Πώς να εξάγετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook

Είτε μετακομίζετε σε διαφορετική εφαρμογή ή υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έχετε αναβαθμίσει σε νέο υπολογιστή, θέλετε μια συλλογή με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορεί να εκτυπωθεί με δυνατότητα αναζήτησης, ή απλά θέλετε να σιγουρευτείτε ότι δεν χάνετε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αν κάτι πρέπει να συμβεί στο δικό σας λογισμικό ή το σύστημά σας, μπορείτε να κάνετε λήψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αφού εξαγάγετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook, μπορείτε να αποθηκεύσετε το αρχείο σε έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο ή να τα αποθηκεύσετε σε άλλη εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα βήματα που παίρνετε εξαρτώνται από την έκδοση του Outlook στο οποίο θέλετε να εξάγετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τι θέλετε να κάνετε με το αρχείο όταν τελειώσετε.

Εξαγωγή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αρχείο PST

Ένα αρχείο .pst του Outlook είναι ένα αρχείο προσωπικής αποθήκευσης που περιέχει στοιχεία όπως τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία, το βιβλίο διευθύνσεων, τις υπογραφές και άλλα. Μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας ενός αρχείου .pst και να το μεταφέρετε στο Outlook σε άλλον υπολογιστή, σε άλλη έκδοση του Outlook ή σε άλλο λειτουργικό σύστημα. Τα βήματα εξαρτώνται από την έκδοση του Outlook που χρησιμοποιείτε.

Outlook 2016, 2013 ή 2010

1. Ανοίξτε το Outlook και επιλέξτε το Αρχείο αυτί.
2. Κάντε κλικ Ρυθμίσεις λογαριασμού και στη συνέχεια επιλέξτε Ρυθμίσεις λογαριασμού.
3. μεταβείτε στο Δεδομένα καρτέλα ή το Αρχεία δεδομένων , κάντε κλικ στο όνομα του αρχείου ή στο όνομα του λογαριασμού και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK Ανοίξτε την Τοποθεσία φακέλου ή Άνοιγμα τοποθεσίας αρχείου.
4. Αντιγράψτε το .pst σε οποιαδήποτε θέση στον υπολογιστή σας ή σε οποιοδήποτε αφαιρούμενο μέσο αποθήκευσης, όπως μια μονάδα flash.

Outlook 2007, 2003 ή 2002

1. Έξοδος από το Outlook.
2. Κάντε κλικ Αρχή και επιλέξτε Πίνακας Ελέγχου από το δεξιό τμήμα του μενού "Έναρξη" (στα Windows XP ή παλαιότερα, κάντε κλικ στην επιλογή "Έναρξη") Αρχή, επιλέξτε Ρυθμίσεις και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Πίνακας Ελέγχου).
3. Βεβαιωθείτε ότι το παράθυρο βρίσκεται σε προβολή λίστας και κάντε διπλό κλικ Ταχυδρομείο.
4. Κάντε κλικ Εμφάνιση Προφίλ και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Ιδιότητες.
5. Κάντε κλικ Αρχεία δεδομένων.
6. Επιλέγω Προσωπικοί φάκελοι και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις.
7. Καταγράψτε τη διαδρομή και το όνομα του αρχείου που εμφανίζεται.
8. Κάντε κλικ Compact Now για να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου .pst και στη συνέχεια να κλείσετε όλα τα αρχεία .pst Ιδιότητες παράθυρα.
9. Πλοηγηθείτε στη θέση του αρχείου .pst και, στη συνέχεια, αντιγράψτε το σε οποιαδήποτε θέση στον υπολογιστή σας ή σε οποιοδήποτε αφαιρούμενο μέσο αποθήκευσης, όπως μια μονάδα flash.

Εξαγωγή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αρχείο OLM

Στο Outlook για Mac, μπορείτε να εξάγετε τα μηνύματα ενός λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως αρχείο .olm, το οποίο είναι επίσης ένα αρχείο αποθήκευσης που περιέχει στοιχεία όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επαφές και στοιχεία ημερολογίου.

Το Outlook 2016 για Mac

1. Μεταβείτε στην καρτέλα Εργαλεία και επιλέξτε Εξαγωγή.
2. Επιλέξτε "Αλληλογραφία" στο πλαίσιο "Εξαγωγή στο αρχείο αρχειοθέτησης (.olm)" και κάντε κλικ στο κουμπί "Συνέχεια".
3. Επιλέξτε Λήψεις στο πλαίσιο Αποθήκευση ως και κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση. Το Outlook θα ξεκινήσει την εξαγωγή.
4. Κάντε κλικ στο Τέλος για να τερματίσετε όταν εμφανιστεί το μήνυμα Εξαγωγή ολοκλήρωσης.

Το Outlook 2011 για Mac

1. Μεταβείτε στο μενού Αρχείο και κάντε κλικ στην επιλογή Εξαγωγή.
2. Επιλέξτε το αρχείο δεδομένων Outlook για Mac.
3. Κάντε κλικ στα στοιχεία των ακόλουθων τύπων και επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αλληλογραφία.
4. Κάντε κλικ στο δεξί βέλος για να συνεχίσετε.
5. Επιλέξτε τη θέση στην οποία θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο. Το Outlook θα ξεκινήσει την εξαγωγή.
6. Κάντε κλικ στο Τέλος ή στο Τέλος για να τερματίσετε όταν εμφανιστεί το μήνυμα Εξαγωγή ολοκλήρωσης.

