Χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα συντόμευσης του Excel για να αποθηκεύσετε γρήγορα την εργασία σας

Έχετε κάνει πολλή δουλειά στο υπολογιστικό φύλλο του Excel, μην το αφήνετε να γλιστρήσει γιατί έχετε ξεχάσει να χτυπήσετε το κουμπί αποθήκευσης. Χρησιμοποιήστε αυτές τις συμβουλές για να διατηρήσετε την εργασία σας ασφαλή και αποθηκευμένη για την επόμενη φορά που χρειάζεστε αυτό το σημαντικό αρχείο. Ή, εάν πρέπει να μοιραστείτε την εργασία σας, μάθετε πώς να το κάνετε εύκολα με τη λειτουργία αποθήκευσης PDF.

Χρησιμοποιήστε το Excel Αποθήκευση πλήκτρων συντόμευσης

Εκτός από την αποθήκευση αρχείων βιβλίου εργασίας χρησιμοποιώντας την επιλογή Αποθήκευση που βρίσκεται κάτω από το Αρχείο μενού ή το εικονίδιο "Αποθήκευση" στο Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, Το Excel έχει την επιλογή να αποθηκεύει χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα συντόμευσης στο πληκτρολόγιο. Ο συνδυασμός πλήκτρων για αυτήν τη συντόμευση είναι:

Ctrl + μικρό

Αν το αρχείο έχει αποθηκευτεί πριν, ο δείκτης του ποντικιού θα αλλάξει σε ένα εικονίδιο κλεψύδρας ενώ θα γίνει η αποθήκευση. Διαφορετικά, αν το βιβλίο εργασίας αποθηκεύεται για πρώτη φορά, το Αποθήκευση ως θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου.

Πρώτη αποθήκευση

Όταν αποθηκεύεται ένα αρχείο για πρώτη φορά, πρέπει να καθορίζονται δύο στοιχεία πληροφοριών στο Αποθήκευση ως , συμπεριλαμβανομένου του ονόματος του αρχείου και της θέσης όπου θα αποθηκευτεί.

Τα ονόματα αρχείων μπορούν να περιέχουν έως 255 χαρακτήρες συμπεριλαμβανομένων των διαστημάτων.

Εξοικονομήστε συχνά

Από τη χρήση του Ctrl + μικρό η συντόμευση είναι ένας τόσο εύκολος τρόπος αποθήκευσης δεδομένων, είναι καλή ιδέα να αποθηκεύετε συχνά - τουλάχιστον κάθε πέντε λεπτά - για να αποφύγετε την απώλεια δεδομένων σε περίπτωση συντριβής υπολογιστή.

Καρφίτσωμα Αποθήκευση τοποθεσιών

Από το Excel 2013, ήταν δυνατή η επισήμανση των αποθηκευμένων τοποθεσιών που χρησιμοποιούνται συχνά κάτω απόΑποθήκευση ως . Με αυτόν τον τρόπο, η τοποθεσία είναι εύκολα προσβάσιμη στο επάνω μέρος της λίστας Πρόσφατοι φάκελοι. Δεν υπάρχει περιορισμός στον αριθμό των τοποθεσιών που μπορούν να καρφωθούν. Για να αντιστοιχίσετε μια θέση αποθήκευσης:

1. Κάντε κλικ στοΑρχείο> Αποθήκευση ως.
2. ΣτοΑποθήκευση ως , τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιθυμητή θέση κάτω απόΠρόσφατοι φάκελοι - στην άκρα δεξιά της οθόνης, εμφανίζεται μια μικρή οριζόντια εικόνα ενός πείρου ώθησης για τη θέση αυτή.
3. Κάνε κλικ στοκαρφίτσαγια τη συγκεκριμένη τοποθεσία. Η εικόνα αλλάζει σε εκείνη της κάθετης εικόνας ενός πτύπου που δείχνει ότι η θέση είναι τώρα καρφωμένη στην κορυφή του Πρόσφατοι φάκελοι λίστα.
4. Για να απενεργοποιήσετε μια τοποθεσία, κάντε κλικ στοκατακόρυφη εικόνα καρφίτσας ώθησηςπάλι για να το αλλάξετε πίσω σε μια οριζόντια καρφίτσα.

Αποθηκεύστε τα φύλλα εργασίας του Excel ως αρχεία PDF

Ένα από τα χαρακτηριστικά που παρουσιάστηκαν για πρώτη φορά στο Excel 2010 ήταν η δυνατότητα μετατροπής ή αποθήκευσης αρχείων υπολογιστικών φύλλων του Excel Μορφή PDF. Ένα αρχείο PDF (Portable Document Format) επιτρέπει σε άλλους να προβάλλουν έγγραφα χωρίς να χρειάζεται να εγκατασταθεί στον υπολογιστή τους το αρχικό πρόγραμμα, όπως το Excel.

Αντ 'αυτού, οι χρήστες μπορούν να ανοίξουν το αρχείο με ένα δωρεάν πρόγραμμα ανάγνωσης PDF, όπως το Adobe Acrobat Reader. Ένα αρχείο PDF σας επιτρέπει επίσης να αφήνετε τους άλλους να βλέπουν δεδομένα υπολογιστικού φύλλου χωρίς να τους δίνουν τη δυνατότητα να το αλλάξουν.

