Ορίστε μια αυτόματη απάντηση εκτός γραφείου στο Outlook

Ορίστε μια απόκριση διακοπών εκτός γραφείου στο Outlook και το πρόγραμμα θα απαντήσει σε κάθε νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε ενώ βρίσκεστε μακριά.

Λαμβάνοντας το email σας μαζί σας είναι εύκολο? Αυτό που είναι δύσκολο είναι να το αφήνεις πίσω

Όπου κι αν πάτε, η λήψη όλων των email σας μαζί σας σε ένα μικρό, εύχρηστο πακέτο είναι εύκολη. Το αφήνοντάς το πίσω σε έναν μεγάλο, ογκώδη υπολογιστή είναι το σκληρό και συχνά το λογικό πράγμα που πρέπει να κάνουμε.

Εάν επιθυμείτε τη λογική, το Outlook είναι εδώ για να βοηθήσει: ενώ παίρνετε διακοπές από τον καθημερινό κατακλυσμό email, το Outlook θα απαντήσει αυτόματα στα εισερχόμενα μηνύματα - παίρνοντας αυτό το βάρος από τους ώμους σας, ακόμα και μετά την επιστροφή σας.

Φυσικά, το Outlook δεν θα μπορούσε ποτέ να ανταποκριθεί με έναν συνεκτικό, συνετό και συνοπτικό τρόπο, όπως θα μπορούσατε προσωπικά, αλλά θα ανταποκριθεί με επιμέλεια, επιτρέποντας στους αποστολείς να γνωρίζουν ότι είστε εκτός γραφείου, ίσως όταν θα επιστρέψετε και αν πρέπει να ακολουθήσουν - (αν εξακολουθούν να ισχύουν) ή να τις κατευθύνετε σε άλλη επαφή για θέματα που απαιτούν πιο άμεση ανταπόκριση.

Ορίστε μια εξ αποστάσεως υπηρεσία Auto-Reply από το Outlook για λογαριασμό POP και IMAP

Για να ρυθμίσετε μια αυτόματη απάντηση στο Outlook για λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου IMAP ή POP (για Exchange, δείτε παρακάτω παρακάτω), ρυθμίστε πρώτα το μήνυμα που χρησιμοποιήθηκε για την απάντηση:

1. Δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα (κάντε κλικ στο Νέο Ηλεκτρονικό Μήνυμα ) στο Outlook.

2. Εισαγάγετε το επιθυμητό Θέμα και το μήνυμα για την αυτόματη απάντησή σας από το Outlook.

   • Εάν είναι εφικτό και σχετικό, συμπεριλάβετε όταν οι χρήστες αλληλογραφίας μπορούν να περιμένουν μια προσωπική απάντηση ή αν πρέπει να αναμένουν κάποια απάντηση. Αυτό μπορεί να είναι κάποια στιγμή μετά την επιστροφή σας.
   • Μπορείτε επίσης να προσθέσετε Cc: και Bcc: αποδέκτες να λαμβάνουν αντίγραφο κάθε αυτόματης απάντησης.
   • Εάν ρυθμίσετε την αυτόματη απάντηση του Outlook Out of Office που θα σταλεί σε απάντηση σε όλα τα εισερχόμενα μηνύματα (αντί μόνο για μηνύματα από επιλεγμένες επαφές), λάβετε υπόψη ότι η αποκάλυψη πάρα πολλών πληροφοριών ελεύθερα παρουσιάζει κίνδυνο.

3. Κάντε κλικ Αρχείο (ή ΑΡΧΕΙΟ ).

4. Επιλέγω Αποθήκευση ως στο φύλλο που εμφανίζεται.

5. Συγουρεύομαι Πρότυπο του Outlook είναι επιλεγμένο κάτω από Αποθήκευση ως τύπου: .

6. Προαιρετικά, πληκτρολογήστε ένα όνομα προτύπου κάτω από Ονομα αρχείου: (Το Outlook έχει επιλέξει το θέμα του προτύπου από προεπιλογή).

7. Κάντε κλικ Αποθηκεύσετε .

Συνεχίστε να δημιουργείτε τον κανόνα αυτόματης απάντησης εκτός γραφείου στο Outlook:

1. Κάντε κλικ Αρχείο (ή ΑΡΧΕΙΟ ) στην προβολή αλληλογραφίας του Outlook.

2. Βεβαιωθείτε ότι το Πληροφορίες η κατηγορία είναι ανοιχτή.

