Εκτός από την ταξινόμηση με τιμές όπως κείμενο ή αριθμούς, το Microsoft Excel προσφέρει προσαρμοσμένες επιλογές που σας επιτρέπουν να ταξινομήσετε τα κελιά σας κατά σειρά χρώματος.
Σημείωση Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2019 για Mac και Excel 2016 για Mac.
Πριν από την Ταξινόμηση
Προτού ταξινομηθούν τα δεδομένα, το Excel πρέπει να γνωρίζει το ακριβές εύρος που πρέπει να ταξινομήσει. Το Excel μπορεί να επιλέξει περιοχές σχετικών δεδομένων, εφόσον:
- Δεν υπάρχουν κενές σειρές ή στήλες σε μια περιοχή σχετικών δεδομένων.
- Οι κενές σειρές και οι στήλες είναι μεταξύ περιοχές σχετικών δεδομένων.
Το Excel καθορίζει εάν η περιοχή δεδομένων έχει ονόματα πεδίων και αποκλείει αυτές τις σειρές από τις εγγραφές που θα ταξινομηθούν.
Το να επιτρέπεται στο Excel να επιλέγει το εύρος που θα ταξινομηθεί είναι καλό για μικρές ποσότητες δεδομένων που μπορούν να ελεγχθούν οπτικά για να διασφαλιστεί ότι:
- Ότι επιλέγεται το σωστό εύρος.
- Ότι δεν υπάρχουν κενά στην περιοχή.
- Αυτό, μετά το είδος, τα αρχεία δεδομένων είναι άθικτα και σωστά.
Για μεγάλες περιοχές δεδομένων, ο ευκολότερος τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το σωστό εύρος είναι να το επισημάνετε πριν από την έναρξη της ταξινόμησης.
Εάν το ίδιο εύρος πρόκειται να ταξινομηθεί επανειλημμένα, η καλύτερη προσέγγιση είναι να το δώσετε α Ονομα .
Εάν οριστεί όνομα για το εύρος που πρόκειται να ταξινομηθεί, πληκτρολογήστε το όνομα στο πλαίσιο Όνομα ή επιλέξτε το από τη σχετική αναπτυσσόμενη λίστα και το Excel υπογραμμίζει αυτόματα το σωστό εύρος δεδομένων στο φύλλο εργασίας.
Ταξινόμηση κατά χρώμα φόντου κυττάρου στο Excel
Οποιαδήποτε διαλογή απαιτεί τη χρήση μιας σειράς ταξινόμησης. Κατά την ταξινόμηση κατά τιμές, υπάρχουν δύο πιθανές ταξινομήσεις: αύξουσα και φθίνουσα. Κατά την ταξινόμηση κατά χρώματα, όμως, δεν υπάρχει τέτοια εντολή, οπότε θα ορίσετε τη σειρά ταξινόμησης χρωμάτων στοΕίδος κουτί διαλόγου.
Στο παράδειγμα, για την περιοχή των κυψελών Α2 έως D11, η μορφοποίηση υπό όρους χρησιμοποιήθηκε για να αλλάξει το χρώμα φόντου κυττάρου των εγγραφών με βάση την ηλικία των μαθητών.
Αντί να αλλάξει το χρώμα των κυττάρων όλων των αρχείων φοιτητών, μόνο αυτά των 20 ετών ή νεότερων επηρεάστηκαν από τη μορφοποίηση υπό όρους, με τα υπόλοιπα να παραμένουν ανεπηρέαστα.
Αυτά τα αρχεία ταξινομούνται στη συνέχεια ανά χρώμα κελιού για να ομαδοποιούν τα αρχεία ενδιαφέροντος στην κορυφή του εύρους για εύκολη σύγκριση και ανάλυση.
Τα παρακάτω βήματα δείχνουν πώς να ταξινομήσετε τα δεδομένα με βάση το χρώμα του κελιού:
- Επισημάνετε την περιοχή των κυττάρων που πρόκειται να ταξινομηθούν (στο παράδειγμα, τα κελιά A2 έως D11).
- ΕπιλέγωΣπίτι.
- ΕπιλέγωΤαξινόμηση & Φιλτράρισμα για να ανοίξετε μια αναπτυσσόμενη λίστα.
- ΕπιλέγωΤαξινόμηση προσαρμοσμένων στην αναπτυσσόμενη λίστα για να ανοίξετε τοΕίδος κουτί διαλόγου.
- Σύμφωνα με τοΤαξινόμηση Ενεργοποίηση επικεφαλίδα στο παράθυρο διαλόγου, επιλέξτεΧρώμα κυψελών από την αναπτυσσόμενη λίστα.
- Όταν το Excel βρίσκει διαφορετικά χρώματα φόντου κυττάρων στα επιλεγμένα δεδομένα, προσθέτει αυτά τα χρώματα στις επιλογές που παρατίθενται στο πλαίσιοΣειρά επικεφαλίδα στο παράθυρο διαλόγου.
