Οι καταθέσεις δαπανών κατάθεσης κατατάσσονται εκεί με ριζικά κανάλια στην κλίμακα διασκέδασης μου. Παρά το γεγονός ότι η εταιρεία μου νομίμως χρωστάει πολλά χρήματα, σχεδόν πάντα φοβάμαι να υποβάλλω αυτές τις εκθέσεις.
Αυτό ίσως έχει τις ρίζες της στην πρώτη μου δουλειά έξω από το κολέγιο, όταν ρώτησα τον προϊστάμενό μου για κάποια καθοδήγηση σχετικά με τα έξοδα που ήταν κατάλληλα για ένα επερχόμενο επαγγελματικό ταξίδι. Απλώς είπε, "Χρησιμοποιήστε την καλύτερη κρίση σας".
Ευχαριστώ. Δεδομένου ότι δεν είχα πάει ποτέ σε επαγγελματικό ταξίδι, είχα την αίσθηση ότι η καλύτερη μου κρίση μάλλον διέφερε από την δική της.
Αλλά, νομίζω ότι ήταν το θέμα. Όταν ήμουν διευθυντής και οι υπάλληλοί μου με ρώτησαν την ίδια ερώτηση, βρήκα τον εαυτό μου να δίνει την ίδια αόριστη απάντηση. Ήθελα να δοκιμάσω το προσωπικό μου για να δούμε πώς χειριζόταν τους εαυτούς τους χωρίς επίβλεψη - αν πήγαιναν άγρια και έκαψαν εκατοντάδες δολάρια σε ποτό ένα βράδυ, θα μπορούσα να αμφισβητήσω τις δεξιότητές τους στη λήψη αποφάσεων (και ναι, προαγωγή του ατόμου που χειρίστηκε την πρόκληση με λογικό τρόπο).
Το ηθικό της ιστορίας; Όταν το αφεντικό σας λέει "Χρησιμοποιήστε την καλύτερη κρίση σας" όταν ξοδεύετε τη δεκάρα της εταιρείας, αυτό σημαίνει. Ο τρόπος με τον οποίο χειρίζεστε τα έξοδά σας θα σας πω πολλά για εσάς ως υπάλληλο και μπορεί επίσης να επηρεάσει τη φήμη σας με τον προϊστάμενό σας.
Ευτυχώς, έχω αναπτύξει μερικά κόλπα τα τελευταία χρόνια - και αυτά είναι χρήσιμα για να βοηθήσουν τον εαυτό μου να κρατήσει τον εαυτό μου υπό έλεγχο όταν εξοργίζω εισπράξεις.
Κοίτα και μάθε
Ο καλύτερος τρόπος να μετρήσετε πόσα θα έπρεπε να δαπανούμε είναι να παρακολουθήσετε τους πιο έμπειρους συναδέλφους σας. Οι πιθανότητες είναι ότι θα τρώτε, πίνετε και διαμένετε στα ίδια μέρη, έτσι θα έχετε πολλές πιθανότητες να σταματήσετε και να δείτε τι κάνουν πρώτα.
Εδώ είναι ένα παράδειγμα: Όταν εσείς και οι συνάδελφοί σας κατευθυνθείτε στο δείπνο, αφήστε όλους τους άλλους για πρώτη φορά, και δώστε προσοχή στο κόστος της εντολής κάθε ατόμου. Όταν είναι η σειρά σας, βεβαιωθείτε ότι η επιλογή σας είναι η λιγότερο δαπανηρή ή το ίδιο εύρος με τις παραγγελίες με χαμηλότερες τιμές στην ομάδα. Όχι, μόνο και μόνο επειδή το αφεντικό σας διατάζει filet mignon, δεν σημαίνει απαραίτητα ότι πρέπει να ακολουθήσετε το παράδειγμά σας. Αλλά όταν οι βετεράνοι ταξιδεύουν όλοι για τις σαλάτες Cobb, ακολουθήστε το προβάδισμά τους και ο προϊστάμενός σας δεν θα αμφισβητήσει ποτέ το κόστος του γεύματός σας.
Και τι εάν δεν υπάρχει κανένας άλλος στο ταξίδι σας; Προσπαθήστε να κάνετε κάποια έρευνα εκ των προτέρων. Ζητήστε από άλλους συναδέλφους πράγματα όπως "Προχωρώ στο Σικάγο - μπορείτε να προτείνετε λίγα μέρη για φαγητό;" Ανακαλύψτε πού συχνάζουν οι υπόλοιπες ομάδες και θα έχετε λίγα σημεία που γνωρίζετε ότι είναι ασφαλή για έξοδα.
Μην είστε άπληστοι
Αυτό μάλλον φαίνεται προφανές, αλλά μπορώ να σας πω από την εμπειρία, είναι εύκολο να αισθανθείτε ότι μπορείτε να ζήσετε λίγο όταν το γραφείο σας πετάει γύρω σας, πληρώνει για το ξενοδοχείο σας, και σας στέλνει σε φανταχτερά δείπνα με τους πελάτες. Και, ενώ μπορείτε να δείτε τους άλλους ανθρώπους που ζουν, επειδή ξέρουν ότι κάποιος άλλος θα πάρει την καρτέλα, είναι καλύτερο στοίχημα να κρατάτε τις δαπάνες σας στο ελάχιστο όποτε είναι δυνατόν.