3. Κάντε κλικ Διαχειριστείτε τους κανόνες και τις ειδοποιήσεις κάτω από Πληροφορίες λογαριασμού .

4. Βεβαιωθείτε ότι βρίσκεστε στο Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην καρτέλα Κανόνες και ειδοποιήσεις παράθυρο.

5. Τώρα βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί ο λογαριασμός για τον οποίο θέλετε να δημιουργήσετε την απόκριση διακοπών Εφαρμογή αλλαγών σε αυτόν τον φάκελο :.

   Μπορείτε να εφαρμόσετε τον κανόνα σε όλους τους λογαριασμούς σας εύκολα. βλ. παρακάτω, βήμα 21.

6. Κάντε κλικ Νέος κανόνας …

7. Συγουρεύομαι Εφαρμόστε τον κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω είναι επιλεγμένο κάτω από Ξεκινήστε από έναν κενό κανόνα .

8. Κάντε κλικ Επόμενο> .

9. Συγουρεύομαι Όταν το όνομά μου είναι στο πλαίσιο "Προς" ελέγχεται στο πλαίσιο Βήμα 1: Επιλέξτε συνθήκες .

   Μπορείτε να αφήσετε όλα τα πλαίσια ανεξέλεγκτα και να κάνετε την απάντηση Outlook out of office auto-responder απάντηση σε όλα τα εισερχόμενα μηνύματα, ή μπορείτε να ελέγξετε Όπου το όνομά μου είναι στο πλαίσιο Προς ή Κελσίου για να συμπεριλάβετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τα οποία δεν είστε παρά ένας αποστολέας Κελσίου: αποδέκτης.

10. Κάντε κλικ Επόμενο> .

11. Συγουρεύομαι απαντήστε χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο πρότυπο ελέγχεται στο πλαίσιο Βήμα 1: Επιλέξτε ενέργεια (ες) .

12. Κάντε κλικ στο ένα συγκεκριμένο πρότυπο κάτω από Βήμα 2: Επεξεργαστείτε την περιγραφή του κανόνα (κάντε κλικ σε μια υπογραμμισμένη τιμή) .

13. Συγουρεύομαι Πρότυπα χρηστών στο σύστημα αρχείων είναι επιλεγμένο κάτω από Κοιτάξτε μέσα: .

14. Επισημάνετε το πρότυπο που δημιουργήθηκε πριν.

15. Κάντε κλικ Ανοιξε .

16. Τώρα κάντε κλικ Επόμενο> .

17. Συγουρεύομαι εκτός εάν πρόκειται για μια αυτόματη απάντηση ελέγχεται στο πλαίσιο Βήμα 1: Επιλέξτε εξαίρεση (αν είναι απαραίτητο) .

18. Κάντε κλικ Επόμενο> .

19. Πληκτρολογήστε το επιθυμητό όνομα για το φίλτρο αυτόματης απάντησης κάτω από Βήμα 1: Καθορίστε ένα όνομα για αυτόν τον κανόνα .

20. Συγουρεύομαι Ενεργοποιήστε αυτόν τον κανόνα ελέγχεται για να ενεργοποιηθεί ταυτόχρονα ο ανταποκριτής διακοπών. μπορείτε να καταργήσετε την επιλογή Ενεργοποιήστε αυτόν τον κανόνα , φυσικά, και να ενεργοποιήσετε την αυτόματη απάντηση μόνο όταν χρειάζεται.

    Για να ενεργοποιήσετε το φίλτρο ανά πάσα στιγμή, ανοίξτε το Κανόνες και ειδοποιήσεις παράθυρο όπως παραπάνω και βεβαιωθείτε ότι ο κανόνας απάντησης διακοπών ελέγχει την Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτί.

21. Προαιρετικά, ενεργοποιήστε Δημιουργήστε αυτόν τον κανόνα σε όλους τους λογαριασμούς .

    Λάβετε υπόψη, ωστόσο, ότι τα φίλτρα ενδέχεται να μην λειτουργούν με ορισμένους τύπους λογαριασμών (για τους οποίους το Outlook δεν θα τα δημιουργήσει ακόμη και με αυτό το πλαίσιο επιλεγμένο).

22. Κάντε κλικ Φινίρισμα .

23. Κάντε κλικ Εντάξει .

Απενεργοποιήστε έναν κανόνα απόκρισης διακοπών του Outlook

Για να απενεργοποιήσετε μια αυτόματη απάντηση εκτός γραφείου που έχετε ρυθμίσει (και ενεργοποιηθεί) στο Outlook:

1. Επιλέγω Αρχείο (ή ΑΡΧΕΙΟ ) στην προβολή αλληλογραφίας του Outlook.

