Η αντιπαράθεση (ειδικά η αντιπαράθεση εργασίας) δεν είναι ποτέ διασκεδαστική για κανέναν. Αλλά ακόμη πιο άβολα από ό, τι προσπαθεί να πει κάτι δυσάρεστο στο πρόσωπο κάποιου προσπαθεί να εκφράσει αυτά τα συναισθήματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ως συνιδρυτής μιας εντελώς εικονικής οργάνωσης που έχει περισσότερους από 120 συνεισφέροντες σε όλο τον κόσμο, είχα το δίκαιο μερίδιο των αδέξια ηλεκτρονικών μηνυμάτων αντιπαράθεσης. Λοιπόν, τι θα πρέπει να κάνετε αν βρεθείτε σε μια κατάσταση αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Ακολουθούν μερικές συμβουλές.
1. Μην εγκαταλείπετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εκτός αν το χρειάζεστε
Αυτό θα πρέπει να είναι αυτονόητο, αλλά είναι σημαντικό: Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν πρέπει ποτέ πριν από την πρώτη σας επιλογή για επικοινωνία σύγκρουσης. Στην πραγματικότητα, θα πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο ως έσχατη λύση.
Μη στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον αν δεν προσπαθήσατε να έρθετε σε επαφή μαζί του ή με κάθε άλλο δυνατό τρόπο χωρίς επιτυχία ή εάν το πρόβλημα είναι τόσο επείγον, ώστε να πρέπει να ειδοποιηθεί αμέσως και να είναι ο μόνος διαθέσιμος η επιλογή είναι email. Επιπλέον, τα ηλεκτρονικά μηνύματα αντιμετώπισης θα πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο για μικρότερα θέματα, όχι για μεγάλα γεγονότα που αλλάζουν τη ζωή τους (όπως το κάψιμο κάποιον, ιδανικά αυτό θα γινόταν τουλάχιστον στο Skype ή σε μια πλατφόρμα όπου μπορείτε να δείτε το πρόσωπο κάποιου).
Υπάρχουν δύο βασικοί λόγοι για αυτό το σκεπτικό. Πρώτον, η προσωπική αλληλεπίδραση (ακόμα και αν είναι μέσω του Skype ή του Google Hangout) επιτρέπει στο άλλο άτομο να πάρει σε κάποιο βαθμό τα σημάδια του προσώπου και τη γλώσσα του σώματος, κάτι που μπορεί να σας βοηθήσει να πάρετε καλύτερα το σημείο σας. Δεύτερον, οι λέξεις σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να εξαχθούν πολύ εύκολα από το περιβάλλον (όπως συμβαίνει και με το ίδιο το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) και δεν θέλετε μια κατάσταση να φυσάει στο πρόσωπό σας (το άλλο πρόσωπο που πηγαίνει στο αφεντικό σας να διαμαρτύρεται για η διεύθυνση του ηλεκτρονικού σου ταχυδρομείου).
Ωστόσο, σίγουρα θα υπάρξουν στιγμές που θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και να με εμπιστευτείτε σε αυτές τις περιπτώσεις, είναι καλύτερο να επικοινωνείτε μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρά καθόλου.
2. Να είστε όσο πιο απλοί και πιο συγκεκριμένοι
Το πιο σημαντικό μέρος της σύνταξης ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να πείτε μόνο τι θέλετε να πείτε. Πάρτε τα σχόλιά σας ή άλλες σκέψεις πλευρά έξω από αυτό (αυτό δεν είναι υποτιθέμενο να είναι ένα μυθιστόρημα), και να πάρει ακριβώς στο σημείο. Ολόκληρο το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αντιμετώπισής σας θα πρέπει να είναι μόνο μερικές προτάσεις και ο στόχος θα πρέπει να είναι να μετακινηθεί η επικοινωνία εκτός σύνδεσης και στην πραγματική ζωή όσο το δυνατόν γρηγορότερα.
Τι σημαίνει αυτό? Μη χτυπάτε γύρω από τον θάμνο, μην λέτε να κάνετε εμετό τα πάντα που έρχονται στο μυαλό σας και σίγουρα μην ζητάτε συγγνώμη για αυτό που λέτε. Μπορείτε ακόμα να το κάνετε αυτό χωρίς να το καταφέρετε - για παράδειγμα, ελέγξτε το παρακάτω μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έστειλα σε έναν από τους συνεισφέροντες συγγραφείς μου.
