Πώς προσαρμοσμένες μακροεντολές Excel μπορούν να εξομαλύνουν τη ροή εργασίας σας

Ενα Μακροεντολή Excel είναι ένα σύνολο οδηγιών προγραμματισμού που αποθηκεύονται ως διαδικασία. Οι μακροεντολές εξαλείφουν την επανάληψη βημάτων για συνήθεις εργασίες και μπορούν να ενεργοποιηθούν από μια συντόμευση πληκτρολογίου, το εικονίδιο της γραμμής εργαλείων ή ένα κουμπί που προστέθηκε στο ίδιο το φύλλο εργασίας.

Σημείωση Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για εκδόσεις Excel 2019, 2016, 2013, 2010 και Excel για Mac.

Πότε να χρησιμοποιήσετε μια μακροεντολή

Οι μακροεντολές μπορούν να διευκολύνουν την επεξεργασία των υπολογιστικών φύλλων σας αυτοματοποιώντας επαναλαμβανόμενες εργασίες. Αυτές οι εργασίες περιλαμβάνουν τα πάντα, από σύνθετους υπολογισμούς που απαιτούν τη χρήση τύπων σε απλές εργασίες μορφοποίησης. Ένα παράδειγμα μιας επαναλαμβανόμενης εργασίας είναι η προσθήκη μορφοποίησης αριθμών σε νέα δεδομένα. Ένα άλλο παράδειγμα είναι η εφαρμογή μορφών κελιού και φύλλου εργασίας, όπως σύνορα και σκίαση.

Άλλες επαναλαμβανόμενες εργασίες για τις οποίες οι μακροεντολές είναι χρήσιμες περιλαμβάνουν:

Προσθήκη ή αφαίρεση γραμμών και στηλών
Προστασία ή αποπροστασία φύλλων εργασίας
Επιλογή μιας σειράς κελιών
Προσθήκη της τρέχουσας ημερομηνίας σε ένα φύλλο εργασίας

Macros vs. Templates

Η χρήση μακροεντολών μπορεί να είναι μια μεγάλη εξοικονόμηση χρόνου για επαναλαμβανόμενες εργασίες. Εάν προσθέτετε συνήθως ορισμένα χαρακτηριστικά μορφοποίησης ή περιεχόμενο (όπως επικεφαλίδες ή ένα λογότυπο της εταιρείας) σε νέα φύλλα εργασίας, δημιουργήστε και αποθηκεύστε ένα αρχείο προτύπου που περιέχει αυτά τα αντικείμενα αντί να τα δημιουργήσετε κάθε φορά που ξεκινάτε ένα νέο φύλλο εργασίας.

Macro Recorder του Excel

Το Excel περιλαμβάνει μια ενσωματωμένη συσκευή εγγραφής μακροεντολών που καταγράφει μια σειρά βημάτων χρησιμοποιώντας το πληκτρολόγιο και το ποντίκι. Το Excel μετατρέπει έπειτα αυτή τη σειρά βημάτων σε κώδικα VBA. Η εγγραφή μακροεντολών και ο διαχειριστής μακροεντολών μπορούν να βρεθούν στην καρτέλα Προβολή. Η προσθήκη κουμπιών στο φύλλο εργασίας σας απαιτεί την προσθήκη της καρτέλας Προγραμματιστής.

Προσθέστε την καρτέλα Προγραμματιστής στο Excel

Τα βήματα για την αποκάλυψη της καρτέλας προγραμματιστή στο Excel είναι απλά και μπορούν να ακολουθηθούν αν έχετε ένα Mac ή έναν υπολογιστή με Windows.

Windows: Επιλέξτε Αρχείο.

Μακ: Επίλεξε το Προέχω μενού.
Windows: Επιλέξτε Επιλογές.

Μακ: Επιλέξτε Προτιμήσεις.
Windows: Επιλέξτε Προσαρμόστε τη Κορδέλα.

Μακ: Επιλέξτε Κορδέλα & Γραμμή εργαλείων.
Στη δεξιά πλευρά του παραθύρου, στην επιλογή Προσαρμογή της κορδέλας Ενότητα, εντοπίστε το Προγραμματιστής και προσθέστε ένα σημάδι ελέγχου στο παρακείμενο κουτί.
Επιλέγω Αποθηκεύσετε για να κλείσετε το παράθυρο και να εμφανίσετε την καρτέλα Προγραμματιστής στο Excel.

Δημιουργήστε μια βασική μακροεντολή στο Excel

Ας δημιουργήσουμε μια βασική μακροεντολή του Excel που γεμίζει ένα κελί με το κόκκινο χρώμα, κεντράρει το κείμενο και προσθέτει έντονη μορφοποίηση στο κείμενο. Παρόλο που η επιλογή "Εγγραφή μακροεντολών" είναι διαθέσιμη στην καρτέλα "Προγραμματιστής", θα χρησιμοποιήσουμε την καρτέλα Προβολή για να διευκολύνουμε τη διαδικασία.