2. μεταβείτε στο Πληροφορίες κατηγορία.

3. Κάντε κλικ Διαχειριστείτε τους κανόνες και τις ειδοποιήσεις (δίπλα στο Κανόνες και ειδοποιήσεις ).

4. Βεβαιωθείτε ότι το Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιλογή καρτέλας.

5. Επιλέξτε το λογαριασμό για τον οποίο θέλετε να απενεργοποιήσετε τον αυτόματο αποκριτή Εφαρμογή αλλαγών σε αυτόν τον φάκελο: ( Θα χρειαστεί να απενεργοποιήσετε την απόκριση διακοπών για κάθε λογαριασμό ξεχωριστά.)

6. Βεβαιωθείτε ότι ο κανόνας αυτόματης απάντησης που έχετε δημιουργήσει για να ενεργοποιήσετε την απάντηση δεν έχει επιλεγεί στη λίστα κανόνων.

7. Κάντε κλικ Εντάξει .

Μια εναλλακτική λύση: Πρόσθετα για άτομα με αναπηρία από διακοπές

Αντί να ρυθμίσετε χειροκίνητα έναν κανόνα στο Outlook, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο όπως το Email Responder (FreeBusy) ή το Auto Reply Manager.Αυτά τα εργαλεία συνήθως είναι επίσης έξυπνα για την αποστολή μόνο των απαραίτητων εκτός γραφείου απαντήσεων.

Να λάβετε υπόψη ότι το ίδιο το Outlook θα στείλει μόνο μια αυτόματη απάντηση σε κάθε διεύθυνση μία φορά ανά συνεδρία. μια δεύτερη αυτόματη απάντηση μπορεί να σταλεί μόνο αφού το Outlook κλείσει και ανοίξει ξανά. Επίσης, το Outlook δεν θα απαντήσει αυτόματα σε έναν αποστολέα με δύο διαφορετικά μηνύματα.

Δημιουργήστε ένα Auto-Απάντηση διακοπών εκτός γραφείου στο Outlook για έναν λογαριασμό Exchange

Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook με έναν λογαριασμό Exchange, μπορείτε να ρυθμίσετε μια αυτόματη απάντηση εκτός γραφείου απευθείας στο διακομιστή:

1. Κάντε κλικ ΑΡΧΕΙΟ στο κύριο παράθυρο του Outlook.

2. Ανοιξε το Πληροφορίες κατηγορία.

3. Κάντε κλικ Αυτόματες απαντήσεις .

4. Συγουρεύομαι Αποστολή αυτόματων απαντήσεων είναι επιλεγμένο.

5. Για να ξεκινήσει και να σταματήσει αυτόματα ο αυτόματος ανταποκριτής:

   • Συγουρεύομαι Αποστολή μόνο κατά τη διάρκεια αυτής της χρονικής περιόδου: ελέγχεται.
   • Επιλέξτε την επιθυμητή ημερομηνία και ώρα για την εκκίνηση του αυτόματου ανταποκριτή κάτω από Ωρα έναρξης: .
   • Επιλέξτε την επιθυμητή ημερομηνία και ώρα λήξης κάτω από Τέλος χρόνου: .

6. Εισαγάγετε το μήνυμα της αυτόματης απάντησης εκτός γραφείου Μέσα στην Οργάνωση Μου .

   Αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα σταλεί σε άτομα στην εταιρεία σας.

7. Για να στέλνετε αυτόματες απαντήσεις σε άτομα εκτός της επιχείρησής σας:

   • Ανοιξε το Έξω από την Οργάνωση Μου αυτί.
   • Συγουρεύομαι Αυτόματη απάντηση σε άτομα εκτός της επιχείρησής μου ελέγχεται εάν είστε εντάξει με τους κινδύνους ασφαλείας που εμπλέκονται.
   • Εισαγάγετε το μήνυμα που στέλνετε σε άτομα εκτός της εταιρείας σας.

8. Κάντε κλικ Εντάξει .

Για να διατηρείτε κεντρικά τις απαντήσεις εκτός γραφείου σε έναν διακομιστή Exchange (συμπεριλαμβανομένων των προτύπων που περιλαμβάνουν πεδία που συγχωνεύονται με την υπηρεσία καταλόγου Active Directory), μπορείτε να δοκιμάσετε το Symprex Out-of-Office Manager.

(Δοκιμασμένο με Outlook 2013 και Outlook 2016)