Ενώ η απώλεια δεδομένων επηρεάζει όλους όσους χρησιμοποιούν έναν υπολογιστή, είναι ιδιαίτερα προβληματικό για όσους χρησιμοποιούν λογισμικό επεξεργασίας κειμένου. Η απώλεια των σημαντικών εγγράφων που έχετε ξοδέψει τόσο πολύ χρόνο δημιουργεί απογοητευτικό - ειδικά αν είστε σαν οι περισσότεροι χρήστες, που δημιουργούν έγγραφα απευθείας στον υπολογιστή και δεν έχουν το πλεονέκτημα ενός χειρόγραφου αντιγράφου. Ερωτήσεις και παραμύθια από την αλήθεια για την ανάκτηση χαμένων αρχείων αφθονούν σε φόρουμ σε απευθείας σύνδεση και βομβαρδίζουν τμήματα τεχνικής υποστήριξης. Ο μόνος τρόπος για να ανακτήσετε τα χαμένα αρχεία είναι να τα αποκαταστήσετε από ένα αντίγραφο ασφαλείας. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ένα σύστημα για την πρόληψη της απώλειας δεδομένων είναι κατά πρώτο λόγο τόσο σημαντικό. Εδώ είναι πέντε τρόποι για να διατηρήσετε τα έγγραφα επεξεργασμένα με λέξεις σας ασφαλή.
Ποτέ μην αποθηκεύετε τα έγγραφά σας στην ίδια μονάδα δίσκου με το λειτουργικό σας σύστημα
Ενώ οι περισσότεροι επεξεργαστές κειμένου θα αποθηκεύσουν τα αρχεία σας στο Τα αρχεία μου φάκελο, αυτό είναι το χειρότερο μέρος για αυτούς. Είτε πρόκειται για αποτυχία ιών ή λογισμικού, τα περισσότερα προβλήματα με τον υπολογιστή επηρεάζουν το λειτουργικό σύστημα και συχνά η μόνη λύση είναι η αναδιαμόρφωση της μονάδας δίσκου και η επανεγκατάσταση του λειτουργικού συστήματος. Σε μια τέτοια περίπτωση, όλα στο δίσκο θα χαθούν.
Η εγκατάσταση ενός δεύτερου σκληρού δίσκου στον υπολογιστή σας είναι ένας σχετικά χαμηλός τρόπος αντιμετώπισης αυτού του προβλήματος. Ένας δεύτερος εσωτερικός σκληρός δίσκος δεν θα επηρεαστεί εάν το λειτουργικό σύστημα είναι κατεστραμμένο και μπορεί ακόμη και να εγκατασταθεί σε άλλον υπολογιστή αν χρειαστεί να αγοράσετε ένα νέο. Επιπλέον, θα εκπλαγείτε από το πόσο εύκολο είναι να δημιουργηθούν. Εάν είστε σκεπτικοί σχετικά με την εγκατάσταση μιας δεύτερης εσωτερικής μονάδας δίσκου, ένας εξωτερικός σκληρός δίσκος είναι μια εξαιρετική επιλογή. Μια εξωτερική μονάδα δίσκου μπορεί να συνδεθεί σε οποιονδήποτε υπολογιστή ανά πάσα στιγμή απλά συνδέοντάς την σε θύρα USB ή Firewire. Πολλές εξωτερικές μονάδες έχουν επίσης το πρόσθετο πλεονέκτημα των αντιγράφων με ένα πάτημα και / ή προγραμματισμένων αντιγράφων ασφαλείας. απλά καθορίζετε τους φακέλους και το χρονοδιάγραμμα και το λογισμικό φροντίζει τα υπόλοιπα.
Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας κανονικά, δεν έχει σημασία πού αποθηκεύονται
Απλά η αποθήκευση των αρχείων σας σε διαφορετική θέση από το λειτουργικό σας σύστημα δεν είναι αρκετή. πρέπει να δημιουργήσετε τακτικός αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας. Και ας το παραδεχτούμε: Ακόμα και το αντίγραφο ασφαλείας σας είναι υποκείμενο σε αποτυχία: Τα DVDs έχουν γρατσουνιστεί και οι σκληροί δίσκοι σπάσουν. Έχει νόημα να αυξήσετε τις πιθανότητες να μπορείτε να ανακτήσετε ένα αρχείο έχοντας ένα δεύτερο αντίγραφο ασφαλείας του. αν τα δεδομένα είναι πραγματικά σημαντικά, ίσως θελήσετε ακόμη και να σκεφτείτε για την αποθήκευση ενός εφεδρικού αντιγράφου σε μια θωρακισμένη θόλο.
