Όποια και αν είναι τα δεδομένα σας, a υπολογιστικό φύλλο, όπως το Excel, είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να το αποθηκεύσετε. Το Excel διαθέτει ενσωματωμένα εργαλεία που σας βοηθούν να παρακολουθείτε τα δεδομένα και να βρείτε συγκεκριμένες πληροφορίες όταν το θέλετε. Με τις εκατοντάδες στήλες και χιλιάδες σειρές, ένα υπολογιστικό φύλλο Excel μπορεί να περιέχει ένα τεράστιο όγκο δεδομένων.
Το Excel είναι επίσης απλούστερο από ένα πλήρες πρόγραμμα βάσης δεδομένων, όπως η Microsoft Access. Τα δεδομένα μπορούν να εισαχθούν εύκολα στο υπολογιστικό φύλλο και με μερικά μόνο κλικ του ποντικιού μπορείτε να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας και να βρείτε αυτό που θέλετε.
Εισαγωγή δεδομένων σε πίνακες του Excel
Η βασική μορφή αποθήκευσης δεδομένων στο Excel είναι ένας πίνακας. Σε έναν πίνακα, τα δεδομένα εισάγονται σε σειρές. Κάθε σειρά είναι γνωστή ως εγγραφή. Μόλις δημιουργηθεί ένας πίνακας, τα εργαλεία δεδομένων του Excel μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αναζήτηση, ταξινόμηση και φιλτράρισμα των εγγραφών για την εύρεση συγκεκριμένων πληροφοριών.
Εισαγωγή δεδομένων πίνακα
Το πρώτο βήμα στη δημιουργία ενός πίνακα είναι η εισαγωγή των δεδομένων. Όταν το κάνετε αυτό, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι έχει εισαχθεί σωστά. Για παράδειγμα, φροντίστε να μην αφήσετε κενά κελιά όταν δημιουργείτε το τραπέζι σας, μια τέτοια ενέργεια μπορεί να προκαλέσει προβλήματα στο μέλλον.
Τα σφάλματα δεδομένων, που οφείλονται σε εσφαλμένη εισαγωγή δεδομένων, αποτελούν την πηγή πολλών προβλημάτων που σχετίζονται με τη διαχείριση δεδομένων. Εάν τα δεδομένα εισαχθούν σωστά στην αρχή, το πρόγραμμα είναι πιο πιθανό να σας δώσει τα αποτελέσματα που θέλετε.
Οι σειρές και οι στήλες του Excel
Γραμμές σε έναν πίνακα
Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, οι σειρές δεδομένων είναι γνωστές ως εγγραφές. Όταν εισάγετε αρχεία, τηρήστε αυτές τις οδηγίες:
- Μην αφήσετε κενές σειρές στον πίνακα που δημιουργείται, ούτε και μεταξύ των επικεφαλίδων και της πρώτης σειράς δεδομένων.
- Μια εγγραφή μπορεί να περιέχει δεδομένα σχετικά με ένα μόνο συγκεκριμένο στοιχείο.
- Μια εγγραφή πρέπει επίσης να περιέχει ΟΛΑ τα δεδομένα στη λίστα για αυτό το στοιχείο. Δεν μπορούν να υπάρχουν πληροφορίες για ένα στοιχείο σε περισσότερες από μία σειρές.
- Για να δημιουργήσετε μια λίστα, ένας πίνακας δεδομένων πρέπει να περιέχει τουλάχιστον δύο εγγραφές δεδομένων.
Στήλες σε έναν πίνακα
Ενώ οι γραμμές στον πίνακα αναφέρονται ως εγγραφές, οι στήλες είναι γνωστές ως πεδία. Κάθε στήλη χρειάζεται μια επικεφαλίδα για να προσδιορίσει τα δεδομένα που περιέχει. αυτές οι επικεφαλίδες καλούνται ονόματα πεδίων.
- Τα ονόματα πεδίων χρησιμοποιούνται για να διασφαλιστεί ότι τα δεδομένα για κάθε εγγραφή εισάγονται με την ίδια σειρά.
- Βεβαιωθείτε ότι έχουν εισαχθεί όλα τα δεδομένα μιας στήλης χρησιμοποιώντας την ίδια μορφή. Εάν ξεκινάτε να εισάγετε αριθμούς ως ψηφία (όπως 10 ή 20), κρατήστε το. Μην αλλάξετε εν μέρει και αρχίστε να εισάγετε αριθμούς ως λέξεις (όπως δέκα ή είκοσι). Να είναι συνεπής.
- Μην αφήσετε κενές στήλες στον πίνακα.
- Για να δημιουργήσετε μια λίστα, ένας πίνακας πρέπει να έχει πλάτος τουλάχιστον δύο στηλών.
Δημιουργία λίστας στο Excel
Χρησιμοποιώντας την επιλογή φίλτρου
Μόλις τα δεδομένα εισαχθούν σωστά σε α τραπέζι με κατάλληλες κεφαλίδες, μπορεί να μετατραπεί σε μια λίστα χρησιμοποιώντας το Φίλτρο επιλογή.
- Επιλέγω κάθε κυψέλη στο τραπέζι.
- Επιλέγω Αρχική σελίδα> Ταξινόμηση και φιλτράρισμα> Φιλτράρισμα από την καρτέλα Αρχική σελίδα.
- Στο τραπέζι θα εμφανιστούν μικρά βέλη δίπλα από κάθε κεφαλίδα.
Διαχείριση των λιστών σας δεδομένων
- Θα υπάρχουν κάτω βέλη δίπλα σε κάθε όνομα πεδίου που ανοίγουν αναπτυσσόμενα μενού όταν κάνετε κλικ.
- Τα αναπτυσσόμενα μενού περιέχουν επιλογές για ταξινόμηση της λίστας με οποιοδήποτε από τα ονόματα πεδίων και για αναζήτηση στη λίστα για εγγραφές που ταιριάζουν με ορισμένα κριτήρια.
