Πάντα αποκτήσετε αυτό το αίσθημα βύθισης όταν επιστρέψετε στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο μετά από λίγες μέρες (ή ακόμα και ώρες) που ξοδεύονται μακριά, και βλέπετε ότι ο όγκος των μηνυμάτων που δεν έχουν απαντηθεί έχει ήδη φτάσει σε ασυναγώνιστες αναλογίες;
Ένα απείθαρχο εισερχόμενό σας μπορεί να αισθάνεται σαν μια συντριπτική τρύπα που ποτέ δεν θα βγείτε από τον εαυτό σας. Αλλά δεν πρέπει να είναι έτσι! Με μερικά απλά βήματα, μπορείτε να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας, να ελέγξετε την εισερχόμενη αλληλογραφία σας και να μειώσετε σημαντικά το άγχος του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου.
Καθαρίστε το
Ξέρω ότι αυτό θα φανεί τρομακτικό για πολλούς, αλλά συνιστώ ανεπιφύλακτα να χρησιμοποιείτε τα εισερχόμενά σας μόνο για αυτό που προορίζεται για: νέα αλληλογραφία. Σκεφτείτε το ταχυδρομείο σαλιγκαριών ως αναλογία. Αν βάζετε κάθε πακέτο ή επιστολή που λάβατε στο τραπέζι της κουζίνας χωρίς να το αφαιρέσετε ή να το ρίξετε έξω, η κουζίνα σας θα γίνει σύντομα ένα άκαμπτο σωρό χαρτιών. Τα εισερχόμενά σας λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο - είναι πιο αποτελεσματικά όταν τα ξεκαθαρίζετε.
Ξεκινήστε διαγράφοντας τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε ότι δεν θα θέλετε ποτέ να έχετε πάλι πρόσβαση (όπως η ανακοίνωση της πώλησης αυτής της εβδομάδας στις πτήσεις προς το Maui - δυστυχώς, όχι φέτος). Προσέξτε, όμως, και μην διαγράψετε στοιχεία που ίσως θέλετε να καταγράψετε κάτω από τη γραμμή (όπως μια απόδειξη από την αγορά σας στο Amazon).
Στη συνέχεια, δοκιμάστε να καταθέσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να διατηρήσετε σε σχετικούς φακέλους ή (για χρήστες του Gmail) να τα αρχειοθετήσετε. Ο στόχος μου είναι πάντα να μπορώ να δω όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά μου χωρίς να χρειάζεται να μετακινηθείτε προς τα κάτω ή να κάνετε κλικ στη σελίδα 2. Βρίσκω ότι είμαι λιγότερο άγχος όταν μπορώ να ρίξω μια γρήγορη ματιά σε ό, τι χρειάζεται για να ασχοληθώ με, όλα σε μία σελίδα. Και, ας είμαστε ειλικρινείς: εάν ένα e-mail στη σελίδα 2, πιθανότατα δεν πρόκειται να αντιμετωπιστεί ούτως ή άλλως.
Κατάργηση εγγραφής
Το μεγαλύτερο clogger γραμματοκιβωτίου είναι τα πράγματα που παίρνετε σε μια επαναλαμβανόμενη βάση. Και δεν είναι μόνο τα ηλεκτρονικά ενημερωτικά δελτία που κατηγορούν το Facebook, το Twitter και τις εννέα ιστοσελίδες ημερησίων συναλλαγών που εγγραφείτε τώρα για να συμπληρώσετε επίσης τα εισερχόμενά σας με ενημερώσεις.
Έτσι, την επόμενη φορά που σκουπίζετε μισή ντουζίνα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να τα ανοίξετε, σημειώστε τι διαγράφετε. Εάν πετάξετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την ίδια πηγή τρεις φορές χωρίς να τα ανοίξετε, ήρθε η ώρα να διαγραφείτε. Τα εισερχόμενά σας θα σας ευχαριστήσουν.