Εξαγωγή και αντιγράφων ασφαλείας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook στο Gmail

Μπορείτε να εξαγάγετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook στο λογαριασμό σας στο Gmail, παρέχοντας μια πηγή backup, καθώς και την επιλογή πρόσβασης στα παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας από οποιαδήποτε τοποθεσία. Το τέχνασμα είναι να προσθέσετε το λογαριασμό σας Gmail στο Outlook και στη συνέχεια να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τους φακέλους.

1. Ρυθμίστε το λογαριασμό σας Gmail στο Outlook (μπορείτε να βρείτε λεπτομερείς οδηγίες εδώ).
2. Ανοίξτε το φάκελο που περιέχει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να εξάγετε στο Gmail, όπως τα εισερχόμενα ή τα αποθηκευμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
3. Τύπος Ctrl-A για να επιλέξετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο φάκελο ή πατήστε και κρατήστε πατημένο το Ctrl και κάντε κλικ σε κάθε μεμονωμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να στείλετε στο Gmail.
4. Κάντε δεξί κλικ οπουδήποτε στα επιλεγμένα μηνύματα email, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Κίνηση και επιλέξτε Άλλος φάκελος.
5. Μεταβείτε στο λογαριασμό σας στο Gmail στο παράθυρο διαλόγου Μετακίνηση αντικειμένων και κάντε κλικ στο φάκελο στον οποίο θέλετε να εξάγετε τα μηνύματά σας. Εναλλακτικά, κάντε κλικ στην επιλογή Νέος για να δημιουργήσετε ένα νέο φάκελο στο λογαριασμό σας στο Gmail.
6. Κάντε κλικ Εντάξει για να μετακινήσετε τα επιλεγμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Εξαγωγή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook στο Microsoft Excel

Ένας άλλος τρόπος για την εξαγωγή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook είναι να τα στείλετε σε ένα φύλλο εργασίας του Excel. Με αυτόν τον τρόπο θα δημιουργηθεί ένα υπολογιστικό φύλλο με στήλες όπως το θέμα, το σώμα, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλα. Ενώ μπορείτε να εξαγάγετε τις επαφές του Outlook σε ένα αρχείο CSV στο Outlook για Mac, αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη για μηνύματα email.

Outlook 2013 ή 2016

1. Κάντε κλικ Αρχείο και επιλέξτε Άνοιγμα & Εξαγωγή.
2. Επιλέγω Εισαγωγή εξαγωγή.
3. Κάντε κλικ Εξαγωγή σε ένα αρχείο και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
4. Επιλέγω Microsoft Excel ή Τιμές διαχωρισμένες με κόμματα και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
5. Επιλέξτε τον φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον οποίο θέλετε να εξάγετε μηνύματα και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
6. Μεταβείτε στο φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε τα εξαγόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
7. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το εξαγόμενο αρχείο και κάντε κλικ Εντάξει.
8. Κάντε κλικ Επόμενο και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Φινίρισμα.
9. Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία, το νέο αρχείο Excel θα είναι διαθέσιμο για να ανοίξετε.

Outlook 2010

1. Κάντε κλικ Αρχείο και επιλέξτε Επιλογές.
2. Επιλέγω Προχωρημένος στο αριστερό παράθυρο του παραθύρου Επιλογές.
3. Επιλέγω Εξαγωγή στην ενότητα Εξαγωγή.
4. Κάντε κλικ Εξαγωγή σε αρχείο και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
5. Επιλέγω Microsoft Excel ή Τιμές διαχωρισμένες με κόμματα και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
6. Επιλέξτε τον φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον οποίο θέλετε να εξάγετε μηνύματα και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
7. Μεταβείτε στο φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε τα εξαγόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
8. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το εξαγόμενο αρχείο και κάντε κλικ Εντάξει.
9. Κάντε κλικ Επόμενο και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Φινίρισμα.
10. Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία, το νέο αρχείο Excel θα είναι διαθέσιμο για να ανοίξετε.

Outlook 2002 ή 2003 ή 2007

1. Ανοίξτε το Outlook.
2. Παω σε Αρχείο και επιλέξτε Εισάγω και εξάγω.
3. Κάντε κλικ Εξαγωγή σε ένα αρχείο και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
4. Επιλέγω Microsoft Excel ή Τιμές διαχωρισμένες με κόμματα και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
5. Επιλέξτε τον φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον οποίο θέλετε να εξάγετε μηνύματα και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
6. Μεταβείτε στο φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε τα εξαγόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
7. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το εξαγόμενο αρχείο και κάντε κλικ Εντάξει.
8. Κάντε κλικ Επόμενο και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Φινίρισμα.
9. Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία, το νέο αρχείο Excel θα είναι διαθέσιμο για να ανοίξετε.