Προσοχή στα συνημμένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ακόμα κι αν είστε βέβαιοι ότι δεν περιέχουν ιούς, τα συνημμένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να σας προκαλέσουν την απώλεια δεδομένων. Σκεφτείτε το: Αν λάβετε ένα έγγραφο με το ίδιο όνομα με το ένα στη μονάδα σας και το λογισμικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας έχει οριστεί για να αποθηκεύσετε συνημμένα στην ίδια θέση, διατρέχετε τον κίνδυνο να αντικαταστήσετε το αρχείο που υπάρχει ήδη εκεί. Αυτό συμβαίνει συχνά όταν συνεργάζεστε σε ένα έγγραφο και οι συνεργάτες σας στέλνουν ενημερώσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Έτσι, βεβαιωθείτε ότι έχετε ρυθμίσει το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για να αποθηκεύσετε τα συνημμένα σε μια μοναδική τοποθεσία ή, αν το απαγορεύσετε αυτό, σκεφτείτε δύο φορές πριν αποθηκεύσετε ένα συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο σκληρό σας δίσκο.
Προσοχή στο σφάλμα χρήστη
Δεν μας αρέσει να το παραδεχόμαστε, αλλά συχνά σχεδιάζουμε τα δικά μας προβλήματα. Επωφεληθείτε από τις διασφαλίσεις που περιλαμβάνονται στον επεξεργαστή κειμένου σας, όπως οι λειτουργίες εκδόσεων και οι παρακολουθούμενες αλλαγές. Ένας κοινός τρόπος με τον οποίο οι χρήστες χάνουν δεδομένα είναι όταν επεξεργάζονται ένα έγγραφο και διαγράφουν κατά λάθος τμήματα. Αφού αποθηκευτεί το έγγραφο, τα τμήματα που έχουν αλλάξει ή διαγραφούν χάνονται, εκτός εάν έχετε ενεργοποιήσει λειτουργίες που θα αποθηκεύουν αλλαγές για εσάς.
Εάν δεν θέλετε να χάσετε τις προηγμένες λειτουργίες, χρησιμοποιήστε το F12 πριν ξεκινήσετε να εργάζεστε για να αποθηκεύσετε το αρχείο με διαφορετικό όνομα. Δεν είναι τόσο οργανωμένη όσο μερικές από τις άλλες μεθόδους, αλλά είναι ένα χρήσιμο τέχνασμα παρ 'όλα αυτά.
Πηγαίνετε στο Cloud
Η αποθήκευση των αρχείων και των αντιγράφων ασφαλείας τους στο σύννεφο, ένα απομακρυσμένο διακομιστή, γίνεται ολοένα και πιο συνηθισμένη. Προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα, όπως γενναιόδωρη κατανομή χώρου, ευκολία χρήσης, πρόσβαση από όπου κι αν βρίσκεστε και οποιαδήποτε συσκευή χρησιμοποιείτε και αξιοπιστία. Οι υπηρεσίες αποθήκευσης Cloud δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας για τους δικούς τους διακομιστές, οπότε υπάρχει διπλό επίπεδο προστασίας για τα αρχεία που αποθηκεύονται με αυτόν τον τρόπο. Για τους λόγους αυτούς, η αποθήκευση νέφους είναι όλο και πιο η καλύτερη επιλογή για τους περισσότερους ανθρώπους.
Υπάρχουν πολλές γενικές δωρεάν επιλογές:
- Το Google Drive προσφέρει 15GB με κάθε λογαριασμό Google.
- Οι χρήστες Mac έχουν 5GB με το iCloud, το οποίο είναι ενσωματωμένο σε κάθε συσκευή της Apple.
- Η Microsoft παρέχει 5GB χώρο με το OneDrive, το οποίο συνοδεύεται από λογαριασμούς Office 365 και XBox.
Αν έχετε περισσότερα από αυτά για αποθήκευση, οι παραπάνω υπηρεσίες προσφέρουν επιλογές πληρωμής, όπως και πολλές άλλες εταιρείες αποθήκευσης cloud
Διατηρήστε σκληρά αντίγραφα των εγγράφων σας
Δεν είναι κομψό και δεν εμποδίζει να χρειάζεται να πληκτρολογήσετε και να μορφοποιήσετε το έγγραφό σας ξανά, αλλά διατηρώντας ένα τυπωμένο αντίγραφο ενός σημαντικού εγγράφου θα διασφαλίσει τουλάχιστον ότι έχετε το περιεχόμενο του αρχείου - και αυτό είναι καλύτερο από το να μην έχετε τίποτα καθόλου.