Αποθήκευση του ενεργού φύλλου εργασίας σε μορφή PDF

Όταν αποθηκεύετε ένα αρχείο σε μορφή PDF, από προεπιλογή μόνο το τρέχον ή ενεργό το φύλλο εργασίας - δηλαδή το φύλλο εργασίας στην οθόνη - αποθηκεύεται. Τα βήματα για την αποθήκευση ενός φύλλου εργασίας του Excel σε μορφή PDF χρησιμοποιώντας το ExcelΑποθήκευση ως επιλογή τύπου αρχείου είναι:

1. Κάνε κλικ στοΑρχείοκαρτέλα τουταινία για να δείτε τις διαθέσιμες επιλογές μενού.
2. Κάνε κλικ στο Αποθήκευση ως επιλογή για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως.
3. Επιλέξτε μια τοποθεσία για την αποθήκευση του αρχείου κάτω από τοΑποθήκευση σε γραμμή.
4. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο κάτω από τοΟνομα αρχείουγραμμή στο κάτω μέρος.
5. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος στο τέλος τουΑποθηκεύστε ως τύπο γραμμή.
6. Μετακινηθείτε στη λίστα για να βρείτε και κάντε κλικ στο PDF (* .pdf)επιλογή για να εμφανιστεί στοΑποθηκεύστε ως τύπο γραμμή του πλαισίου διαλόγου.
7. Κάντε κλικΑποθηκεύσετεγια να αποθηκεύσετε το αρχείο σε μορφή PDF και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.

Αποθηκεύστε ένα ολόκληρο βιβλίο εργασίας σε μορφή PDF

Όπως αναφέρθηκε, η προεπιλογήΑποθήκευση ως επιλογή αποθηκεύει μόνο το τρέχον φύλλο εργασίας σε μορφή PDF. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να αποθηκεύσετε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας σας ως αρχείο PDF:

1. Ανοιξε το Αποθήκευση ως κουτί διαλόγου.
2. Ανοιξε Περισσότερες επιλογές.
3. Κάνε κλικ στοPDF (* .pdf) επιλογή για να εμφανιστεί το κουμπί Επιλογές στη γραμμή "Αποθήκευση ως τύπος" του παραθύρου διαλόγου.
4. Κάντε κλικ στο κουμπί για να ανοίξετε τοΕπιλογέςκουτί διαλόγου.
5. Επιλέγω Πλήρες βιβλίο εργασίαςστην ενότητα "Δημοσίευση".
6. Κάντε κλικΕντάξειγια να επιστρέψετε στοΑποθήκευση ως κουτί διαλόγου.
7. Κάντε κλικΑποθηκεύσετεγια να αποθηκεύσετε τα βιβλία εργασίας σας σε μορφή PDF και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.

Το κουμπί "Επιλογές" εμφανίζεται μόνο αφού αλλάξει ο τύπος αρχείου σε PDF (* .pdf) στο πλαίσιο διαλόγου "Αποθήκευση ως". Σας δίνει διάφορες επιλογές σχετικά με τις πληροφορίες και τα δεδομένα που αποθηκεύονται σε μορφή PDF.

Αυτόματη αποθήκευση σε OneDrive

Αν χρησιμοποιείτε Microsoft Office 365, Το Excel θα αποθηκεύσει αυτόματα τη δουλειά σας κάθε φορά που επιλέγετε την αποθήκευση cloud της OneDrive της εταιρείας ως την τοποθεσία αποθήκευσης. Η νέα λειτουργία αποθηκεύει το έγγραφό σας κάθε λίγα δευτερόλεπτα, εξαλείφοντας την ανάγκη να πατάτε συνεχώς το πλήκτρο Αποθήκευσης ή τα αντίστοιχα πλήκτρα συντόμευσης - αυτή είναι μια ακόμη πτυχή που σας απασχολεί όταν εργάζεστε.

Για να λειτουργήσει η λειτουργία αυτόματης αποθήκευσης, πρέπει να αποθηκεύσετε τα έγγραφά σας σε μια τοποθεσία στο φάκελο OneDrive. Η λειτουργία αυτόματης αποθήκευσης δεν λειτουργεί με οποιαδήποτε άλλη θέση στον υπολογιστή σας ή στο Mac.

Εάν διαθέτετε το Office 365 και αποθηκεύετε τα αρχεία σας σε OneDrive, βεβαιωθείτε ότι το Αυτόματη αποθήκευση είναι ενεργοποιημένη, ελέγχοντας τον διακόπτη εναλλαγής στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης του Excel. Όταν είναι ενεργοποιημένη, θα ειδοποιηθεί ο διακόπτης Επί. Για να απενεργοποιήσετε τη λειτουργία και να αποθηκεύσετε την εργασία σας με μη αυτόματο τρόπο, απλώς κάντε κλικ στον διακόπτη για να την αλλάξετε Μακριά από.