Ως μέλος του Gen Y, εσείς (ελπίζουμε) γνωρίζετε ήδη τους πιο σημαντικούς κανόνες της εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Κρατήστε το σύντομο και γλυκό και μην βάζετε τίποτα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν θέλετε να προωθήσετε στη γιαγιά σας, στον προϊστάμενό σας, ή το σημαντικό σας άλλο.
Αλλά μερικές φορές, το πιο δύσκολο κομμάτι για τη σύνταξη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι το περιεχόμενο καθόλου - είναι πώς να το ξεκινήσετε και να το τελειώσετε. Ειδικά στο χώρο εργασίας, δεν είναι πάντα τόσο απλό όσο ξεκινώντας με το "Αγαπητέ Joe" και αποστέλλοντας με "Ευχαριστίες, Kelly".
Έτσι, όταν δημιουργείτε ένα μήνυμα σε έναν διαχειριστή μίσθωσης, έναν εκτελεστικό ή ακόμα και τον προϊστάμενό σας, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι βάζετε το καλύτερο ποδόσφαιρο προς τα εμπρός - από την αρχή μέχρι το τέλος.
1. Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ποιον;
Πρώτα πράγματα πρώτα: Ήρθε η ώρα να αποσυρθείτε από το λογαριασμό σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου "[email protected]". Πραγματικά. Δεν είναι χαριτωμένο ή δημιουργικό, είναι αντιεπαγγελματικό. Αν χρησιμοποιείτε λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για οποιονδήποτε άλλο λόγο εκτός από τους συνομιλητές σας με τους φίλους σας στο κολέγιο, χρησιμοποιήστε μια διεύθυνση που ενσωματώνει το πρώτο και τελευταίο σας αρχικό ή το όνομα και αφήστε το σε αυτό. Επίσης, να είστε προσεκτικοί όταν χρησιμοποιείτε τους αριθμούς 0 ή 1 στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. μπορεί να είναι δύσκολο να τους πείτε εκτός από ένα κεφαλαίο γράμμα Ο ή πεζά γράμματα L.
2. Αποφύγετε Gaffes χαιρετισμό
Η επιλογή της πρώτης λέξης ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι εύκολη - το "αγαπητό" ή το "γεια" και οι δύο εργάζονται σε σχεδόν οποιαδήποτε κατάσταση. Αλλά μπορεί να γίνει δύσκολο μετά από αυτό. Στις κανονικές επικοινωνίες στο χώρο εργασίας, η αντιμετώπιση του προσώπου με το όνομά του / της είναι συνήθως ωραία, και χρησιμοποιώντας τίτλους μπορεί να σας κάνει να φανείτε υπερβολικά επίσημη, βουλωμένη ή νεανική.
Υπάρχουν όμως εξαιρέσεις: ορισμένοι ανώτεροι υπάλληλοι προτιμούν τον "κ." Ή "κα", γι 'αυτό αξίζει να κρατάτε ένα αυτί έξω για να ακούσετε πώς άλλοι συνήθως απευθύνονται σε αυτόν. Και είναι ένα ασφαλές στοίχημα όταν συναντάς για πρώτη φορά ιατρού ή καθηγητή ότι θα προτιμούσαν να απευθυνθούν ως "Δρ"
Κατά την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την αναζήτηση εργασίας σας, είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε τίτλους. Αλλά αν δεν γνωρίζετε το φύλο του ατόμου που επικοινωνείτε, μην το μαντέψετε - πηγαίνετε μόνο με το όνομα. Ναι, η Χριστίνα "Chris" Brown θα μπορούσε να σας συγχωρήσει για την κλήση της κ., Αλλά το τελευταίο πράγμα που θέλετε να κάνετε είναι να στενοχωρήσετε τον εαυτό σας πριν μπείτε στην καρδιά του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Τέλος, αν δεν έχετε ένα συγκεκριμένο όνομα για τον παραλήπτη (π.χ. στέλνετε μια έρευνα εργασίας σε μια κεντρική διεύθυνση HR), ένα απλό "γεια" είναι απολύτως επαρκές.
3. Κλείστε με ευγένεια
Ίσως να έχετε την αγαπημένη σας γραμμή κλεισίματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά πρέπει πάντα να εξετάζετε τη σχέση σας με τον ανταποκριτή και τον λόγο για το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά την αποσύνδεση. Εδώ είναι μια γρήγορη ματιά σε ορισμένες συνήθως χρησιμοποιούμενες taglines και το μήνυμα που μεταφέρουν:
Ειλικρινά: Αυτό είναι ένα καθολικό συναίσθημα κλεισίματος και 100% κατάλληλο στις περισσότερες περιπτώσεις, αλλά μπορεί να θεωρηθεί ως λίγο βουλωμένο ή off-θέση για την αλληλογραφία με κάποιον που γνωρίζετε καλά.