Ενοποίηση, εδραίωση, ενοποίηση
Όλο και περισσότερο, οι άνθρωποι έχουν να αντιμετωπίσουν πολλαπλά inboxes. Η διεύθυνση εργασίας σας, η διεύθυνσή σας .edu, η επαγγελματική σας ηχητική διεύθυνση [email protected], ίσως ακόμη και αυτός ο παλιός λογαριασμός Hotmail που οι φίλοι του γυμνασίου σας δεν φαίνεται να αφαιρούν από τα βιβλία διευθύνσεών τους.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, θα χρειαστεί να διατηρήσετε ξεχωριστά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εργασίας, αλλά αν έχετε την ευελιξία, η ενοποίηση πολλαπλών διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα σας δώσει λιγότερα μέρη για σύνδεση και διαχείριση. Μια επιλογή είναι να σταματήσετε τις παλαιότερες διευθύνσεις σας, αλλά μπορείτε επίσης να επιλέξετε να έχετε μία διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άλλη - γι 'αυτό θα είστε καλυμμένοι ανεξάρτητα από το πού σας στέλνουν τα μηνύματα, αλλά εξακολουθείτε να είστε σε θέση να κρατάτε όλα τα αρχεία που κατατίθενται στον ίδιο χώρο.
Δημιουργήστε τα εισερχόμενά σας Κάντε την εργασία
Ένα από τα αγαπημένα χαρακτηριστικά του Gmail είναι το αυτόματο φίλτρο: Εκπαιδεύετε τα εισερχόμενά σας για να μάθετε πού να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πώς να το ονομάσετε. Οτιδήποτε από τη μητέρα μου παίρνει κατατεθεί ως "Οικογένεια", και τα πράγματα που αποστέλλονται στην ομάδα φίλων μου ομάδα κολέγιο φίλους της ομάδας παίρνει την ετικέτα αντίστοιχα επίσης. Με αυτόν τον τρόπο, όταν ψάχνω για κάτι αργότερα, είναι πάντα εύκολο να το βρω.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Gmail για να έχετε ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να παραλείπουν αυτόματα τα εισερχόμενά σας. Για παράδειγμα, αν πληρώσετε αυτόματα τον λογαριασμό σας με καλώδιο, όπως και εγώ, μπορείτε να το αρχειοθετήσετε αυτόματα και να προσθέσετε την ετικέτα "Οικονομικά". Δεν χρειάζεται ποτέ να το δείτε, αλλά αν το χρειάζεστε, ξέρετε πού να βρείτε το.
Σχέδιο για "αργότερα"
Ξέρετε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τα οποία γνωρίζετε ότι δεν θα φτάσετε αργότερα, αλλά φοβάστε ότι θα ξεχάσετε; Υπάρχει τώρα ένα plugin που ονομάζεται Boomerang (διαθέσιμο για το Gmail και το Outlook), το οποίο είναι ιδανικό για να το αντιμετωπίσετε. Μπορείτε να προγραμματίσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να εξαφανιστεί και να επανέλθει αργότερα - όταν είστε έτοιμοι να το αντιμετωπίσετε - αφήνοντας τα inbox σας πιο καθαρά μέχρι τότε.
Το Boomerang έχει και άλλα (αρκετά μεταβαλλόμενα) επιδόματα. Σας επιτρέπει να προγραμματίσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα αποσταλεί αργότερα και σας επιτρέπει επίσης να ρυθμίζετε επαναλαμβανόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε επίσης να έχετε ένα Boomerang να σας υπενθυμίζει αν κάποιος δεν σας επιστρέφει. Για παράδειγμα, όταν στέλνω μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη Julie τη Δευτέρα σχετικά με μια αναφορά που χρειάζομαι για την Παρασκευή, μπορώ να ζητήσω από την Boomerang να κάνει την αλυσίδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να επιστρέψει στην κορυφή των εισερχομένων μου στις 10:30 πμ την Πέμπτη εάν δεν έχει απαντήσει ακόμα. Και αν απαντήσει, η Boomerang δεν ξέρει να φέρει το email ξανά την Πέμπτη. Εξαιρετικό, σωστά;
Είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε; Εκτελέστε κάποια στιγμή αυτήν την εβδομάδα για να επανεξετάσετε τα εισερχόμενά σας. Μπορεί να σας πάρει λίγες ώρες, αλλά σας υπόσχομαι, ο χρόνος (και το άγχος) που εξοικονομούμε μακροπρόθεσμα θα κάνει την προσπάθεια σας αξίζει τον κόπο.