Κανόνας: Εάν δεν το αγοράζετε με δικά σας χρήματα, μην το χρεώνετε. Ένα ποτήρι κρασί με δείπνο; Πρόστιμο. Ένα ποτήρι κρασί, συν τρία κοκτέιλ, ένα ζευγάρι εφαρμογές, και επιδόρπιο; Η "ανάγκη" γι 'αυτό δεν θα είναι εύκολο να δικαιολογηθεί.
Μην φθηνά
Φαίνεται λογικό να μην υπερβαίνετε την εταιρική δεκάρα - αλλά τι γίνεται με τα λιγότερο ακριβά στοιχεία; Μπορείτε να δαπανήσετε το πρωινό σας latte και bagel όταν ταξιδεύετε για δουλειά; Τεχνικά, σίγουρα, μπορείτε να ζητήσετε από την εταιρεία σας να σας επιστρέψει τα 4, 67 δολάρια που πληρώσατε για έναν μικρό καφέ και μια κουταλιά, αλλά εγγυώμαι ότι δεν θα κερδίζετε πόντους όταν ο προϊστάμενος σας βλέπει αυτό στην αναλυτική αναφορά σας.
Για παράδειγμα, έκανα έναν υπάλληλο να υποβάλει μια αναφορά εξόδων για $ 1 τέλη στάθμευσης από μια συνάντηση πελάτη. Με δουλεύεις? Της έδωσα πίσω το δολάριο της, αλλά από τότε ένοιωσα πάντα σαν να προσπαθούσε να ξεφύγει από την εταιρεία για ό, τι μπορούσε.
Ναι, η εταιρεία σας θα πρέπει να πληρώνει για λογικά έξοδα όταν βρίσκεστε έξω και για την εκπροσώπηση της εταιρείας, αλλά το νικέλιο και η μείωση των εξόδων σας θα σας κάνουν να φαίνεστε αντιεπαγγελματικοί και ανώριμοι, για να μην αναφέρουμε δυστυχώς. Εδώ είναι μια καλή δοκιμασία: Εάν είναι κάτι που συνήθως αγοράζετε τον εαυτό σας σε μια κανονική μέρα εργασίας, μην το ξοδέψετε (αλλά κρατάτε τις αποδείξεις σας, με την πιθανότητα να σας προσφέρει το αφεντικό να πληρώσει για τα μικρά πράγματα επίσης).
Πάντα ζητήστε αποδείξεις
Σε αυτό το σημείωμα, δίπλα από τη διατήρηση των δαπανών σας εντός λογικών ορίων, η διατήρηση των αποδείξεων σας είναι το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να θυμάστε όταν είστε σε αποστολή έξω από το γραφείο. Δεν μπορώ καν να μετράω πόσες φορές έχω τους υπαλλήλους να υποβάλλουν εκθέσεις δαπανών χωρίς καμία απόδειξη των δαπανών. Ανεξάρτητα από το πόσο πιστεύετε ότι το αφεντικό σας έχει εμπιστοσύνη, δεν μπορεί να πάρει μόνο τη δική σας λέξη για το ότι ξοδέψατε $ 256 στο τελευταίο επαγγελματικό σας ταξίδι.
Όταν ρώτησα έναν υπάλληλο γιατί δεν συμπεριέλαβε τα έσοδά της για σχετικά μικρό κόστος - κάτι που θα είχα εγκρίνει τελείως - παραδέχτηκε ότι ανησυχεί μήπως μπορώ να εγκρίνω το στοιχείο, οπότε απλώς "ξέχασα" να ζητήσει απόδειξη. Έχει δίκιο: δεν το εγκρίνω. Αλλά όχι γιατί είχα αντιρρήσεις για την αγορά - γιατί δεν έχω αποδείξεις ότι συνέβη πραγματικά.
Γρήγορη συμβουλή: Περάστε το σταθερό φάκελο του ξενοδοχείου από το δωμάτιό σας και κρατήστε το στο πορτοφόλι ή το χαρτοφύλακά σας. Τυλίξτε μια μεγάλη λαστιχένια ζώνη γύρω από το πορτοφόλι σας για να σας υπενθυμίσω να ζητήσετε την απόδειξη - στη συνέχεια ρίξτε αυτή την απόδειξη στο φάκελο αμέσως μόλις τη λάβετε. Και αν υπάρχει κάτι ασυνήθιστο σχετικά με το βάρος, γράψτε το στην πλάτη πριν την καταγράψετε.
Κάθε εταιρεία και κάθε προϊστάμενος έχει μια διαφορετική προσέγγιση για το χειρισμό των εξόδων, πράγμα που σημαίνει ότι δεν υπάρχει κανένας σκληρός και γρήγορος κανόνας που θα ισχύει σε κάθε περίπτωση. Ωστόσο, ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες και ο προϊστάμενός σας δεν θα έχει ποτέ λόγο να αμφισβητήσει την καλύτερη κρίση σας.