- Σύμφωνα με τοΣειρά , επιλέξτε το κόκκινο χρώμα από την αναπτυσσόμενη λίστα.
- Εάν είναι απαραίτητο, επιλέξτεΣτην κορυφή κάτω από τη σειρά ταξινόμησης, έτσι ώστε τα κόκκινα δεδομένα να βρίσκονται στην κορυφή της λίστας.
- ΕπιλέγωΕντάξει για να ταξινομήσετε τα δεδομένα και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.
- Οι τέσσερις εγγραφές με το χρώμα των ερυθρών στοιχείων ομαδοποιούνται στην κορυφή του εύρους δεδομένων.
Ταξινόμηση δεδομένων κατά χρώμα γραμματοσειράς στο Excel
Πολύ παρόμοια με την ταξινόμηση κατά χρώμα κελιών, η ταξινόμηση κατά χρώμα γραμματοσειράς οργανώνει γρήγορα δεδομένα με διαφορετικό έγχρωμο κείμενο.
Μπορείτε να αλλάξετε το χρώμα της γραμματοσειράς χρησιμοποιώντας μορφοποίηση υπό όρους ή ως αποτέλεσμα της μορφοποίησης αριθμών, όπως όταν εμφανίζονται αρνητικοί αριθμοί με κόκκινο χρώμα για να είναι πιο εύκολο να εντοπιστούν.
Στην εικόνα, για την περιοχή των κυψελών Α2 έως D11, χρησιμοποιήθηκε υπό όρους μορφοποίηση για να αλλάξει το χρώμα γραμματοσειράς των αρχείων φοιτητών βάσει των προγραμμάτων σπουδών τους:
- Κόκκινη γραμματοσειρά: οι μαθητές που εγγράφονται στο πρόγραμμα νοσηλευτικής
- Μπλε γραμματοσειρά: οι μαθητές που εγγράφονται στο πρόγραμμα επιστήμης
Αυτά τα αρχεία ταξινομήθηκαν έπειτα με χρώμα γραμματοσειράς για να ομαδοποιήσουν τα αρχεία ενδιαφέροντος στην κορυφή του εύρους για εύκολη σύγκριση και ανάλυση.
Η σειρά ταξινόμησης για το χρώμα της γραμματοσειράς ήταν κόκκινη ακολουθούμενη από μπλε χρώμα. Οι εγγραφές με το προεπιλεγμένο χρώμα μαύρης γραμματοσειράς δεν ταξινομήθηκαν.
Δείτε πώς μπορείτε να ταξινομήσετε τα δεδομένα σύμφωνα με το χρώμα γραμματοσειράς:
- Επισημάνετε την περιοχή των κυττάρων που πρόκειται να ταξινομηθούν (στο παράδειγμα, τα κελιά A2 έως D11).
- Επιλέγω Σπίτι.
- Επιλέγω Ταξινόμηση & Φιλτράρισμα για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα.
- Επιλέγω Ταξινόμηση προσαρμοσμένων στην αναπτυσσόμενη λίστα για να ανοίξετε το Είδος κουτί διαλόγου.
- Σύμφωνα με το Ταξινόμηση Ενεργοποίηση επικεφαλίδα στο παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε Χρώμα γραμματοσειράς από την αναπτυσσόμενη λίστα.
- Όταν το Excel εντοπίσει διαφορετικά χρώματα γραμματοσειράς στα επιλεγμένα δεδομένα, προσθέτει αυτά τα χρώματα στις επιλογές που παρατίθενται στο πλαίσιο Σειρά επικεφαλίδα στο παράθυρο διαλόγου.
- Σύμφωνα με το Σειρά τίτλο, επιλέξτε το χρώμα το κόκκινο από την αναπτυσσόμενη λίστα.
- Εάν είναι απαραίτητο, επέλεξε Στην κορυφή κάτω από τη σειρά ταξινόμησης, έτσι ώστε τα κόκκινα δεδομένα να βρίσκονται στην κορυφή της λίστας.
- Στο επάνω μέρος του παραθύρου διαλόγου, επιλέξτε Προσθήκη επιπέδου για να προσθέσετε το δεύτερο επίπεδο ταξινόμησης.
- Για το δεύτερο επίπεδο, στο πλαίσιο του Σειρά τίτλο, επιλέξτε το χρώμα μπλε από την αναπτυσσόμενη λίστα.
- Επιλέξτε Στην κορυφή κάτω από τη σειρά ταξινόμησης, έτσι ώστε τα δεδομένα μπλε χρώματος να βρίσκονται πάνω από αυτά τα αρχεία με την προεπιλεγμένη μαύρη γραμματοσειρά.