Επιλέγω Θέα.
Επιλέγω Μακροεντολές > Ρεκόρ Macro.
Στην περιοχή Όνομα μακροεντολής, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη μακροεντολή. Μη διστάσετε να ακολουθήσετε το παράδειγμά μας για αυτό το παράδειγμα και να το καλέσετε Τονίζω.
Στην περιοχή αποθήκευσης μακροεντολής, επιλέξτε Αυτό το βιβλίο εργασίας για να διατηρήσετε τη μακροεντολή συνδεδεμένη στο τρέχον αρχείο.
Για να δημιουργήσετε ένα πλήκτρο συντόμευσης, εισαγάγετε ένα γράμμα ή έναν αριθμό που, όταν πατηθεί σε συνδυασμό με τα άλλα σημειωμένα πλήκτρα, θα εκτελέσει τη μακροεντολή. Για αυτό το παράδειγμα, χρησιμοποιούμε το γράμμα μι.
Τύπος Α περιγραφή της μακροεντολής. Θα το αφήσουμε κενό για αυτό το παράδειγμα.

Η περιγραφή σάς υπενθυμίζει τι κάνει η μακροεντολή όταν τρέχει. Αν σκοπεύετε να δημιουργήσετε πολλές μακροεντολές, συμπληρώστε την περιγραφή, ώστε να μπορείτε να επιλέξετε γρήγορα το σωστό για την εργασία.
Επιλέγω Εντάξει.
Η μακροεντολή ξεκινά την εγγραφή. Τυχόν αλλαγές στο υπολογιστικό σας φύλλο καταγράφονται.
Επιλέξτε ένα κελί. Αυτό είναι το κελί που θα αλλάξει στο υπολογιστικό φύλλο και όπου θα εγγραφεί η μακροεντολή.
Από την καρτέλα Αρχική σελίδα, επιλέξτε Τολμηρός για να τονίσετε το κελί κειμένου, επιλέξτε Κέντρο για να ευθυγραμμίσετε τα περιεχόμενα των κελιών και επιλέξτε Χρώμα γεμίσματος για να αλλάξετε το φόντο του κελιού σε κόκκινο χρώμα.
Επιλέγω Θέα και επιλέξτε Να σταματήσει Εγγραφή. Η μακροεντολή σας δημιουργείται και αποθηκεύεται στο βιβλίο εργασίας.

Εκτελέστε μια δημιουργημένη μακροεντολή στο Excel

Όταν μια μακροεντολή έχει αντιστοιχιστεί ένα συνδυασμό πλήκτρων συντόμευσης, εφαρμόστε τη μακροεντολή επιλέγοντας ένα κελί και πιέζοντας το συνδυασμό πληκτρολογίου. Εάν δεν επιλέξατε συνδυασμό συντομεύσεων, επιλέξτε Θέα και επιλέξτε Προβολή μακροεντολών. Οποιαδήποτε μακροεντολή μπορεί να εκτελεστεί επιλέγοντάς την και επιλέγοντας Τρέξιμο.

Δημιουργήστε ένα κουμπί μακροεντολών στο Excel

Οι μακροεντολές μπορούν να εκτελεστούν με μια συντόμευση πληκτρολογίου. Ή μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο κουμπί για το υπολογιστικό φύλλο σας, το οποίο, όταν πατηθεί, εκτελεί τη συγκεκριμένη μακροεντολή.

Ακολουθήστε αυτό το παράδειγμα για να δημιουργήσετε ένα βασικό κουμπί μακροεντολών στο Excel για το προηγουμένως δημιουργημένο Τονίζω macro.

Πρέπει να ενεργοποιηθεί η καρτέλα Προγραμματιστής. Χρησιμοποιήστε τα βήματα που αναφέρονται παραπάνω σε αυτό το άρθρο για να προσθέσετε την καρτέλα Προγραμματιστής στο Excel.

Επιλέγω Προγραμματιστής.
Στην ομάδα "Έλεγχοι", επιλέξτε Εισάγετε > Κουμπί.
Επιλέξτε το κελί στο φύλλο εργασίας όπου θέλετε να τοποθετήσετε το κουμπί. Το κουμπί μπορεί να μετακινηθεί και να τροποποιηθεί αφού προστεθεί στο φύλλο εργασίας.
Επιλέξτε τη μακροεντολή από τη λίστα που θέλετε να εκτελεστεί όταν πιέσετε το κουμπί. Για παράδειγμα, επιλέξτε το Τονίζω macro.
Επιλέγω Εντάξει.
Εμφανίζεται ένα κουμπί στο φύλλο εργασίας που μπορείτε να μετακινήσετε ή να αλλάξετε το μέγεθος. Για να αλλάξετε το κείμενο που εμφανίζεται στο κουμπί, κάντε διπλό κλικ και στη συνέχεια πληκτρολογήστε το επιθυμητό κείμενο.
Επιλέξτε ένα κελί και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί για να εκτελέσετε τη μακροεντολή.