Καλότατα: Αυτή η φράση είναι επαγγελματική, αλλά με κάποια ζεστασιά. Είναι σύνηθες για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επιχειρήσεις που είναι λιγότερο επίσημα, όπως μεταξύ συναδέλφων που εργάζονται μαζί κάπως συχνά. Αυτό μπορεί να μειωθεί περαιτέρω στο "Σέβεται" όταν στέλνετε email κάποιον οικείο.
Best: Η υπογραφή αυτή συζητείται ευρέως και θεωρείται ότι τα πάντα είναι από τα ειλικρινή έως την τριάδα, ανάλογα με το φίλτρο του παραλήπτη. Είναι απλώς μια συντομευμένη εκδοχή του "Best regards" και μπορεί να υποδηλώνει θετικά συναισθήματα. Αλλά, μπορεί επίσης να θεωρηθεί ως μη αυθεντικό εάν δεν έχετε προηγούμενη σχέση one-on-one με το πρόσωπο που στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Με σεβασμό: Αυτή είναι μια επίσημη αποστολή που είναι κατάλληλη όταν στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον Διευθύνοντα Σύμβουλο, Πρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου ή σε υψηλόβαθμο στελέχη της εταιρείας.
Βασικά: Είναι σίγουρα ένα κοινωνικό κλείσιμο, όχι ένα επαγγελματικό. Στέλνει το μήνυμα φιλίας και γνήσιου ενδιαφέροντος - αλλά με ένα επίπεδο εξοικείωσης που διατηρείται καλύτερα από την επαγγελματική αλληλογραφία.
Warm regards: Αυτή είναι μια πιο επίσημη εκδοχή του "λάτρης", αλλά εξακολουθεί να είναι η πλέον κατάλληλη για κοινωνικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Αληθινά: Συχνά θεωρείται λίγο βουλωμένη για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αυτό το κλείσιμο μπορεί να χρησιμοποιηθεί καλύτερα για πιο επίσημη αλληλογραφία, όπως ένα τυπωμένο γράμμα.
4. Κάντε την υπογραφή σας χρήσιμη
Βεβαιωθείτε ότι στη γραμμή υπογραφής σας παρατίθενται τα βασικά στοιχεία: το πλήρες όνομά σας, ο τίτλος, το όνομα της εταιρείας σας και τα στοιχεία επικοινωνίας, συμπεριλαμβανομένων των αριθμών τηλεφώνου και του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ένα λογότυπο της εταιρείας μπορεί επίσης να είναι μια αισθητικά ευχάριστη προσθήκη.
Όταν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με την αναζήτηση εργασίας, χρησιμοποιήστε το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Να είστε προσεκτικοί σχετικά με τις πληροφορίες επικοινωνίας που δίνετε, αν και - αν δεν θέλετε οι πιθανοί εργοδότες να καλέσουν τη γραμμή που λαμβάνει ο ρεσεψιονίστ σας, τότε μην δώσετε τον αριθμό. Και αν χρησιμοποιείτε το Facebook, το Twitter και το LinkedIn επαγγελματικά, είναι καλό να συμπεριλάβετε και αυτές τις πληροφορίες.
Μερικές φορές θα βλέπετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένων εισαγωγικών ή πνευματικών βοηθημάτων, ως μέρος της υπογραφής, αλλά προχωρήστε με προσοχή προτού πάτε να σκέφτεστε ότι η δική σας χρειάζεται αυτή την αναβάθμιση. Τα επιχειρησιακά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να περιέχουν ακριβώς αυτό: τις επιχειρήσεις. Η υπογραφή σας δεν είναι ο χώρος για να αποκαλύψετε τις προσωπικές σας πεποιθήσεις ή συμφέροντα.
Όταν πηγαίνετε να δημιουργήσετε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, βεβαιωθείτε ότι έχετε δώσει την ίδια προσοχή στην γραμμή ανοίγματος και κλεισίματος όπως κάνετε το υπόλοιπο του περιεχομένου σας. Μην αφήνετε ενοχλητική συσκευασία που μπορεί να αποφευχθεί ή αποσπά την προσοχή του παραλήπτη προτού φτάσει στο πιο σημαντικό μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας - το μήνυμα.
