντας ή υπογραμμίζοντας πλήρεις προτάσεις μπορούν να συναντηθούν, στους συναδέλφους σας.
Κάποτε δούλευα με κάποιον που θα μου έστειλε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ΕΓΚΡΙΣΗ ΑΝΑΓΚΗΣ με κόκκινο χρώμα και όλα τα καπάκια σε όλα τα μηνύματά της ή με πλήρεις παραγράφους με κίτρινο χρώμα. Προσπαθούσε να είναι ενημερωμένος και να αποκαλύπτει σημαντικές λεπτομέρειες - αλλά η προσέγγισή της προήλθε ως υπερβολικά λειαντική.
Γρήγορη επιδιόρθωση: Χρησιμοποιήστε τολμηρές ή πλάγιες επικεφαλίδες ή σημεία βλήματος για να καλέσετε τα σημαντικά έργα ή τα σημεία που κάνετε - και διατηρήστε τη μορφοποίηση σε δύο λέξεις, όχι ολόκληρες παραγράφους. Εάν ανησυχείτε ότι ο αναγνώστης σας μπορεί να σαρώσει μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να χάσει επείγοντα στοιχεία, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε ενημερωτικό θέμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως τα Έγγραφα που πρέπει να εγκριθούν στο τέλος της ημέρας. Τέλος, βεβαιωθείτε ότι έχετε κρατήσει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γρήγορα και συνοπτικά, γεγονός που θα κάνει πιο πιθανό ότι ο παραλήπτης θα λάβει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες.
3.
Όταν στέλνετε ηλεκτρονικό μήνυμα σε έναν συνάδελφό σας με μια χρήσιμη υπόδειξη ή μια λεπτομέρεια που έχει παραβλεφθεί σε ένα προηγούμενο μήνυμα, χτυπώντας "Reply all" μπορεί να κάνει φιλικές εισροές ή συμβουλές συναντάται ως συγκαταβατική ή ανταγωνιστική, ειδικά όταν ο διαχειριστής του ατόμου είναι cc'ed. (Η αντιγραφή του αφεντικού κάποιου στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με διόρθωση είναι βασικά το ίδιο με την εποικοδομητική κριτική, ενώ το αφεντικό της στέκεται εκεί - δεν εκτιμάται από κανέναν.)
Γρήγορη επιδιόρθωση: Εάν έχετε μια πρόταση για τον αποστολέα, στείλτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθείας, ιδανικά σε ένα διαφορετικό νήμα, ώστε να μην υπάρχει κίνδυνος να χτυπήσετε τυχαία "απαντήστε σε όλα". Καλύτερα, πάρτε το τηλέφωνο! Μια γρήγορη τηλεφωνική κλήση διευκολύνει την εκκαθάριση των λεπτομερειών - χωρίς τον κίνδυνο προσβολής κάποιας.
4.
Ξέρω, όταν είστε έσπευσαν για το χρόνο και τροφοδοτούν μέσω των εισερχομένων σας, μπορεί να φαίνεται σαν ένα περιττό βήμα για να πληκτρολογήσετε Ευχαριστώ, το όνομά σας , ειδικά όταν η υπογραφή σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι εκεί. Λοιπόν, το κάνετε ούτως ή άλλως. Η λήξη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς το όνομά σας είναι παρόμοιο με το να περπατάτε μακριά από μια συζήτηση χωρίς να σας ρωτήσετε. Σας κάνει να μοιάζετε βιαστικά και αδέξια, και είναι αγενής.
Γρήγορη επιδιόρθωση: Προσθέστε ευχαριστίες και το όνομά σας στην επώνυμη υπογραφή σας και ρυθμίστε το για να συμπληρώσετε αυτόματα το μήνυμά σας όταν χτυπήσετε αποστολή. Η απόσπαση με φιλικό, επαγγελματικό τρόπο θα γίνεται κάθε φορά - χωρίς να χρειάζεται να κάνετε κάτι.
5.
Η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν θα θέλατε να βλέπει ο διευθυντής σας μπορεί να σας βάλει σε επαγγελματική δέσμευση εάν προωθείται το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Και ναι, αυτό πρέπει να είναι αυτονόητο, αλλά εξακολουθεί να συμβαίνει συνεχώς. Ένας φίλος μου δούλεψε με μια γυναίκα που παραπονέθηκε για την σε μια αλυσίδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μαντέψει τι; Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τελικά κατέληξε στα εισερχόμενά της.
Επίσης, να θυμάστε ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο της εταιρείας είναι εταιρική ιδιοκτησία και θεωρείται δίκαιο παιχνίδι αν το ανθρώπινο δυναμικό αποφασίσει ότι χρειάζεται πρόσβαση στον λογαριασμό σας. Οι υποψήφιες συμβουλές σε συνάδελφο, οι καταγγελίες για τους συναδέλφους σας ή οι λεπτομέρειες σχετικά με τα σχέδια για το Σαββατοκύριακο σας δεν πρέπει ποτέ να αφήνουν τα εξερχόμενα σας.
Γρήγορη επιδιόρθωση: Να είστε ο άψογος επαγγελματίας και να προσποιείτε το αφεντικό σας ότι είναι bcc'ed σε κάθε email που στέλνετε. Τέλος της ιστορίας.
