Το WebEx, που κατασκευάζεται από την Cisco Systems, είναι ένα από τα πιο ευρέως χρησιμοποιούμενα ηλεκτρονικά εργαλεία συνάντησης σε όλο τον κόσμο. Πρόκειται για ένα πλούσιο σε λειτουργίες εργαλείο που επιτρέπει στους χρήστες να συναντώνται μέσω του Internet ενώ μοιράζονται οθόνες και μιλούν μέσω τηλεφώνου ή μέσω VoIP. Είναι ένα ισχυρό πρόγραμμα που λειτουργεί καλά σε Windows, Mac και ακόμη και σε smartphones και tablet, παρέχοντας στους συμμετέχοντες την ευελιξία να παρακολουθούν συναντήσεις από την προτιμώμενη συσκευή τους.
WebEx με μια ματιά
Συμπέρασμα: Δεν είναι περίεργο το γεγονός ότι το WebEx είναι ένα από τα πιο χρησιμοποιημένα εργαλεία ηλεκτρονικής συνάντησης γύρω, καθώς παρέχει στους χρήστες αρκετές δυνατότητες για να δημιουργήσουν μια ηλεκτρονική συνάντηση που κάνει τους συμμετέχοντες να νιώθουν σαν να είναι στην αίθουσα συνεδριάσεων της εταιρείας. Λειτουργεί καλά σε Windows και Mac και είναι μια εξαιρετική επιλογή για όσους θέλουν να παρακολουθήσουν συναντήσεις εν κινήσει από τα smartphones τους ή τις συσκευές tablet.
Τι μας άρεσε: Το WebEx έχει ένα απλό περιβάλλον εργασίας, παρόλο που είναι ελαφρώς λιγότερο διαισθητικό από το GoToMeeting. Οι χρήστες μπορούν εύκολα να μοιράζονται τους επιτραπέζιους υπολογιστές τους, καθώς και έγγραφα ή οποιαδήποτε εφαρμογή στον υπολογιστή τους. Είναι γρήγορο και εύκολο να αλλάξετε τους παρουσιαστές, να δημιουργήσετε λευκούς πίνακες και να περάσετε τον έλεγχο του πληκτρολογίου και του ποντικιού, κάνοντας μια απρόσκοπτη εμπειρία συνάντησης.
Τι δεν μας άρεσε: Το προεπιλεγμένο πρόγραμμα περιήγησης που επιλέχθηκε από το WebEx είναι ο Internet Explorer, οπότε αν προτιμάτε να χρησιμοποιείτε τον Firefox ή το Chrome, θα χρειαστεί να αλλάξετε τις ρυθμίσεις του προγράμματος περιήγησης πριν κάνετε κλικ σε έναν σύνδεσμο που γίνεται κοινόχρηστος μέσω του εργαλείου.
Τιμή: Το WebEx ξεκινάει από 49 δολάρια το μήνα για απεριόριστες συναντήσεις με έως 25 συμμετέχοντες το καθένα (τη στιγμή της γραφής). Αυτό είναι παρόμοιο με το GoToMeeting, το οποίο για την ίδια τιμή επιτρέπει έως και 15 συμμετέχοντες ανά συνεδρίαση. Οι χρήστες έχουν επίσης τη δυνατότητα να πληρώνουν ανά χρήση.
Δημιουργία και συμμετοχή σε μια συνάντηση
Η δημιουργία μιας συνάντησης με το WebEx είναι απλή, αφού ολοκληρωθεί η αρχική διαδικασία ρύθμισης και το Κέντρο συσκέψεων έχει φορτωθεί στον υπολογιστή του κεντρικού υπολογιστή. Το WebEx είναι ένα διαδικτυακό εργαλείο συνάντησης στο διαδίκτυο, το οποίο σημαίνει ότι δεν απαιτούνται λήψεις και ό, τι χρειάζεται για να εργαστεί είναι ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού όπως ο Firefox, ο Internet Explorer ή το Chrome.
Οι οικοδεσπότες μπορούν να προσκαλέσουν συμμετέχοντες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, άμεσου μηνύματος ή ακόμη και σε συνομιλία. Η πρόσκληση περιλαμβάνει ένα σύνδεσμο που μεταφέρει τους συμμετέχοντες άμεσα στη σύσκεψη, δίνοντάς τους τη δυνατότητα είτε να συνδεθούν μέσω της τηλεφωνικής τους γραμμής είτε μέσω VoIP. Παρέχονται αριθμοί χωρίς χρέωση και υπάρχουν αριθμοί τηλεφώνου για πολλές χώρες, οπότε οι συμμετέχοντες που εργάζονται στο εξωτερικό δεν πρέπει να πληρώνουν για διεθνείς χρεώσεις κλήσεων για να συμμετάσχουν στη συνάντηση.
Κοινή χρήση παρουσιάσεων και εφαρμογών
Παρόλο που η κοινή χρήση οθόνης αποτελεί βασικό χαρακτηριστικό των περισσότερων ηλεκτρονικών εργαλείων συσκέψεων, το WebEx πηγαίνει περαιτέρω στο ότι παρέχει στους κεντρικούς υπολογιστές έναν πίνακα ελέγχου που τους επιτρέπει να συνομιλούν ή να αναλάβουν τον έλεγχο της συνάντησης ιδιωτικά, καθώς αυτός ο πίνακας δεν μπορεί να δει κανένας άλλος συμμετέχοντες. Η έξοδος από την κοινή χρήση οθόνης είναι εύκολη και γίνεται με ένα κλικ.
