Αντί να κάνετε κύλιση στο έγγραφο σας για να βρείτε τη γραμματική και την ορθογραφία που έχει επισημάνει το Word, μπορείτε να έχετε το Word να σας μεταφέρει αυτόματα σε κάθε λέξη ή απόσπασμα που κρίνει εσφαλμένη. Στην πραγματικότητα, υπάρχουν δύο διαφορετικοί τρόποι να το κάνετε αυτό:
Το πλήκτρο συντόμευσης Alt + F7
Χρησιμοποιώντας το Alt + F7 το πλήκτρο συντόμευσης θα σας μεταφέρει στο πρώτο λάθος στην πρόταση όπου βρίσκεται το σημείο εισαγωγής ή, αν δεν υπάρχει ετικέτα στην τρέχουσα πρόταση, στο επόμενο σφάλμα. Θα ανοίξει το μενού συντομεύσεων ορθογραφίας και γραμματικής (το ίδιο με αυτό που θα λάβατε αν κάνατε δεξί κλικ στην αμφισβητήσιμη καταχώρηση). Πρέπει να κάνετε μια επιλογή από το μενού συντόμευσης πριν χρησιμοποιήσετε ξανά το πλήκτρο συντόμευσης. Αν δεν θέλετε να κάνετε αλλαγές, τοποθετήστε το ποντίκι στην επόμενη πρόταση και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο συντόμευσης για να μεταβείτε στο επόμενο σφάλμα.
Το κουμπί ορθογραφίας και γραμματικής
Η δεύτερη μέθοδος, αυτή που μου αρέσει περισσότερο, είναι να κάνετε διπλό κλικ στο κουμπί ορθογραφίας και γραμματικής στη γραμμή κατάστασης. Για όσους δεν είστε εξοικειωμένοι με αυτό το κουμπί, βρίσκεται στο πιο κάτω μέρος του παραθύρου και μοιάζει με ένα ανοιχτό βιβλίο. Όπως και το πλήκτρο συντόμευσης, θα σας μεταφέρει μέσα από τα σφάλματα, ανοίγοντας το μενού συντομεύσεων για κάθε περίπτωση. Αντίθετα από το πλήκτρο συντόμευσης, ωστόσο, δεν χρειάζεται να κάνετε κάποια επιλογή ή να κάνετε κλικ αλλού, για να μπορέσετε να προχωρήσετε στο επόμενο σφάλμα. Απλά κάντε διπλό κλικ στο κουμπί ξανά.
Αυτή η μέθοδος μπορεί να είναι κάπως απρόβλεπτη από την άποψη του σημείου εκκίνησής της, οπότε θα πρέπει πάντα να βεβαιωθείτε ότι ο δρομέας σας είναι τοποθετημένος στην αρχή του εγγράφου κατά τη χρήση αυτής της μεθόδου.
Μια προειδοποίηση σχετικά με τη χρήση του ορθογραφικού και γραμματικού ελέγχου του Word
Αν και αυτό είναι ένα πολύτιμο χαρακτηριστικό για οποιονδήποτε χρήστη, έχει σχεδιαστεί μόνο για να συλλαμβάνει λάθη που μπορεί να έχετε χάσει. Δεν πρέπει ποτέ να βασίζεστε αποκλειστικά σε αυτή τη λειτουργία για να κάνετε τη διόρθωσή σας. Όποιος έχει χρησιμοποιήσει το Word για ένα μέτριο χρονικό διάστημα μπορεί να σας πει ότι μερικές από τις προτάσεις γραμματικής του Word και αυτόματης διόρθωσης είναι απλά γελοίες.
Επιπλέον, όταν πρόκειται για ορθογραφία, μπορείτε να έχετε μια ορθή ορθογραφική λέξη που χρησιμοποιείται λανθασμένα και η λέξη δεν θα την φέρει υποχρεωτικά ως σφάλμα. Για παράδειγμα: τους, είναι, και χρησιμοποιούνται συχνά λανθασμένα. Περιττό να πούμε ότι αν παράγετε ένα έγγραφο που περιέχει λάθη χρήσης, οι αναγνώστες θα κάνουν αρνητικές υποθέσεις σχετικά με τις δεξιότητές σας και την ευφυΐα σας, οπότε αξίζει τον κόπο να ξοδέψετε τον επιπλέον χρόνο για να εξετάσετε το έργο σας.
