Υπάρχουν ορισμένοι τρόποι για τη μετατροπή μιας φόρμας σε μια αναφορά στη Microsoft Access 2013. Εάν θέλετε μια αναφορά που μοιάζει ακριβώς με τη φόρμα, η διαδικασία είναι εξαιρετικά απλή. Εάν θέλετε να είστε σε θέση να χειριστείτε τα δεδομένα μετά τη μετατροπή, η προσπάθεια αφορά μόνο λίγο περισσότερο.
Λόγοι για τη μετατροπή μιας φόρμας πρόσβασης 2013 σε μια αναφορά
- Ο συνηθέστερος λόγος για να μετατρέψετε μια φόρμα σε μια αναφορά είναι να δημιουργήσετε κάτι που είναι εύκολο να εκτυπωθεί με όλα τα δεδομένα που μπορεί να προσφέρει μια αναφορά.
- Τα έντυπα δείχνουν όλα όσα καταχωρήθηκαν για εγγραφές, επιτρέποντάς σας να δείτε τι εισήχθη και ποια (αν υπάρχουν) πεδία ήταν γκρι. Οι φόρμες δίνουν μια ιδέα για τον τρόπο με τον οποίο οι χρήστες εισάγουν πληροφορίες. Εάν βλέπετε ένα σαφές πρότυπο σφαλμάτων, ελλείπουσες πληροφορίες ή διπλότυπα, η δυνατότητα εκτύπωσης μιας αναφοράς που δείχνει την πηγή της καταχώρησης δεδομένων σας δίνει την πιο ακριβή ιδέα για το τι πήγε στραβά και πού.
- Άλλες φορές μπορεί να σας αρέσει ο τρόπος με τον οποίο εμφανίζονται τα πράγματα στην αναφορά και θέλετε να μπορείτε να εργαστείτε με τα δεδομένα με τρόπο που είναι ήδη γνωστός σε εσάς ή στο κοινό σας. Η επεξεργασία μιας επεξεργάσιμης αναφοράς καθιστά τα δεδομένα εμφανή για παρουσιάσεις, συνέδρια και ενημερωτικά δελτία.
Διαφορετικοί τύποι μετατροπών
Υπάρχουν δύο κύριοι τρόποι για να μετατρέψετε μια φόρμα σε μια αναφορά:
- Ένας στον οποίο τα δεδομένα είναι στατικά και εμφανίζονται όπως θέλετε να εκτυπώνονται
- Ένας στον οποίο τα δεδομένα είναι ενεργά και μπορεί να χειριστεί για να οργανώσει την έκθεση όπως θέλετε να κοιτάξει πριν την εκτύπωση
Ενώ είναι προφανές γιατί θα θέλατε να εκτυπώσετε στατικά δεδομένα από μια φόρμα, είναι λιγότερο προφανές γιατί θα θέλατε να είστε σε θέση να χειριστείτε τα δεδομένα. Δεδομένου του χρόνου που διανύουμε για τη δημιουργία μιας φόρμας σε σύγκριση με τη δημιουργία μιας αναφοράς, οι πιθανότητες είναι ότι η φόρμα είναι εμφανής, αλλά δεν θέλετε να αλλάξετε τον τρόπο που μοιάζει μόνο για μία αναφορά. Εάν θέλετε απλώς να αναδιατάξετε τα δεδομένα, η Microsoft Access 2013 σας επιτρέπει να χειριστείτε τη μετατραπείσα φόρμα έτσι ώστε η αναφορά να φαίνεται ακριβώς όπως την χρειάζεται για να εξετάσετε χωρίς να χρειαστεί να αφιερώσετε πολύ χρόνο για να αναδημιουργήσετε τη φόρμα ως αναφορά.
Μετατροπή φόρμας για εκτύπωση
Η διαδικασία μετατροπής μιας φόρμας ώστε να μπορείτε να την εκτυπώσετε ως αναφορά είναι σχετικά εύκολη.
- Ανοίξτε τη βάση δεδομένων που περιέχει τη φόρμα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
- Ανοίξτε τη φόρμα που θέλετε να μετατρέψετε.
- Παω σεΑρχείο> Αποθήκευση ως > Αποθήκευση αντικειμένου ως.
- Μεταβείτε στην ενότητα που ονομάζεται Αποθηκεύστε το τρέχον αντικείμενο βάσης δεδομένων και κάντε κλικ στο Αποθήκευση αντικειμένου ως.
- Καταχωρίστε το όνομα της αναφοράς κάτω από Αποθηκεύστε το "Υποπρότυπο λίστας καμπάνιας" σε: στο αναδυόμενο παράθυρο.
- Αλλαγή Οπως και από Μορφή προς το Κανω ΑΝΑΦΟΡΑ.
- Κάντε κλικ Εντάξει για να αποθηκεύσετε τη φόρμα ως αναφορά.
Ανοίξτε την αναφορά και ελέγξτε για να βεβαιωθείτε ότι εμφανίζεται όπως θέλετε πριν την εκτύπωση. Όταν είστε έτοιμοι, κάντε κλικ στο Αναφορά κάτω από τα αντικείμενα κάτω από Βάση δεδομένων και επιλέξτε την αναφορά.
Μετατροπή μιας φόρμας σε μια αναφορά που μπορεί να τροποποιηθεί
Η μετατροπή μιας φόρμας σε μια αναφορά που μπορείτε να τροποποιήσετε είναι λίγο πιο περίπλοκη γιατί πρέπει να γνωρίζετε σε ποια άποψη βρίσκεστε όταν αποθηκεύετε την αναφορά.
- Ανοίξτε τη βάση δεδομένων που περιέχει τη φόρμα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
- Κάντε δεξί κλικ στη φόρμα που θέλετε να μετατρέψετε και κάντε κλικ Προβολή σχεδίασης.
- Πηγαίνω Αρχείο> Αποθήκευση ως > Αποθήκευση αντικειμένου ως.
- Μεταβείτε στην ενότητα που ονομάζεται Αποθηκεύστε το τρέχον αντικείμενο βάσης δεδομένων και κάντε κλικ στο Αποθήκευση αντικειμένου ως.
- Καταχωρίστε το όνομα της αναφοράς κάτω από Αποθηκεύστε το "Υποπρότυπο λίστας καμπάνιας" σε: στο αναδυόμενο παράθυρο.
- Αλλαγή Οπως και από Μορφή προς το Κανω ΑΝΑΦΟΡΑ.
- Κάντε κλικ Εντάξει.
Τώρα μπορείτε να κάνετε προσαρμογές στην αναφορά χωρίς να ξεκινήσετε από το μηδέν ή να αποθηκεύσετε μια νέα έκδοση της φόρμας. Αν νομίζετε ότι η νέα εμφάνιση θα πρέπει να γίνει μόνιμη εμφάνιση, μπορείτε να ενημερώσετε τη φόρμα ώστε να ταιριάζει με τις αλλαγές που κάνατε στην αναφορά.
