Στον κόσμο των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακόμη και η ελάχιστη αλλαγή μπορεί να μετατρέψει το μήνυμα εντάξει σε μια φανταστική. Η προσαρμογή του γραψίματός σας μπορεί να είναι η διαφορά μεταξύ μιας σημαντικής σύνδεσης που πατάει το εικονίδιο του κάδου απορριμμάτων ή κάνοντας κλικ στην επιλογή "Απάντηση".
Ως κάποιος που διαχειρίζεται μια εντελώς εικονική οργάνωση με περισσότερους από 120 υπαλλήλους, έχω δει περισσότερα από το δίκαιο μερίδιο των τρομακτικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου -και πλήρως υπογεγραμμένα- και έχουν παρατηρήσει πολλές φορές τον επαγγελματισμό ενός μηνύματος (ή έλλειψη του) είναι αυτό που με κάνει να αποφασίσω αν θα βοηθήσω τον αποστολέα ή όχι.
Λοιπόν, ποιες είναι αυτές οι μικροσκοπικές αλλαγές που μπορούν να κάνουν τα ηλεκτρονικά σας μηνύματα πιο επαγγελματικά (και κατά συνέπεια πολύ πιο πιθανό να σας πάρουν αυτό που θέλετε); Εδώ είναι εννέα βασικά πράγματα που πρέπει να θυμάστε.
1. Έχετε μια στοχαστική γραμμή θεμάτων
Ανεξάρτητα από το ποιος στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μην αφήνετε ποτέ το θέμα κενό ή ασαφές (σας κοιτάω, "Ερώτηση" ή "Σημαντικό μήνυμα"). Το τέχνασμα πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένο, αλλά και να διατηρείτε τη γραμμή σας γύρω από τέσσερις έως εννέα λέξεις. Λιγότερο είναι κάτι παραπάνω, αλλά έχοντας κάτι που ξεκινάει με αυτό είναι ζωτικής σημασίας - θα δελεάσει τον αναγνώστη να κάνει κλικ στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο και να σας βοηθήσει να το βρείτε και στα εισερχόμενά σας αργότερα.
Η γραμμή θέματος μπορεί επίσης να είναι μια εξαιρετική θέση για να καταστεί σαφές ποια είναι τα επόμενα βήματα. Προσπαθήστε να προσθέσετε (Χρειάζεστε έως την Τρίτη) εάν υπάρχει μια προθεσμία, (Μη επείγουσα) εάν δεν είναι χρονικά ευαίσθητη ή (Δεν χρειάζεται απάντηση) εάν πρόκειται για μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου FYI που δεν χρειάζεστε απάντηση.
2. Γράψτε το email σας προς τα πίσω
Πιθανότατα γνωρίζετε ότι κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να έχει πρόσκληση για δράση. Είτε στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πίσω από ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα είτε οργανώνετε μια συνάντηση, θέλετε να διευκολύνετε τον αναγνώστη σας να μάθει τι πρέπει να κάνει στη συνέχεια.
Αλλά πολλοί άνθρωποι το κολλάνε αυτό στην τελευταία φράση του μηνύματος. Αντ 'αυτού, για να κάνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας πιο εύχρηστα, τοποθετήστε το συγκεκριμένο ερώτημα στην πρώτη πρόταση και, στη συνέχεια, προσθέστε τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας στις ακόλουθες παραγράφους.
3. Δώστε το πλαίσιο
Όταν δώσετε την έκκλησή σας για δράση, βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει κάποια πρόταση που θέτει το πλαίσιο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ("Αυτή είναι η αναφορά που συζητήσαμε τελευταία συνάντηση" ή "Αυτή είναι η συνέχεια της εκδήλωσής μου την περασμένη Δευτέρα").
4. Κάντε χρήση του διαστήματος
Αυτό σίγουρα φαίνεται σαν ένα μη-brainer, αλλά δεν είναι πραγματικά ασυνήθιστο να λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς διαλείμματα μεταξύ διαφορετικών παραγράφων ή νέων σκέψεων. Τίποτα δεν είναι πιο ενοχλητικό από το να λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μοιάζει με έναν τοίχο του κειμένου, όπου ο συγγραφέας δεν είχε καν τον κόπο να σπάσει τις προτάσεις σε μικρές, πιο διαχειρίσιμες παραγράφους. Διευκολύνετε τον αναγνώστη: Δώστε στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο μια αρχή, μια (μικρή) μέση και ένα τέλος.