- Επιλέγω Εντάξει για να ταξινομήσετε τα δεδομένα και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.
- Οι δύο εγγραφές με το κόκκινο χρώμα γραμματοσειράς ομαδοποιούνται στην κορυφή της περιοχής δεδομένων, ακολουθούμενη από τις δύο μπλε εγγραφές.
Ταξινόμηση δεδομένων με εικονίδια μορφοποίησης υπό όρους στο Excel
Μια άλλη επιλογή για την ταξινόμηση κατά χρώμα είναι η χρήση συνόλων εικονιδίων μορφοποίησης υπό όρους για τη σειρά ταξινόμησης. Αυτά τα σύνολα εικονιδίων προσφέρουν μια εναλλακτική λύση στις κανονικές επιλογές μορφοποίησης υπό όρους που επικεντρώνονται στις αλλαγές μορφοποίησης γραμματοσειρών και κυψελών.
Όπως και με την ταξινόμηση κατά χρώμα κελιών, κατά την ταξινόμηση κατά το χρώμα των εικονιδίων, η σειρά ταξινόμησης έχει οριστεί στο Είδος κουτί διαλόγου.
Στο παραπάνω παράδειγμα, το εύρος των κυψελών που περιέχουν δεδομένα θερμοκρασίας για το Παρίσι, τη Γαλλία, διαμορφώνεται υπό όρους με το σβηστό φως εικονίδιο που βασίζεται στις ημερήσιες μέγιστες θερμοκρασίες για τον Ιούλιο του 2014. Αυτά τα εικονίδια χρησιμοποιούνται για την ταξινόμηση των δεδομένων, με αρχεία που εμφανίζουν τα πράσινα εικονίδια που ομαδοποιούνται πρώτα, ακολουθούμενα από τα πορτοκαλί εικονίδια και έπειτα κόκκινα.
Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να ταξινομήσετε τα δεδομένα με βάση το εικονίδιο:
- Επισημάνετε την περιοχή των κυττάρων που πρόκειται να ταξινομηθούν (στο παράδειγμα, τα κελιά A3 έως B31).
- Επιλέγω Σπίτι.
- Επιλέγω Ταξινόμηση & Φιλτράρισμα για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα.
- Επιλέγω Ταξινόμηση προσαρμοσμένων στην αναπτυσσόμενη λίστα για να ανοίξετε το Είδος κουτί διαλόγου.
- Σύμφωνα με το Ταξινόμηση Ενεργοποίηση επικεφαλίδα στο παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε Εικονίδιο κελιού από την αναπτυσσόμενη λίστα.
- Όταν το Excel εντοπίσει εικονίδια κελιών στα επιλεγμένα δεδομένα, προσθέτει αυτά τα εικονίδια στις επιλογές που παρατίθενται στο πλαίσιο Σειρά επικεφαλίδα στο παράθυρο διαλόγου.
- Σύμφωνα με το Σειρά , επιλέξτε το πράσινο εικονίδιο από την αναπτυσσόμενη λίστα.
- Εάν είναι απαραίτητο, επέλεξε Στην κορυφή με τη σειρά ταξινόμησης, ώστε τα δεδομένα με πράσινα εικονίδια να βρίσκονται στην κορυφή της λίστας.
- Στο επάνω μέρος του παραθύρου διαλόγου, κάντε κλικ στο επιλέξτε Προσθήκη επιπέδου για να προσθέσετε το δεύτερο επίπεδο ταξινόμησης.
- Για το δεύτερο επίπεδο, στο πλαίσιο του Σειρά , επιλέξτε το πορτοκαλί ή το κίτρινο εικονίδιο από την αναπτυσσόμενη λίστα.
- Επιλέξτε Στην κορυφή σύμφωνα με τη σειρά ταξινόμησης, εάν είναι απαραίτητο. Αυτό τοποθετεί τη δεύτερη ομάδα αρχείων κάτω από αυτές με πράσινα εικονίδια, αλλά πάνω από όλα τα άλλα αρχεία που ταξινομούνται.
- Δεδομένου ότι υπάρχουν μόνο τρεις επιλογές εικονιδίων σε αυτό το σετ, δεν χρειάζεται να προσθέσετε ένα τρίτο επίπεδο για να ταξινομήσετε τις εγγραφές με κόκκινα εικονίδια. Είναι τα μόνα αρχεία που απομένουν και θα βρίσκονται στο κάτω μέρος της σειράς.
- Επιλέγω Εντάξει για να ταξινομήσετε τα δεδομένα και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.
- Οι εγγραφές με το πράσινο εικονίδιο ομαδοποιούνται στην κορυφή της περιοχής δεδομένων, ακολουθούμενες από τις εγγραφές με το κεχριμπαρένιο εικονίδιο και έπειτα εκείνες με κόκκινο εικονίδιο.
