Ξέρω ότι υπάρχουν ένα εκατομμύριο και ένας διαφορετικός τρόπος για να διαχειριστείτε τα καθημερινά σας καθήκοντα χρησιμοποιώντας την τεχνολογία. Και ενώ έχω συνήθως μια υγιή εκτίμηση για ψηφιακές λύσεις, πάντα είμαι κάποιος που διαχειρίζεται τον κατάλογό μου για να κάνει με καλή παλιά μάρκα και χαρτί. Όχι μόνο με βοηθάει να είμαι πραγματικά αποτελεσματικός κατά τη διάρκεια των πολυάσχολων ημερών εργασίας των σχολικών μου επιχειρήσεων, να δώσω προτεραιότητα στα καθήκοντά μου και να δουλέψω ακόμη και όταν δεν έχω στοιχεία για τα κελιά, αλλά κυριολεκτικά δεν υπάρχει τίποτα πιο ικανοποιητικό από το να περάσει μια ολοκληρωμένη εργασία από μια πραγματική, κάντε μια λίστα.
Αν έχετε δυσκολευτεί να βρείτε ένα οργανωτικό σύστημα που λειτουργεί για εσάς ή απλώς θέλετε να δοκιμάσετε να ξεφορτωθείτε την ψηφιακή ακαταστασία και να επιστρέψετε στα βασικά, τότε θα συνιστούσα να δώσετε αυτή τη μέθοδο ένα πλάνο! Εδώ είναι πώς να το κάνουμε.
1. Πάρτε ένα πραγματικό, Hard Copy Planner
Προφανώς, το πρώτο βήμα για να γίνει αυτό είναι να πάρει τα εργαλεία που λειτουργούν για σας. Είναι σημαντικό να χρησιμοποιήσετε έναν προγραμματιστή σκληρού αντιγράφου που να ταιριάζει με το οργανωτικό σας στυλ και το στυλ εργασίας σας. Για παράδειγμα, χρησιμοποιώ τους προγραμματιστές της Poppin επειδή εμφανίζουν ένα εβδομαδιαίο πρόγραμμα στα αριστερά και το γραμμένο χαρτί στα δεξιά, ταιριάζουν στο πορτοφόλι μου και είναι αρκετά φτηνά.
Μου αρέσει να βλέπω ολόκληρη την εβδομάδα σε μια σελίδα, αλλά αν σας αρέσει ένας διαφορετικός τύπος προβολής, ελέγξτε το Moleskine, το οποίο έχει έναν τόνο διαφορετικών μορφών ή -αν θέλετε να πάρετε αναλογικό με τα ψώνια σας, επίσης - κεφάλι στο τοπικό σας Barnes & Noble και περιηγηθείτε στην τεράστια επιλογή του μέχρι να βρείτε τη σωστή εφαρμογή.
2. Κατάλογος όλων των κορυφαίων δεσμεύσεων σας για την εβδομάδα
Αρχίζω πάντα με την καταγραφή όλων των σημαντικών υποχρεώσεων που έχω στο εβδομαδιαίο πρόγραμμα μου, έτσι ώστε να μπορώ να βρω μια ιδέα για το τι θα χρειαστεί να σχεδιάσω. Μου αρέσει να συμπεριλαμβάνω προσωπικά και επαγγελματικά καθήκοντα και εκδηλώσεις για να αποκτήσω μια πλήρη εικόνα για την εβδομάδα.
Για παράδειγμα, αν πρέπει να προετοιμαστώ για μια μεγάλη συνάντηση την Τετάρτη, αλλά πρέπει να σταματήσω να εργάζομαι την Τρίτη στις 6 μ.μ. για να παρακολουθήσω ένα δείπνο γενεθλίων, τότε θα ξέρω ότι πιθανότατα θα πρέπει να δουλέψω αργά τη Δευτέρα.
3. Γράψτε και δώστε προτεραιότητα στις εργασίες σας
Μόλις αρχίσω να συμπληρώνομαι το ημερολόγιο με τις μεγάλες δεσμεύσεις μου, χωρίζω την πλευρά χαρτιού του σχεδιαστή μου σε τέσσερα κουτιά, με το πάνω δεξιό πλαίσιο να αντιπροσωπεύει σημαντικά / μη επείγοντα καθήκοντα, το πάνω αριστερά αντιπροσωπεύει σημαντικά / επείγοντα καθήκοντα και τα δύο κάτω πλαίσια που αντιπροσωπεύουν ασήμαντα / μη επείγοντα και καθόλου ασήμαντα / επείγοντα καθήκοντα.
Στη συνέχεια, γράφω όλα τα καθήκοντα που πρέπει να ολοκληρώσω για την εβδομάδα, φροντίζοντας να τα καταγράψω στο αντίστοιχο κουτί τους. Για παράδειγμα, η "πληρωμή λογαριασμού πιστωτικής κάρτας" πηγαίνει πάντα στο σημαντικό / επείγον πλαίσιο, ενώ το "buy winter coat" είναι σημαντικό / μη επείγον.
Αυτό λειτουργεί ως σύστημα ψημένης προτεραιότητας, επειδή με αναγκάζει να προσδιορίσω τι πρέπει να δουλεύω και πότε.