5. Stick με μια ενιαία γραμματοσειρά
Η χρήση του neon Comic Sans σε ένα email δεν θα σας κάνει αξέχαστες, θα σας κάνει απλά περίεργο. Με άλλα λόγια, διατηρήστε πάντα την προεπιλεγμένη γραμματοσειρά και το χρώμα του email. Επίσης, μην χρησιμοποιείτε πολλές γραμματοσειρές στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο. Αυτό συμβαίνει συχνά κατά λάθος όταν οι χρήστες αντιγράφουν και επικολλώνται πληροφορίες από άλλους ιστότοπους, καθώς οι πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Gmail, δεν αφαιρούν τη μορφοποίηση. Για να αποφύγετε αυτό, πιέστε "shift + command + v" αντί για απλά "command + v", το οποίο θα προκαλέσει το κείμενο να ταιριάζει με τη μορφοποίηση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
6. Έντονη ή υπογραμμισμένη - αλλά μόνο όταν χρειάζεται πραγματικά
Αν το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο περιέχει περισσότερα από ένα πολύ σημαντικά σημεία ή ερωτήσεις, χρησιμοποιήστε έντονα ή υπογραμμισμένα για να ξεχωρίσετε αυτά τα μέρη του μηνύματός σας. Απλώς προσέξτε να ξεπεράσετε τη μορφοποίηση των γραμματοσειρών - δεν θέλετε ένα email που είναι εξ ολοκλήρου πλάγια, έντονα και υπογραμμισμένο, τελικά.
7. Επαναλαμβάνω τα πάντα
Ο καθένας ξέρει να ελέγχει τα λάθη ορθογραφίας και γραμματικής στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά έχετε ελέγξει για να βεβαιωθείτε ότι οι ημερομηνίες, οι τίτλοι γεγονότων, οι προθεσμίες και τα ονόματα έχουν γραφτεί σωστά; Στην περίπτωσή μου, πάντα αισθάνομαι ελαφρώς ενοχλημένος όταν οι άνθρωποι βάζουν το επιπλέον "l" στη "Lily" για να το κάνουν "Lilly".
8. Κρατήστε την υπογραφή σας απλή
Είναι ωραίο να έχετε μια υπογραφή που είναι κάτι περισσότερο από το όνομά σας, αλλά δεν θα έπρεπε να πάρει το μισό email. Αφήστε τα μακρινά αποσπάσματα, οι παραγράφους με την ιστορία της ζωής σας, τα αποσπάσματα επαναλάβετε, παίρνετε την ιδέα. Μόνο το όνομά σας, η τρέχουσα θέση σας και ένας ή δύο τρόποι επικοινωνίας με εσάς (όπως μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το Twitter χειρίζονται με υπερσυνδέσεις) είναι άφθονα.
Μια άλλη πλευρά: Έχω δει έναν εκπληκτικό αριθμό επαγγελματιών που έβαλαν θρησκευτικά αποσπάσματα στο τέλος των υπογραφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους, και αυτό είναι σίγουρα κάτι που πρέπει να σκεφτεί προσεκτικά. Θυμηθείτε, πιθανότατα δεν γνωρίζετε τα συστήματα πεποιθήσεων της πλειοψηφίας των ανθρώπων που στέλνετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και δεν θέλετε κάποιος να αναβληθεί λόγω κάποιας εξουσίας που τελεί υπό τον έλεγχό σας.
9. Χρησιμοποιήστε το BCC όταν είναι απαραίτητο
Αντί να κρατάτε κάποιον που δεν είναι πλέον μέρος της συζήτησης σε ένα νήμα, μετακινήστε το άτομο στο BCC (και φροντίστε να τον ενημερώσετε όταν το κάνετε!). Μια απλή "Μετακίνηση στο BCC" στην αρχή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να είναι αρκετή για να βεβαιωθείτε ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα.
Η αποστολή μεγάλων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αφορά στη διαχείριση των μικρών αποχρώσεων που ο αναγνώστης δεν μπορεί να παρατηρήσει, αλλά θα εκτιμήσει υποσυνείδητα. Οπλισμένοι με αυτήν τη λίστα, είστε ένα βήμα πιο κοντά στο να είσαστε κύριος των εισερχομένων.