Οι χρήστες που δεν θέλουν να μοιραστούν την οθόνη τους αλλά επιθυμούν να περάσουν από μια ηλεκτρονική παρουσίαση συνάντησης έχουν τη δυνατότητα να μοιραστούν μια εφαρμογή όπως το PowerPoint ή ακόμα και μόνο το μοναδικό αρχείο παρουσίασης από τον υπολογιστή τους. Στη συνέχεια, το αρχείο ή η εφαρμογή θα εμφανιστούν στην οθόνη συνάντησης.
Οι εφαρμογές μπορούν να προβληθούν και να ελεγχθούν από τους συμμετέχοντες εξ αποστάσεως, αν αυτό επιτρέπεται από τον κεντρικό υπολογιστή. Εάν εργάζεστε σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, για παράδειγμα, μπορείτε να αφήσετε τους συμμετέχοντες να εισάγουν τα δικά τους δεδομένα κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Το WebEx διαθέτει επίσης λειτουργικότητα whiteboard, που επιτρέπει στους χρήστες να σχεδιάζουν ή να γράφουν στο whiteboard όπως θα κάνανε σε μια προσωπική συνάντηση.
Κοινή χρήση βίντεο
Το WebEx μπορεί να ανιχνεύσει εάν ένας συμμετέχων στη σύσκεψη έχει μια κάμερα, οπότε αν ένας συμμετέχων αποφασίσει να βρίσκεται στην κάμερα, το μόνο που χρειάζεται να κάνει είναι να κάνει κλικ στο κουμπί της κάμερας στον πίνακα ελέγχου και η εικόνα του θα εμφανιστεί κάθε φορά που μιλάει. Αυτό, μαζί με το ζωντανό χαρακτηριστικό συνεργασίας, βοηθά πραγματικά τους συμμετέχοντες να αισθάνονται ότι όλοι εργάζονται μαζί στο ίδιο δωμάτιο.
Το WebEx είναι ένα από τα λίγα εργαλεία ηλεκτρονικής συνάντησης για να προσφέρει αυτή τη δυνατότητα, καθιστώντας το ένα ουσιαστικό εργαλείο για να εξετάσετε εάν πιστεύετε ότι το στοιχείο πρόσωπο με πρόσωπο είναι σημαντικό στις ηλεκτρονικές συναντήσεις.
Κρατάω σημειώσεις
Το WebEx διαθέτει ένα εύχρηστο χαρακτηριστικό που επιτρέπει στον διοργανωτή της συνάντησης να εκχωρήσει έναν ειδικό υπεύθυνο λήψης σημειώσεων ή να αφήσει όλους τους συμμετέχοντες να σημειώσουν απευθείας στο λογισμικό, με την εφαρμογή λήψης σημειώσεων. Μόλις τελειώσει η συνάντηση, οι σημειώσεις μπορούν να αποθηκευτούν σε κάθε υπολογιστή λήψης σημειώσεων, καθιστώντας πολύ πιο εύκολη την παρακολούθηση της ηλεκτρονικής συνάντησης.
Οι σημειώσεις μπορούν επίσης να μοιραστούν με τους συμμετέχοντες κατά τη διάρκεια της συνάντησης, οπότε είναι εύκολο να επανεξετάσουμε ένα σημείο που συζητήθηκε ή μια ερώτηση που τέθηκε όταν χρειαζόταν.
Μια ποικιλία χρήσιμων εργαλείων
Όπως αναφέρθηκε, το WebEx είναι ένα πλούσιο σε δυνατότητες εργαλείο που κάνει τις συναντήσεις στο διαδίκτυο να αισθάνονται ακριβώς όπως οι πρόσωπο με πρόσωπο. Για παράδειγμα, ο οικοδεσπότης της συνάντησης μπορεί να δημιουργήσει δημοσκοπήσεις και να αποφασίσει εάν οι συμμετέχοντες μπορούν να επιλέξουν μεμονωμένες απαντήσεις, πολλαπλές απαντήσεις ή και σύντομες απαντήσεις. Οι απαντήσεις της ψηφοφορίας μπορούν στη συνέχεια να αποθηκευτούν στον υπολογιστή του κεντρικού υπολογιστή για μελλοντική ανάλυση. Το WebEx έχει επίσης δυνατότητα συζήτησης, όπου οι συμμετέχοντες μπορούν να συνομιλούν μεταξύ τους είτε δημοσίως είτε ιδιωτικά, ανάλογα με τους περιορισμούς συνομιλίας που έχει θέσει ο οικοδεσπότης.
Οι οικοδεσπότες έχουν πλήρη έλεγχο της συνάντησης και μπορούν να αποφασίσουν εάν οι συμμετέχοντες μπορούν να αποθηκεύσουν, να εκτυπώσουν ή να κάνουν σχολιασμό σε κοινό έγγραφο. Μπορούν επίσης να σίγαση όλους τους συμμετέχοντες κατά την είσοδο ή ακόμα και να σίγαση τους επιλεγμένους συμμετέχοντες κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων. Επιπλέον, οι οικοδεσπότες μπορούν να περιορίσουν τη συνάντηση ανά πάσα στιγμή, γεγονός που μπορεί να αποτρέψει τους χρήστες που προσπαθούν να συμμετάσχουν στη συνάντηση αργά από τη διακοπή της, για παράδειγμα.
Συνολικά, το WebEx είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για όσους θέλουν να αισθάνονται το συνεδριακό χώρο στις απομακρυσμένες συναντήσεις τους. Το εργαλείο είναι γεμάτο χρήσιμα χαρακτηριστικά, τα οποία όχι μόνο παρέχουν στους οικοδεσπότες πλήρη έλεγχο των συναντήσεων τους αλλά και βοηθούν τους συμμετέχοντες να συνεργάζονται σε πραγματικό χρόνο.