Επίσης, εάν αισθάνεστε ότι δεν μπορείτε να εξηγήσετε την περίπτωσή σας σε έξι προτάσεις ή λιγότερες, ίσως το θέμα είναι πολύ μεγάλο και τριχωτό για ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Μετά από όλα, δεν θέλετε να ελαχιστοποιήσετε μια λεπτή κατάσταση. Ένα σύντομο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αφορά τις αποτυχημένες προθεσμίες, την ποιότητα αποστολής, την απουσία ή την πρόοδο είναι ωραία - αλλά μπορείτε να φανταστείτε πόσο φοβερό θα ήταν να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έλεγε: "Γεια σου, απλά ήθελα να σε ενημερώσω 'εγγραφεί. Δροσερός."
3. Προσφορά να είναι διαθέσιμη για συνομιλία
Ένα άλλο πρόβλημα που προκύπτει όταν αντιμετωπίζετε κάποιον μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ότι η ηλεκτρονική επικοινωνία είναι πολύ μονόπλευρη. Κάποιος άλλος δεν μπορεί να διαφωνήσει αμέσως μαζί σας. Αντίθετα, λαμβάνουν το email σας, διαβάζουν, απαντούν και ούτω καθεξής. Έτσι, μπορεί να χρειαστεί λίγος χρόνος και για τα δύο κόμματα για να πάρουν τα σημεία τους σε όλη την περιοχή, και συνήθως δεν επιτυγχάνονται πολλά.
Παρόλο που στείλατε την αντιπαράθεση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να δώσετε στο άλλο άτομο την επιλογή να απαντήσει μέσω διαφορετικού μέσου. Τελειώνοντας μια επιστολή με κάτι σαν: "Σίγουρα με ενημερώστε εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις και αν θέλετε να το συζητήσετε περαιτέρω, μπορούμε να πιάσουμε απολύτως το μεσημεριανό ή το hop στο Skype".
4. Σκεφτείτε προτού στείλετε
Πριν στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας να χτυπάει μέσα από τον κυβερνοχώρο, σκεφτείτε τον εαυτό σας: Αν οι ανώτεροι μου το είδαν αυτό, τι θα σκεφτόταν αυτό που είπα; Κάτι τέτοιο μπορεί να σας εμποδίσει να στείλετε ένα email που είναι πολύ σκληρό ή που εκπέμπει ένα διαφορετικό vibe από ό, τι ελπίζατε. Αν νομίζετε ότι ο προϊστάμενος σας θα λάμβανε λάθος μήνυμα κοιτάζοντας το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο χωρίς κανένα πλαίσιο, τότε ήρθε η ώρα να επιστρέψετε στο σχεδιαστήριο.
Εάν είναι δυνατόν, δοκιμάστε να γράψετε το email σας μια μέρα (ή τουλάχιστον μερικές ώρες) πριν το στείλετε. Αν γράφετε την αλληλογραφία σας στη μέση του θυμού, θα θέλετε να κρυώσετε λίγο πριν το άλλο άτομο δει το μήνυμά σας. Δεν γίνονται πολλές μεγάλες αποφάσεις στη ζέστη της οργής και σίγουρα δεν θέλεις να τεθεί σε κίνδυνο η φήμη σου, επειδή στείλατε ένα μήνυμα που δεν είναι τόσο προσεκτικά διατυπωμένο.
5. Να είστε προετοιμασμένοι για την απάντηση (ή όχι)
Φυσικά, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι αμφίδρομη. βεβαιωθείτε ότι είστε έτοιμοι για οποιεσδήποτε αντιδράσεις όταν στέλνετε οποιαδήποτε αντιπαράθεση. Επιπλέον, αφιερώστε λίγο χρόνο για να σκεφτείτε τι πρόκειται να κάνετε σε διαφορετικά σενάρια, όπως εάν το άτομο στο άλλο άκρο δεν ανταποκρίνεται ή αν σας ανατινάξει 10 λεπτά αργότερα.
Για παράδειγμα, εάν ο συγγραφέας που έστειλα το παραπάνω μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν απαντά μέσα σε τρεις ή τέσσερις ημέρες, θα στείλω ένα email επαφής με μια προθεσμία ή τελεσίγραφο (κάτι σαν "Αν δεν ακούω πίσω από εσάς από, Θα υποθέσω ότι δεν ενδιαφέρεστε πλέον να γράφετε για το The Prospect "). Αυτό ασκεί λίγο μεγαλύτερη πίεση στο άλλο άτομο να απαντήσει.
Και σε περίπτωση που λάβετε μια αγενής ή θυμωμένη απάντηση, πάρτε κάποιο χρόνο (τουλάχιστον μερικές ώρες) πριν απαντήσετε. Μπορεί να είναι δελεαστικό να πυροβολήσει πίσω και επίσης πολύ εύκολο για ένα μήνυμα να μετατραπεί σε μια ζώνη πολέμου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Και πάλι, ο πρωταρχικός σας στόχος πρέπει να είναι να βγείτε από πίσω από την ασπίδα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να μιλήσετε τα πράγματα πρόσωπο με πρόσωπο.