Είναι επίσης ζωτικής σημασίας για την ανάκληση των καθηκόντων που είναι ασήμαντα / επείγοντα, τα οποία συχνά θα δώσω προτεραιότητα σε σημαντικά, μακροπρόθεσμα στοιχεία, αν δεν είμαι προσεκτικός. Για παράδειγμα, εργάζομαι σε τρία μακρόπνοα ερευνητικά έγγραφα αυτού του εξαμήνου, τα οποία ποτέ δεν φαίνονται τόσο πιεστικά όσο κάτι αύριο και θα μπορούσαν εύκολα να χαθούν στο θόρυβο μιας πλήρους λίστας υποχρεώσεων. Αυτό το σύστημα ιεράρχησης με αναγκάζει να αναγνωρίσω ότι εργάζομαι στα χαρτιά όσο είναι σημαντικό και να αρχίσω να τα γράφω εκ των προτέρων.
4. Κάντε ένα Ημερήσιο Πρόγραμμα (και Συμπεριλάβετε Ώρα Down)
Όλος αυτός ο εβδομαδιαίος σχεδιασμός είναι καλός, αλλά πώς με βοηθάει να καταλάβω τι να κάνει πραγματικά σε μια δεδομένη ημέρα; Κάθε πρωί, βγάζω ένα κενό κομμάτι χαρτιού (χρησιμοποιώ λευκό χαρτί εκτυπωτή, αλλά θα μπορούσατε επίσης να πάρετε ένα σημειωματάριο εάν θέλετε να ταξινομήσετε τη διαδικασία λίγο) και κάντε τρία πράγματα.
Καταρχήν, γράφω τις ώρες της ημέρας από τις 8 π.μ.-11 μ.μ. σε προσαυξήσεις 30 λεπτών και θέτω σε όλες τις συναντήσεις, τάξεις και προσωπικές δεσμεύσεις που έχω. Στη συνέχεια, κοιτάζω τον εβδομαδιαίο προγραμματιστή μου και βγάζω τα καθήκοντα που θέλω να ολοκληρώσω εκείνη την ημέρα, προσπαθώντας να τραβήξω τουλάχιστον ένα στοιχείο από καθένα από τα τέσσερα κουτιά μου. Τέλος, καταλαμβάνω όλα τα καθήκοντα στο ημερολόγιό μου, συμπληρώνοντας το χρόνο γύρω από τις συναντήσεις.
Δεδομένου ότι τα καθήκοντα συνήθως χρειάζονται περισσότερο χρόνο για να ολοκληρωθεί στην πράξη, ο κανόνας μου είναι να υπολογίζω 1, 5 φορές τον χρόνο που νομίζω ότι θα χρειαστώ, ακριβώς για να σιγουρευτώ ότι μπορώ να χωρέσω τα πάντα. νωρίς το βράδυ και μια ώρα για να πάει στο γυμναστήριο, και οι δύο από τις οποίες πρέπει να διατηρήσω τη λογική μου!
5. Cross Things Off
Αυτό είναι το αγαπημένο μου μέρος της διαδικασίας: να περάσω τα καθήκοντα όταν τα τελειώσω. Μου αρέσει να χρησιμοποιώ έγχρωμα στυλό, απλά να κάνω τα πράγματα λίγο πιο διασκεδαστικά. Παρακολουθώ συνήθως το καθημερινό μου πρόγραμμα και μετά περνάω όλα τα στοιχεία από την εβδομαδιαία λίστα των εργασιών μου στο τέλος κάθε ημέρας.
6. Μεταφορά μη συμπληρωμένων στοιχείων
Στο τέλος της εβδομάδας, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι οποιαδήποτε ημιτελή αντικείμενα μεταφέρονται στις επόμενες εβδομάδες, έτσι ώστε να μην γλιστρήσουν μέσα από τις ρωγμές. Την Κυριακή το βράδυ, καθίσα συνήθως με ένα κόκκινο στυλό και διαχωρίζω τα ατελείωτα αντικείμενα μία κάθε φορά καθώς αποφασίζω αν θα τα «ακυρώσω» ή θα τα μετακινήσω προς τα εμπρός στις επόμενες εβδομάδες. Μία από τις ομορφιές ενός χαρτιού είναι ότι μπορείτε πραγματικά να πιέσετε τα καθήκοντα που δεν έχετε χρόνο, γιατί μπορείτε να τα γράψετε σε οπουδήποτε θέλετε - στην πραγματικότητα έκανα ακριβώς τη μετακίνηση της σειράς "shopping shopping" στην πρώτη εβδομάδα του Δεκεμβρίου, επειδή Ξέρω ότι δεν θα έχω χρόνο για αυτό μέχρι τότε.
Ξέρω ότι αυτή η διαδικασία μπορεί να ακούγεται περίπλοκη, αλλά η δαπάνη μόλις 20 λεπτών την ημέρα για τον προγραμματισμό μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε ώρες. Ξέρω ότι είμαι ιδιαίτερα επιρρεπής σε σπάσιμο μικρών τετραγώνων (π.χ. 30 λεπτά μεταξύ των τάξεων) αν δεν έχω σκεφτεί τι θέλω να κάνω, αλλά αν έχω ήδη κάνει το πρόγραμμά μου, τότε δεν χρειάζεται να σκέφτομαι δύο φορές για το τι πρέπει να κάνω με το χρόνο μου.
Ελπίζουμε ότι αυτό θα σας βοηθήσει να απαλλαγείτε από κάποια κόπωση αποφάσεων και να κάνετε περισσότερα πράγματα.
